更轻松的 HR 流程 = 更快乐的员工 = 提高盈利能 力

人力 资源 (HR) 部 门负责招聘、管理和照顾维持业务运转的人员，可以说是企业的跳动心脏。今天，人力资源的作用比 以往任何 时候都成倍地提升 —— 成 为一个突出的声音，并在员工和企业等受到干扰的时候保持员工的敬业度和积极性 。

尽管 传统上 HR 的 职能倾向于以企业为中心（执行政策、管理工资单、维护合规性），但最近发生的事件凸显了 HR 比以往任何 时候都更加以员工为中心的能力。企业认识到，让他们度过艰难时期的不是效率 —— 而是一支快 乐、有弹性的员工队伍 。

工作环境评分前四 分之一的公司的 利 润 通常比 处于后四分之一的竞争对手高 25% – 德勤

那么，您如何建立一支有 弹性和快乐的员工队伍呢？对于许多企业而言，首先要为您的人力资源部门赋权 。

一、消除 纸张

为了使 HR 能 够专注于改善员工体验，您的 HR 专业人员不能将大部分时间花在文书工作上。跟踪、归档和管理纸质 表格占据了一天中的很大一部分 —— 与此同时手工和纸质流程 带来的大量的合规和安全风险。在不断变化的工作环境中， HR 需要能 够高效地工作 —— 即使是远程工作 。

对于在明尼苏达州、爱荷华州和威斯康星州拥有 640 个地点的零售商 Kwik Trip 而言 ，依靠 纸质文件和手工流程为 21,000 名 员工提供服务的人力资源部门疲于奔命。人力资源人员努力跟上纸质文件，包括 98 种不同的文件 类型。这些文件占用了办公室昂贵的办公空间 。

而将 这些文件数字化到一个ECM中之后， HR 员工现在可以轻松地从任何地方访问完整的员工信息 。

“ 以前， 这些子功能非常孤立。文件可能会在任何人知道之前在某人的办公桌上放置四天。 Share Creators Orange 让员工在更好的时间范围内更清楚地了解文档， ” 管理 员 Sarah Jilk 说 。

同 时，简单和标准化的在线表格还简化了员工的请求，例如里程报销和状态更改。这消除了繁琐的纸质表格，并提供了符合当今数字世界中员工期望的无缝体验 。

将 HR 流程数字化 还可以提高数据安全性。Share Creators Orange 解决方案包含令人印象深刻的 200 万份包含敏感 员工信息的 HR 文档，但通 过内置的基于角色的安全功能，无权限的人无法访问这些文档 。

“ 我 对我们信息的安全性有 100% 的信心， ”Jilk 说 。

任何 HR 专业人士都知道，文件的规范性是满足合规要求和对企业的重罚之间的区别。借助自动化文档保留和文件管理功能， HR 员工不再需要担心手工跟踪每个文档的合规性 。

“ 当我 们更新我们的系统后，我们终于能够有效地进行规范化工作 ”Jilk 说。 “ 现在我们可以创建文件保留规则，帮助我们在终止日期前自动清除文件。 ”

时间是给员工最大的礼物

对于 MetroHealth—— 俄亥俄州克利夫 兰市的一个综合卫生系统，包括一个拥有 861 个床位的主要医 疗中心、一个康复医院、两个长期护理 / 熟 练护理中心、一个门诊手术中心和一个社区医疗中心网络 —— 消除 纸张只是第一步。为了真正 优化企业的流程 ，需要一个能 够与现有应用程序无缝集成的解决方案 。

因此， 这家医疗保健提供商求助于选择了ECM ，与企业原有的系统进行集成 包括 电子病历 (EMR) Epic 等 。 MetroHealth 能 够消除手工数据输入、自动编制索引和数据验证，并使需要的用户可以随时随地获得最新信息。这对其人力资源部门来说是无价的 。

“ECM 让 HR 每月 腾出 80 个小 时来做 除 归档以外的事情，因此我们的员工可以在更短的时间内完成更多的工作。只需单击一下按钮，我们就可以节省半天的时间， ”Metrohealth 的 总监丹尼斯 · 默里 (Dennis Murray) 说 。

退出数据中心 业务

对于杂货连锁店 Heinen's 而言， “ 摆脱纸张的束缚 ” 一直是其增 长的关键 。

“ 从 2020 年到 2021 年，公司增 长了 20% 到 25% ，开 设了四家新店。但在人力资源部门从事这项工作的机构数量保持不变， ” 沃尔特斯说 。

由于 杂货店为每位员工管理 90 多种 类型的数字 HR 文档， Heinen's 需要一种 更快、更安全的方式来存 储、访问和共享员工文件 。 该企业还知道它不希望通过管理本地服务器来耗尽 IT 资源 。

“ 我 们以前托管过解决方案，我们知道我们不想从事数据中心业务。这既昂贵又困难， ” 沃 尔特斯说。 “ 管理服 务器本身就是一项工作。如果发生某些事情并且服务器被破坏怎么办？我们想确定地知道，数据是得到妥善保管的。 ”

Heinen's 选择基于云存储的ECM服务，保证 敏感信息、存 储 的安全 。这使员工能够专注于重要的事情，例如提供出色的客户服务 。

“ 拥有 ECM 使我 们能够更好地为客户服务， ” 沃 尔特斯说。 “ 我 们是连锁超商，现在我们可以专注于我们的优势。 ”

因此，尽管 这三个企业截然不同，但通过将 HR 数字化，他 们都能够更加专注于一个共同目标：成功 。