私有云在某电子技工学校建设案例

一、        问题与现状

二、        目标及解决方案

三、        总结

问题与现状

        学校师资力量雄厚，现职工300多名，在省内各地设立有分支机构，各院校老师需不间断调动。学校重视信息化建设，但在学校内部的日常教务信息化建设方面扔是一片空白。现阶段，主要面临的困扰有一下几点：

1、        纸质办公效率低下

现阶段学校内部的信息化建设比较空白，还沿用传统的办公模式。未建立有专门的教务系统，因此日常的办公资料和文档都依赖大量的纸质文档。纸质文档容易丢失、不易传阅、归档和保存成本高。传统办公模式使教务部门产生大量的人工传递、查阅、搜索和统计工作，过程繁琐、效率低下。

2、文档协作混乱

        由于缺乏有效的技术手段和工具，除了少数的文档以纸质版相对安全地由专人保管以外，其他超过大半数以上的电子文档（如教案、课程表、计划表、成绩单、学生作业等）则零散地分布在每一个老师的个人电脑里，而电子文档的提交、修改和沟通则主要通过QQ、Email等一对一的方式实现，通常会面临以下困扰：

?        教案和课程表只能通过打印来分发。

?        无法进行移动办公，只能在自己电脑查看教案等资料。

?        查找文档需要耗费大量的时间和人力。

?        对教案的修改无法进行历史记录。

?        无法感知文档的变动，协作流转中对文档的查看、增加、修改、删除等操作均难以相互告知。

?        部门负责人都是以邮箱或一对一的方式收集与分发文件，有时需在数百封邮件中逐一发送，查找，审核，费时费力。

3、        文件安全的困扰

由于没有统一的管理，纸质文档和电子文档的协作混乱不堪，给基于文档办公的教务系统带来如下的安全困扰，主要在如下的几方面体现：

?        重装系统，电脑损坏、误操作、人员调动等都会使得重要文档流失，给备课带来极**烦。

?        U盘为移动载体接入的各种环境下的电脑设备，极易感染病毒导致内网系统感染病毒，严重时甚至导致内网系统瘫痪。

?        教务资料使用QQ、邮件等第三方公用平台作为传递的工具存在一定的曝光风险。

目标及解决方案

        通过整合私有云技术、云计算技术、移动终端编辑技术、客户端脱机浏览技术、在线编辑技术以及全程服务器安全交互技术，提供全面支持主流浏览器端、Windows桌面端、Android智能手机/平板电脑客户端应用，覆盖电子文档在线存储、共享权限、版本控制、异动提醒、脱机访问等全功能的校园级电子文档虚拟化平台解决方案，能从根本上解决上述问题。

        项目建设范围主要包含以下内容：

1、搭建校园内部统一电子文档私有云平台

?        改变原有纸质工作方式，将纸质文档电子化，提高工作效率。

?        搭建全校统一协作平台，将分散的文档集中至云端，确保电子文档的归档和管理。

?        所有电子文档的提交、修改、储存、分发自动化，不再需要QQ邮件等一对一的操作方式。

?        修改版本历史记录，可以方便地调阅任意版本。

?        提供Windows桌面客户端，直接在云端工作。

?        提供手机客户端，随时随地查看文档进展。

2、透明的分享协作环境及移动办公

?        全面消除依靠QQ或邮件分发文档的混乱局面。

?        校园内部即时通讯功能，可建立一对一或工作间的沟通聊天方式。

?        聊天记录永久保存，多端漫游，并可直接引用平台中的所有文件。

?        对文件修改异动的监控及消息提醒功能。

?        针对文件设立的留言板，方便工作交流。

l        提供全功能Windows桌面客户端、安卓系统端、苹果系统，只需打开手机或平板，即可以轻松完成工作；

l        灵活的权限划分功能，实现针对各个不同部门人员划分文件阅读操作权限，进行文件分级管理。

3、数据资料安全备份

?        避免硬件损坏或人员流动造成的文档丢失。

?        提供数据安全备份功能，24小时增量备份，每周全备份。

总结

        我们会在私有云领域不断耕耘，给各院校的电子化进程提供更多更完善的私有云办公平台解决方案，为数字化校园添砖加瓦

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