确定图表分析项

制作工作总结，excel只是一种工具，一种表现手段，工作总结的关键在于总结和反思，因此，对工作内容的数据分析和统计就显得很重要，在这里还是以本系列第一篇文章中的举例为例，分析IT行业的工作总结该统计什么。从前面的模板中我们可以看出，在工作中可能涉及多个项目，那么每一个项目究竟占用当前工作周期（比如一周或一个月）的多少工作量，哪一个项目人力成本最高，在这里可以进行分析。

因此确定第一个图表分析每个项目占用工作量的比例

根据表1填写统计数据

在当前模板中新建一个表2，重命名为“工作内容图示分析”，然后建立一个表格，列名分别为“序号”“项目名称”“占用工时”，占用工时列要将单元格格式设置为数值，保留一位小数，最后一行添加一个统计，然后根据表1将对应数值填写到这个表格中，如下图

选择图表类型

图表有折线图、柱形图、饼形图、条形图、散点图、雷达图等等，每一种图表都有最适合的统计范例，由于这里要分析每一个项目占用的比例，因此饼形图最合适

选择插入à饼形图à二维饼图

选择数据范围

选择菜单项上的选择数据，出现选择数据源对话框，光标防止在图表数据区域，选择步骤3中列举的项目统计数据表格中各个项目占用工时的列，选中每一个项目的占用工时，如下图

设置水平标签

饼图已经分配好了，接下来每一个饼图块代表哪一个项目呢，需要进行对应，在步骤4出现的对话框中选择水平（分类）轴标签à编辑，在轴标签区域选中列表中的“项目名称”列，然后点击确定，如下图

调整图表显示内容选项

此时图表已经基本成型，但是还不够直观，再进一步调整图表都显示哪些内容，右键饼图à设置数据标签格式，在弹出的对话框中勾选标签选项，显示类别名称、百分比和引导项，并将标签设置为最佳匹配位置，如下图

添加第二个图表统计项

作为工作总结的图表分析来说，只简单统计项目比例可能还不够，还可以按照工作内容进行统计，比如设计时间、开发时间、写文档的时间、开会的时间……，这样就知道自己是不是在做自己的岗位工作，还是已经偏离了方向，下面增加第二个统计项目，方法同前面的步骤1-6，直接截图如下：

调整图表样式，突出重点

两个分析图表都做完了，这里有一个细节需要处理，比如在图表2中，作者的主要工作是项目设计，但是却被其他工作占用了70%以上的时间，有必要凸显一下这个问题，因此在图表中，对项目设计饼块采用分离和高亮颜色进行显示，如下图

增加文字性总结

最后给出简明扼要的图表分析总结也很必要，按照如上分析，在图表的最下方加入如下总结文字，其中的敏感数字给予突出显示，如下图

预览图表分析全貌，生成图片嵌入汇报PPT