首先我们来谈一下什么是OA系统，从百度上查询的概念如下：OA英文名为Office Automation,简称OA，它是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。基于工作流概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、处理，为企业管理和决策提供科学依据。企业实现办公自动化程度也是衡量其实现现代化管理的标准。办公自动化不仅兼顾个人办公效率提高，更重要的是可实现群体协同工作。

很多企业进行数字化转型，首先引入的数字化系统便是OA，OA看似功能简单，却是企业协同力的试金石，要想真正玩转OA系统，就需要企业很强的管理协同能力，同时OA应用的成败，直接影响着企业数字化转型的信心与进度。目前市面上的OA产品众多，但其主要功能大同小异，无外乎是：门户管理（集团管控版产品才有此功能，所以企业在选型前一定要明白当前企业的管理现状）、组织管理、流程管理、知识管理，实现的是企业内部公司与公司、部门与部门、个人与个人之间的协同管理，提高办公效率。今天老杨就来谈一谈OA系统最核心的功能：流程管理。

OA作为企业数字化转型的首先软件，解决的就是企业内部的协同问题，实现流程审批电子化，但很多企业即使上了OA系统，但应用效果一般，甚至还不如纸质审批，具体表现如下：

流程审批效率低下，一个流程审批十几天；

流程频繁报错，无法进行下一步审批操作；

流程内容发起错误，应该用A流程，却发起B流程审批；

这个时候质疑声此起彼伏，是选型错误吗？是软件的问题吗？为什么用了数字化软件线上审批，工作效率为什么比纸质还低？且看老杨来一一分析：

在OA流程审批中，经常遇到的问题及原因老杨总结分析如下：

1、流程审批者习惯用纸质手段，以软件不好用为借口不登录系统，排斥信息化手段，最后造成线上、线下同时走流程的尴尬局面；

2、个别管理者习惯难以改变，以日常工作忙为借口，经常不登录系统，造成大量流程审批积压；

3、流程审批节点设置不合理，上线前未经开会讨论，就将线下混乱的流程审批直接照搬至上线，造成流程审批愈加混乱；

4、流程审批过程中权责不明，或者审批者为避免担责加入多个会签环节，造成流程审批节点冗长；

5、企业组织设置不合理，用户一人兼多职、多角色，当职责发生改变时，导致流程报错；

6、流程发起权限设置有问题，用户胡乱发起与审批节点不相符的流程，导致流程报错、退回；

7、审批人责任心差，审批过程把关不严，导致流程在最后审批环节被退回，重新修改再审批；

从以上的这些问题我们不难看出，OA流程问题有习惯、意识上的，但大部分都是管理上的问题，究其原因最大的问题就是企业未做全面的流程优化梳理，将线下纸质审批本就混乱的流程与管理思维一股脑的都照搬到线上，结果导致后期流程运行过程中一系列问题的发生，所以领导权责划分、流梳理非常重要。那么如何做流程梳理？老杨将相关流程梳理工作内容、步骤总结如下：

①动员会议：成立以企业一把手为首流程管理委员会，召开专项会议，否则各部门不会重视；在会上阐明流程梳理的重要性、宣布各部门职责分工、完成时间节点；信息部门出具流程模板、要求；注意流程梳理优化工作应以业务部门为主，信息部门勿代劳；

②线下流程梳理：以部门负责人为首，各业务部门对各工作范围内的线下流程进行梳理，确定流程审批节点、审批人、归档条件、审批表单内容、流程发起范围、审批步骤等；需内部召开会议，确定流程优化后的初级版本；

示例：流程梳理模板

③流程汇总分析：召开由各部门负责人参加的专项会议，对各业务部门提交的流程进行汇总、重新归类，例如行政类、人事类、财务类等；涉及跨部门协作的，需在此次会议中确定审批步骤、审批人等易扯皮的环节，保障流程上线后能顺利运行；

④会议确定：召开以企业一把手、分管副总参加的流程优化专项会议，最终确定流程优化成果，确定流程权责、各项制度保障措施（如流程的修改权限、审批时效等），会后发文通知企业全员知晓并遵照执行。

示例：流程优化方案成果

示例：OA管理制度

优化工作完成了，流程上线运行了，还有什么问题吗？有！那就是日常制度保障问题，企业有没有针对流程审批时效情况采取相关措施，例如在技术上进行超时提醒处理、超时审批用户统计分析等，进而对这些用户进行相关通报批评及处罚措施；工作需要制度的保障，而制度需要强有力的落地执行才有效，而目前大部分的企业在OA流程审批制度的落地执行上是有明显短板的，最后导致制度落实不到位，流程随着业务的发展又变得混乱不堪。

那么除了制度保障，如何提高流程的审批时效？老杨建议如下：

1、线下事前沟通，线上审批更流畅：线上流程审批慢，究其原因最大的问题往往出在沟通上，如审批者对审批内容事前不知情，而流程内又对要审批的内容描述不充分，导致审批者难以决策，造成审批时效滞后，如在流程发起前提前将审批事项及详细内容告知审批者，提前征求审批者意见，那么审批效率将大大提高；

2、在技术上采用流程到达提醒、超时提醒或在特定条件下强制跳过功能；很多OA产品对于此功能的支持是需要采用第三方支持的，比如第三方短信平台、第三方接口（如企微、钉钉），或二次开发；

3、最后如紧急流程审批，那就电话沟通吧，只有线上、线下手段相结合，才能提高效率，不要在意识上一直等待。