一、自定义数据的有效性
图1中有两个工作表，其中Sheet1用来采集客户资料，并将其名称改为“客户数据采集”，在Sheet2的A列中保存了所有的省份， B列中的数据为各省份所属的县市并将工作表名称改为“地区”(假设这里设置了三个省份，即江苏省、浙江省和安徽省)。
1．定义单元格区域名称
选中“地区”表中江苏省所属县市的单元格区域B2∶B14，依次单击“插入”菜单中的“名称”，选择“定义”，弹出“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框中输入所定义的名称“江苏”，单击“确定”按钮。类似地，我们可以将浙江省和安徽省所属县市的单元格区域名称分别定义为“浙江”和“安徽”。
2．设置数据的有效性
切换到“用户数据采集”表中，选择要选择输入省份的D列，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出设置“数据有效性”对话框，在有效性条件的“允许”列表中选择“序列”，在“来源”框中输入“江苏,浙江,安徽”(分隔符为英文状态下的逗号，如图2所示)，单击“确定”按钮。接下来选中“所属县市”所在的E列，再次打开“数据有效性”对话框，在有效性条件的“允许”列表中选择“序列”，在“来源”框中输入公式“=INDIRECT(D2)”，单击“确定”按钮
提示：在关闭设置E列数据有效性对话框时，如系统弹出警告提示“源目前包含错误，是否继续？”，只需确认就可以了。如果指定的D2单元格中已经选择了一个省份再设置E列数据的有效性就不会出现此提示了。
3．数据录入
录入客户资料时，首先选择客户所在的省份，然后再打开其右侧“所属县市”所在的单元格时，我们就可以从下拉菜单中找到我们所需的选项了。

二、用组合框工具实现
该方法是借助控件工具箱和VBA代码来实现的。
1．设计组合框
在工作表Sheet1中我们借助“控件工具箱”设计了如图3所示的录入界面，将工作表名称改为“客户数据采集”，在采集客户的所属地区时我们设计了两个组合框，第一个组合框ComboBox1用来存放省份，第二个组合ComboBox2用来存放对应于第一个组合框的下属的县市。Sheet2(“地区”表)仍保留和原来一样的内容。
2．编写组合框事件代码
双击“客户数据采集”表中的组合框ComboBox1，进入VBE编辑器，在代码窗口中输入其GotFocus事件代码：
Private Sub ComboBox1_GotFocus( )
'清除组合框中的数值
ComboBox1.Clear
ComboBox2.Clear
'读出"地区"表A列中的不同省份并将其添加到组合框1中
For i = 2 To Sheet2.[a1].End(xlDown).Row
target = Sheet2.Cells(i, 1)
'利用设置标志位要判断数据是否重复
flag = 0
For j = 0 To ComboBox1.ListCount - 1
If ComboBox1.List(j) = target Then flag = 1
Next
If flag = 0 Then
ComboBox1.AddItem target
End If
Next
End Sub
返回Excel工作表中，双击组合框ComboBox2，在代码窗口中输入其GotFocus事件代码：
Private Sub ComboBox2_GotFocus( )
ComboBox2.Clear
'读出"地区"表B列中属于组合框1的县市并将其添加到组合框2中
For i = 2 To Sheet2.[a1].End(xlDown).Row
target = Sheet2.Cells(i, 1)
If target = ComboBox1.Value Then
ComboBox2.AddItem Sheet2.Cells(i, 2)
End If
Next
End Sub
3．运行效果
返回“客户数据采集”表，单击控件工具箱中的“退出设计模式”按钮即可进入运行模式。在组合框ComboBox1中选择一个省份，此时再单击组合框ComboBox2的下拉按钮时，我们就可以方便地选择该省份所属的县市了。
提示：除了在工作表中实现客户的数据采集外，我们还可以通过窗体来实现此操作的录入界面。如果我们需要更改组合框中的列表选项，只需在“地区”表(即Sheet2)中进行相应的更改就可以了。
两种方法的比较：相比之下，用本文提供的第一种方法比较简单，更适合于初学者和一般用户。而第二方法则更适合利用Excel进行二次开发的读者朋友，以便于设计人性化的数据录入界面。
另外，在本例中，“地区”表中的地区数据如果需要添加或删除，若用第一种方法实现，要求添加的同类数据必须要连续且需要重新定义单元格区域。如果用方法二实现，各省份和所属县市添加时可以连续也可以不连续，就这一点而言，比第一种方法要便捷多了。