协同办公自动化在实践中到底是什么呢？

系统办公自动化的意义远不止于消除日常的文书工作。

使用在线工具可以意味着告别纸张，但这并不意味着被自动化。

这个概念涉及到使用计算机设备、软件和应用程序，以数字化的方式收集、创建、存储、操作和再传输执行任务和实现办公目标所需的信息。

当我们谈论协同办公时，我们谈论的是在技术的帮助下管理信息和资源，也就是说，利用合适办公自动化工具，协同管理公司的各个部门和员工，让信息传递更迅捷，大幅提高办公效率，从而来提高公司业绩。

电子邮件？嗯……事实上，在办公高效化的层面上它们将被减少! 电子表格？同上。

协同办公可以更有效地利用工作时间，消除因交换电子邮件或即时通讯服务而损失的时间。

协同办公的目的是在一个单一的平台上管理和组织一切，以促进项目的按时交付，帮助优化现有的程序，从而达到高效率的工作和降低成本的目的。

协同办公的优势

协同办公的最大优势有：

增加跟踪责任的能力。

可以委托和跟踪每个员工的任务。

更大的透明度，因为经理和请求者可以实时跟踪所有的请求。

更容易建立优先级，通过控制截止日期和发送提醒。

由于减少了活动的处理时间和人工错误，提高了工作时间的利用率。

通过生成指标、管理面板、统计和过程性能指标的数据，提高了信息安全。

更大的工作流程控制，使人们会在正确的时间做正确的事情，提高生产率。

基于数据的决策更加一致和敏捷。

协同办公的7个基本要素

正如你所看到的，仅仅采用共享硬盘或任务管理软件来实现协同办公是不够的。

我们需要超越这些，了解公司每一个部门工作流程，优化它们。

要完善公司的工作流程，你需要考虑7个基本要素。

1.简单的工作流程设计

现 在办 公自动化系统的设计和研究，应该让最终用户的工作更加方便。

优营宝OA系统将各部门的要使用核心功能集合在一起设计工作流程，这样的设计对任何使用它的人来说都是更好的。

在选择办公自动化工具之前，你应该自己创建一个直观的工作流程，创建一个你认为对流程重要的任务序列。

软件不应该决定或定义你的业务所需的操作。相反，它的功能是以最简单的方式满足你的需求，解除工作程序的复杂性，促进团队信息的交流。

2.移动兼容性

每个人都可以通过移动设备获取信息，这是极其重要的。

例如，如果你有远程员工，或者只是想在候机时访问一些严肃的信息，所选择的办公自动化工具应该能在手机上运行。

工作不能因为取决于某人的反应或是否在场而延迟。因此，必须将信息安全地保存在云端，这样才能在不影响公司活动的前提下快速做出决策。

3.任务管理

你是否使用电子邮件来跟踪需求和工作进程？

你的团队如何对这些电子邮件进行管理？

你能访问你的员工的电子邮件收件箱吗？

你是否要求你的团队将你的信息复制到所有邮件中，以便你知道每一个工作进程？

如果你的企业存在这些问题中有任何一个，那你的企业就很需要一个具有 “任务管理 “功能的自动化工具。下面是一个例子。

优营宝使用一个待办事项界面，你可以查看团队每个成员的所有待办事项，所有来自请求者的请求。

有了指派权限，您还可以重新指派任务。

4.截止日期管理

有没有对 “时间就是金钱 “产生怀疑？

没有吧？

你无法弥补失去的时间，这就是为什么你需要尽可能合理和优化管理工作任务的原因。

所以你需要为工作任务或请求类型设定截止日期，并对其进行监控。

5.透明度

你对其他地区团队的工作要求如何？

你们会发邮件吗？通过电话沟通？

非常重要的是，你要为你的内部团队提供一个协同办公工具，允许以透明化的形式登记工作。

这将使您的团队拥有执行每项任务所需的所有信息。他们不需要在一封长长的、不引人注意的电子邮件中解读你的要求。

此外，这个服务渠道必须提供关于要求中执行的每一步的信息。

它还将防止新的电话或新的后续电子邮件大量浪费你的时间。所以，你的工作和你的企业将变得更加轻松!

6.报告和分析

要想知道你的协同办公是否有效果，你需要了解数据。

数据是决策的主要辅助手段，比较一个工作流程的历史、速度、结果的质量等，对贵公司来说是很重要的。

采用单款测量软件来测量工作流数据（如工作时间）是不必要的，因为最好的办公自动化工具已经具备了内置的报告和分析能力。

7.访问控制

关键是你要能够对所有的工作流进行访问授权，也就是允许或拒绝访问你认为机密的信息。

一个好的协同办公自动化系统不会忽略这个功能，毕竟这是衡量信息安全的一个标准。

自动化并不是像很多人想的那样，用 “机器 “来代替人类。

这绝对是错误的!

自动化最重要的功能之一，就是能够获取数据，以便控制，从而随时改进你的流程。