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当工作表中的数据量一多，实在很难一眼辨识出数据高低或找出所需的项目，若我们想强调工作表中的某些资料，如：会计成绩达到90分以上者、销售额未达标准者…，便可利用设定格式化的条件功能，自动将数据套上特别的格式以利辨识。
色阶规则会使用不同深浅或不同色系的色彩，来显示数据数据，例如数字较大的用深色表示，数字较小的用浅色表示。
图标集规则有17种图标类型，可在各数据数据旁边附注旗帜、灯号或箭头等图示。假设以三旗帜图示为例：绿色旗帜表示较高值，黄色旗帜表示中间值，红色旗帜表示较低值。
迷你图是Excel2010的新功能，可藉由放置在单元格中的微小图表，以可视化的方式辅助了解数据的变化状态，例如业绩的起伏、价格的涨跌等。使用迷你图的最大好处是可以放置于其数据附近，就近清楚了解数据的走势与变化。
下面我们用具体案例演示图形化数据表达的方法：
越来越多的的公司挑选空间数据可视化表达，来开展大量数据的分析和展现，如mobike、滴滴打车、uber。数据可视化表达这一直观方式，可以让普通大众迅速接纳公司所表述的深层次含意，另外也有利于对数据信息开展深层的发掘和剖析结果的表述展现，空间表达较数据图表、文本等其他表达形式除了形象化，便于了解外，也可以将海量信息的实际效果开展视觉感观上的刺激性，另外展现出一种不规律的美。
所谓一图胜千言，说的也是这个道理，许多习惯性应用数字记录数据信息的人或是对数据信息十分敏感的人，还可以考虑他们的要求，将报表和图形表达统一做成数据看板。
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