FileNet P8 介绍

FileNet P8 平台是新一代的，统一的企业基础综合 FileNet P8 产品。它结合了企业内容管理的参考架构，全面的业务流程管理和实施。 FileNet 核心组件有 Content Engine(CE)，Process Engine(PE)，Application Engine(AE) 。下面将先整体介绍一下 FileNet P8 系统，然后依次介绍这三个核心组件，以及一个常用的组件 eForms 。

FileNet P8 整体简介

FileNet P8 的系列产品包括后端服务，开发工具和应用程序， 解决企业内容和过程管理的要求。这从下图中我们可以从整体的角度看看 FileNet 的 P8 产品组件。

如图 1 所示， FileNet 的 P8 提供基准组件企业内容管理解决方案，包括 Content Engine， Process Engine， Application Engine， Workplace XT 和 Rendition Engine 。这些组成部分的解决企业内容管理（ ECM ） 和业务流程管理（ BPM ）的要求。使用附加组件可以得到更多的功能，比如记录管理、电子表格、电子邮件管理、收集、工作流分析、过程模拟等等。

P8 Content Engine 介绍

P8 Content Engine 设计来处理的大量需求的大型企业。它是有能力管理整个企业的工作对象，自定义对象和文件，它可以提供强大的和易于使用的系统管理工具。使用这些工具，管理员可以创建和管理的类别、性质、存储和数据，形成了基础企业内容管理系统。

下面的图 3 所示，提供了一个详细的 P8 Content Engine 架构：

Content Engine 包括如下组件：

• Content Engine Service：接受传入的请求创建，更新和检索对象（如文件，文件夹和业务对象）。
• Content Engine Transport：内容引擎服务提供了两个传输机制 (EJB 和 Web Services) 。应用程序可以使用它来访问内容引擎服务器。
• Enterprise Manager：一个 Microsoft 管理控制台（ MMC ）管理单元中的应用，使您可以管理内容引擎服务和对象的商店。
• .Net API 和 Java API：提供 .Net 和 Java API 。

P8 Process Engine 介绍

Process Engine 负责管理各个方面的业务流程（也称为工作流程） ，如流程执行、进程路由、规则管理、过程模拟和建模和工作流程分析。流程引擎组件允许您创建，修改和管理工作流程执行的应用，企业用户，或外部用户（如合作伙伴和客户）。

下图是介绍 Process Engine 的架构：

• Process Service：核心业务流程管理系统。它提供的工作流程服务的流程引擎。
• E-mail Notification：当用户指定工作流相关事件发生时能够自动传输的电子邮件，电子邮件通知也可以被用来跟踪工作流程。
• Rules Connectivity Framework：提供一个工作流内部控制的框架。
• Process Task Manager：提供配置和管理工作流相关服务流程。
• Process Analyzer：提供的分析能力，找到性能瓶颈， 生成报告和图表。
• Process Simulator：让您可以模拟程序或执行假设或历史数据。

P8 Application Engine 介绍

Application Engine 是 FileNet 的 P8 组成部分，它内嵌 Workplace Web 应用程序，Workplace 的 Java 程序和应用开发工具。

如图 5 介绍了 Application Engine 的系统结构。

主要组件有：

• Workplace：用户端 Web 应用程序，它提供了访问的文件管理能力和紧密集成的业务流程管理能力。 FileNet P8 Workplace 还支持 FileNet 的扩展能力，如各种形式的管理，记录管理，以及网络门户。
• Integration for Office：使用户能够轻松地管理办公室的文件和 Outlook 电子邮件邮件内 FileNet 的 P8 对象存储。
• WebDAV Servlet：允许用户创建，编辑和管理来自于 WebDAV 的兼容应用程序如 Word 或 Dreamweaver 的文件。
• Component Integrator：使我们能够与外部组件”交互 ，比如和一个 Java 对象或（Workplace）的 JMS 消息传递系统交互。

P8 eForms 介绍

IBM FileNet eForms 可以帮助用户设计、管理和处理用于企业内容管理（ECM）的电子表单。它的设计环境功能强大，无需编写代码或后端脚本。

IBM FileNet eForms 是基于 IBM FileNet Application Engine 的产品，终端用户通过 Workplace 来访问位于 Object store 中的 eforms 文档。如图 6 简述了用户使用 eforms Designer 设计并加载 Form. Template 到 workplace ，通过 AE workplace 与 Content Engine 与 Process Engine 进行通信。

eForms Designer 是一个功能强大的表单设计工具。它是运行在客户端的程序，它可以通过 FileNet P8 Application Integration 与 CE 中的 Object store 直接连接，实现 Form. Template 存取。

创建 Form. Template 后，根据具体的业务需求创建 Workflow 和 Entry Template，最终创建 Form. Policy 。 Entry Template 是可以通过 Form. Policy 创建向导来关联 Form. Template， workflow 和 Entry Template 。 最后 Form. Policy 会被保存在 CE object store 中。

用户可以打开 Form. Policy 填写数据。 form. 可以显示在 workflow 中的每一步。 eForms 通过 Form. Policy、Form. Template 和 workflow data 读取数据，在客户的浏览器显示出基于 HTML 的 form. 。 无需下载任何桌面或浏览器程序。

P8 其他产品简介

FileNet P8 还有很多非常有用的相关产品：

• FileNet Business Activity Monitor (BAM)

  IBM FileNet Business Activity Monitor 监控业务流程的性能和效率的工具。

• FileNet Business Process Framework (BPF)

  IBM FileNet Business Process Framework 管理复杂的业务流程的工具。

• FileNet Content Federation Services (CFS)

  IBM FileNet Content Federation Services 将 FileNet P8 功能与 FileNet 中的内容及非 FileNet 内容库进行集成。

• FileNet P8 ECM Widgets

  IBM FileNet P8 ECMWidgets 是将 CM/BPM 大的功能模块拆分为小部件，客户可以自由将这些小部件组合成新的商业应用。

• FileNet Image Manager Active Edition

  IBM FileNet Image Manager Active Edition为海量的文档映像提供安全的存储和管理。

• FileNet P8 Portlets

  IBM FileNet P8 Portlets 提供与 BEA WebLogic Portal，IBM WebSphere Portal 的集成。

• FileNet Process Analyzer (PA)

  IBM FileNet Process Analyzer提供可扩展的报告和业务流程分析功能。

• FileNet Process Simulator (PS)

  FileNet Process Simulator (PS) 提供具有动画和统计数据的流程仿真，以优化业务流程。

• FileNet Records Manager (RM)

  IBM FileNet Records Manager 管理重要档案的完整生命周期。

• FileNet Connectors for Microsoft SharePoint

  IBM FileNet Connectors for SharePoint 扩展了 Microsoft SharePoint 的功能，用户即可以在 Microsoft 环境中进行文档的操作，也可以同时使用 IBM FileNet P8 产品的功能。以帮助进行生命周期管理。

• FileNet System Manager

  FileNet System Manager 为 FileNet P8 提供一整套系统管理工具，用来监视，验证，配置，管理整个系统。

• FileNet Workplace XT

  新一代基于 Web 2.0 的 Web 工具，功能与 Application 相似。

• FileNet Services for Lotus Quickr

  FileNet Services for Lotus Quickr 是 Lotus Quickr 协同工具与 IBM FileNet Content Manager 集成的网络服务组件。

  FileNet P8 应用实例

  下面将以员工报销流程为例，简述一个 FileNet P8 产品的应用实例。

  实例简介

  这里将要使用 FileNet 产品实现如下报销流程：

  员工提交报销申请给 Manager，经理登陆 workplace，在 inbox 看到员工的申请后，打开申请表单，如果同意点击 Approve button，工作流将自动流转到下一步 HR step 。 如果 Manager 不同意，可以在表单中添加批复并点击 Reject button，申请将会被返回给员工。员工会在自己的 workplace Inbox 中会看到被拒绝的申请表单，并通过经理的批复了解被拒绝的原因。

  当工作流到了 HR 后，如果 HR 同意点击完成按钮，工作流结束，HR 将处理后的数据存档。如果不同意，可以以在表单中说明理由，点击拒绝按钮，申请会返回给员工修改。员工也会在自己的 workplace Inbox 中会看到被 reject 的申请表单，并通过 HR 的回复了解被 reject 的原因。

  报销流程如图 7 所示。

  
  图 7. 报销流程图
  
  

  设计表单

  下面我们首先来创建一个简单的示例表单。

  设计新表单：

  • 创建表单内控件，cell、table、button 。
  • 创建 lookup 。
  • 设置数据约束。
  • 设置条件跳转。
  • 设置数字签名。
  • 嵌入 Javascript. API 。
  • 设置数据提交。

  创建新表单：

  1. 打开 eforms designer，如图 8 所示。

  
  图 8. eForms Desinger
  
  

  2. 创建表单内控件

  首先使用 eForms Designer 提供的图形工具，创建表单中需要用到的控件如线，矩形，椭圆形，单个 cell，表格，按钮等，右键控件可以设置控件的属性。

  3. 创建 lookup

  在申请表单中，输入员工号后会通过调用后台数据库，返回与该员工相关的的一些个人信息。 Lookup 可以直接调用现有数据库，将数据库中的部分字段显示在电子表单中，避免重复输入及错误输入。选中某个 cell，从菜单选择 Settings->Lookup …。如图 9 可以选择不同连接类型 lookup 。 本例以 HTTP 为例如图 10，设置连接机器及调用的 asp 文件的信息。

  
  图 9. 设置 Lookup 连接类型
  
  
  图 10. 设置 Http Lookup
  
  

  4. 设置数据约束

  申请表单中，可以设置一些字段为必填项。当员工打开表单，这些必填字段会以特定颜色背景显示。如果员工跳过该字段而未填写，系统将弹出窗口提醒。

  选中某个 cell，右键从菜单中选择 Cell 。如图 11 设置改 cell 为必填。当预览所设计的表单，可以看到该字段具有红色的背景。您也可以修改背景颜色。

  
  图 11. 设置 Cell 属性
  
  

  5. 设置条件跳转

  我们可以在同一个申请表单中处理多项业务，比如报销车费及餐费可以设计在同一个申请表单中。但是需要填写的项目是不同的。通过设置条件跳转，当员工选择报销餐费时，页面会自动跳转到报销餐费部分，如果选择报销车费，页面会自动跳转到报销车费页面，避免填写错误。

  点击菜单选择 Settings->Conditional Tabbing …。 如图 12 可以设置不同的条件实现在页面中动态跳转。

  
  图 12. 设置条件跳转
  
  

  6. 设置数字签名

  在申请表单中，当所有的数据都已经填写完毕，为了保证数据的安全性，可以设置数据签名。

  选中某个 cell，右键从菜单中选择 Format， 从 format type 下拉列表中选择 signature 类型。 eforms 提供 3 种数字签名的方式 I-Sign(P8)，Microsoft CSP 和 I-Sign(Ink)，您可以设定签名后锁定电子表单上的一些 cell，这样被锁定的 cell 的信息就不可以被修改。以此来保证数据的安全性。如图 13，使用数字签名类型为 I-Sign(P8)，签名后会显示签名者的名字和日期，同时 ActionValue，Cell1 和 CurrentTitle 会被锁定。

  
  图 13. 设置数字签名
  
  

  7. 设置数据提交

  在申请表单中，当所有的数据都已经填写完毕，HR 处理结束后，HR 可以将申请数据提交到指定的数据库中。

  点击菜单选择 Form->Template Settings->Data Submission …。可以将表单中的数据提交到任何类型的数据库中如图 14 。

  
  图 14. 设置数据提交
  
  

  最后定义好的电子表单如图 15 所示：

  
  图 15. 设计好的电子表单
  
  

  设计工作流

  下面使用 Application Engine 的组件 Process Designer 设计报销的工作流。

  登陆 Workplace，在 authoring，Advanced Tools 下，选择 Process Designer 。打开工作流设计器后，根据实际的流程定义工作流。本例中的工作流程如图 16 所示：

  
  图 16. 设计好的工作流
  
  

  在设计工作流时需要注意的是，如果希望在工作流的流转过程中，每一步接收者的 Inbox 中的 work item，打开后需要显示电子表格。在设计工作流时需要设置 Step Processor 。 Step Processor 用来处理 workflow 的每一步，默认的 Step Processor 是 HTML Processor 。如果需要显示电子表单，将 Step Processor 设置为 FormHtml Step Processor 。它可以将一个电子表单与工作流的每一个 step 关联。当工作流被启动后，用户将在 workflow 的每一步都看到一个电子表单。 

  具体设置如下：

  选中Manager 步骤，在右侧 Manager 的属性栏中选择 General，在底部 Step Processor 的下拉列表中选择“ Form. HTML（FileNet）”如图 17 所示。这样在 workflow 流转到 Manager 步骤时，Manager 将会看到一个电子表单。

  如果不选择这个特定的 step processor， Manager 步骤将不会看到电子表单。

  
  图 17. 设置 Step Processor
  
  

  小结

  电子表单和工作流都创建成功后，通过创建 workflow policy 将两者关联起来，用户就可以使用了。用户可以将使用数据生成 pdf 或 tiff 图片保存或使用。