中小企业会存在一人多职，且是跨领域的职务。如果公司使用的软件过多，会出现每个人需要使用多套软件，拥有多个账号。在多个系统间来回切换会增加员工不少工作量。非业务方面的工作量增加会使员工产生厌烦，而且也容易出错，工作效率降低。所以，对于中小企业，最好的管理方式是将多套软件融合，以一套系统完成企业需要的所有业务。
OA采用了先进的数据交换功能，oa办公自动化软件使信息能在流程中和不同模块间顺畅流转。这在更大的层面上打破了常规OA因流程条块分割，信息聚合度不高而导致的信息不对称局面。信息会按照事先安排好的路径一级自动流转，省去了很多繁琐的电话沟通，而且也会更及时的让工作的下一步经手人知道自己的工作。
要想成功应用好OA办公系统，发挥出产品的价值，还需更多的考虑前期集体选型过程中的人力物力成本、产品运行过程中所需要的软硬件和网络成本、产品的培训成本、维护管理系统所产生的运维成本，以及需求扩展时，需要增加的功能时的扩展成本。
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