文档管理、是知识管理广义范畴的重要组成部分，并且在知识管理中所扮演的角色和所发挥的作用仍然是至关重要的。企业在运营过程中经常会出现硬盘破损、数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、编号混乱、信息共享滞后、流程繁冗、操作历史不清等一系列情况，这些问题往往会造成时间浪费，沟通困难、安全隐患，导致企业管理困难、利润减少、纸张资源成本居高与工作进度的拖延，影响企业的良性发展。企业要想解决这些棘手的问题，就必须要借助文档管理软件。

    文档管理的企业各类重要显性知识文档，是企业知识管理最为基础的一项内容。在各类知识中，大部分是以文本和电子文档的形式存在的。企业文档作为企业活动的记录，凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业知识的“沉淀容器”。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。”

    虽然企业付出很多时间和精力去组织分类这些文档，避免意外状况发生，结果却是不尽人意。如何科学管理这些盘杂的知识文档使其不至于流失，并得到充分的利用，正是很多企业都深感头疼的问题。当前多数企业的电子文档管理几乎空白。管理层对文档管理的重要性认识不足，对于电子文档管理技术更是不甚了解。对于集中管理如此浩大的电子文档，企业感到心有余而力不足。而电子文档管理系统，正是应此需求而诞生。

    利用文档管理软件可以给企业用户带来前所未有的好处：不限格式的系统存储文档，检索和传输都非常迅速，文档的安全性问题从技术上得到了解决。并且同一信息资源可以同时被不同用户利用，用户可以随时随地都能查阅不断更新的数据，并通过按照企业的组织结构实行权限结构划分，使企业的每一成员各司其职，解决了企业内部各自为战的问题，有助于各部门之间互通有无，有助于提高办公效率，从而实现协同办公。

    隐性知识是企业核心竞争力的源泉。但是由于隐性知识存储于企业员工个人的大脑之中，相对于显性知识来说，实现共享的难度较大。促进隐性知识显性化是隐性知识管理的主要策略，促使隐性知识转化为显性知识一直是知识管理的一项重要任务。企业文档管理，控制着组织内部所有文档的生成、办理、日常保管和利用，是隐性知识向显性知识转换的重要渠道，此外，企业的质量标准文件、操作说明书、业务指南和员工手册等都是企业文档管理的重点内容，这些也都是隐性知识显现化的成果。因此，文档管理对组织能否实现知识管理至关重要。

    综上所述，我们可以明显看出文档管理工作发展的新趋势，即加快文档管理软件建设，实现档案工作各个环节的计算机化。这是实现工作现代化，提高企业整体功能的物质技术基础和重要手段。就企业来说，企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。因此根据企业文档管理应用计算机技术的程度和水平，将其划分为不同的阶段，而电子文档是文档管理工作发展的目标方向和最终阶段。