1、采购的概念（三方面）

(1)采购what，向who采购，采购的price，when采购，采购的quality

(2)采购活动，寻找供应商、收料、进料品检、拒收与发料；供应商评估、采购运输管理、采购品质管理、采购合同管理、付款条件管理、采购零组件的规则制定

(3)采购目标

2、采购的文件内容（五部分）

请购：

Purchase Requisition (一般请购)

Internal Requisition (内部请购)

RFQ询价：

Bid RFQ

Catalog RFQ

Standard RFQ

Quotation 报价：

Bid Quotation

Catalog Quotation

Standard Quotation

Purchase Order 采购：

Standard Purchase Order (标准采购)

Planned Purchase Order (计划采购)

Blanket Purchase Agreement (一揽子协议采购)

Contract Purchase Agreement (和约采购)

Release：

Blanket Release

Scheduled Release

3、Purchasing Flow 采购流程

包括Requisitions 请购、RFQ and Sourcing 询价、Purchase Order 采购、Receiving & Return 收货/退货。

(1)请购流程

可以通过手工或者导入来创建请求单。

导入：请求的需求来自于Oracle MRP、Oracle Inventory、Oracle WIP、Other systems，。

手工：手工录入或者通过请购模板来创建请购。

请购一旦批注，根据请购的来源判断是否内部请购单，还是采购用请购单。如果是内部请求单，创建内部销售订单，运行创建内部销售订单，

运行订单导入，创建销售订单。如果是采购用请购单，那么将其放入请购池中。

(2)询价

头部信息包括发运地、收款地、价格有效日期。

行信息包括：数量、单位、目标价格

最大最小数量、条件等等。

建立询价单：

从请购行池中查询----->得到请购行检索结果----->选择请购行---->自动或者手动创建

(3)采购订单

四种类型的采购订单：

标准采购：企业按照请购、询价、供应商报价的流程进行采购业务。明确知道需要采购什么？采购多少？向谁采购？采购单价？

计划采购：企业的物料需求有比较明确的时间计划。

一揽子采购：与供应商就购买某物品时签订价格折扣协议，需要采购时，发放该采购协议。

合同采购： 企业与某供应商因某种契约关系而制定的，通过标准采购业务流程分批执行。

类型 物品 数量 单价 需求日期 实现方式

标准采购订单 明确 明确 明确 明确 审批

计划采购订单 明确 明确 明确 明确 下达

一揽子采购协议明确 不明确 不明确 有截止期 下达

合同采购订单没有没有没有， 只有总价 有截止期 标准采购订单

(4)收货/退货

三种类型Standard receipt、Direct receipt、Inspection required。

Other:

供应商---1:n---地点(付款方式、期限/条件、绩效)----1:n---联系人

绩效评估包括：Overdue shipments、Returns、Cost、Invoice variance等。

一国内采购作业
　　1.价格
　　(1)采购人员接“请购单(内购)”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。
　　(2)如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核签，并转使用部门或请购部门签注意见。
　　(3)属于惯例超交者(比如最低采购量超过请购量)，采购人员应在议价后，在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签。
　　(4)对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等方式向厂方议价。
　　(5)采购部门接到请购部门紧急采购口头要求后，主管应立即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
　　2.呈批
　　(1)询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果，拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管核批，并按采购审批权限呈批。
　　(2)采购审批权限。
　　3.订购
　　(1)采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”，并以电话确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
　　(2)分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以便识别。
　　(3)采购人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以便识别。
　　4.进度控制
　　(1)国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。
　　(2)采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。
　　5.单据整理及付款
　　(1)来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单(内购)”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。
　　(2)内购材料须待试用检验者，其订有合约部分，按合约规定办理付款，未订合约部分，按采购部门报批的付款条件办理付款。
　　(3)短交，待补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
　　(4)超交，应经主管批示方可按照实收数量付款，否则仍按原订货数付款。

二 

一、采购的定义
       企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。
      采购员能在最适当时间、在可能范围内以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务
二、采购员应具备的才能
1． 成本意识
采购人员必须具有成本意识，精打细算，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买品质太好或不堪使用之物品。
2．表达能力
采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。
3．专业知识
采购人员对其经办的产品，若能了解原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途、成本等，将有助与供应商的沟通，并避免“敌暗我明”吃亏上当。
三、 采购基本流程
生产部门请购---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈（下单）----合同的签订（确定付款条件、货运方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---财务结算
1、 采购计划
采购员应根据请购单和公司生产计划、销售计划制订采购计划，应有全局观念。
2、 供应商的选择和考核
A、如何选定最适当的供应商，是采购部门最重要的职责之一。一般而言，供应商的家数愈多，选择最适当供应商的机会就愈大。因此，如何扩大寻找供应商的来源，便是采购人员相当重要的课题。寻找供应商，可以通过网络、杂志、以及杂志和同行业介绍来寻找。
B、对供应商的考核也很重要，一般从经营情况、供应能力、技术能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3、询价、比价、议价
4、合同的签订
买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5、交货验收
交货验收为采购作业中最为重要的一环。采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。
6、质检
货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
7、财务结算
货物入库后，财务结算。

如果是国外采购，一般流程是：

询价－报价－申请输入许可证－开立信用证－装船－报关－提货

其中：

信用证(Letter of Credit，L／C) ，是一种由银行依照客户的要求和指示开立的有条件的承诺付款的书面文件。

信用证方式的一般收付程序

(1)开证申请人根据合同填写开证申请书并交纳押金或提供其他保证，请开证行开证。

(2)开证行根据申请书内容，向受益人开出信用证并寄交出口人所在地通知行。

(3)通知行核对印鉴无误后，将信用证交受益人。

(4)受益人审核信用证内容与合同规定相符后，按信用证规定装运货物、备妥单据并开出汇票，在信用证有效期内，送议付行议付。

(5)议付行按信用证条款审核单据无误后，把贷款垫付给受益人。

(6)议付行将汇票和货运单据寄开证行或其特定的付款行索偿。

(7)开证行核对单据无误后，付款给议付行。

(8)开证行通知开证人付款赎单。

给张图，直观一点