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我国电子政务建设急切呼唤项目管理(转)

原创 Linux操作系统 作者:urinator 时间:2007-08-16 00:00:00 0 删除 编辑
我国电子政务建设急切呼唤项目管理
1. 项目管理对于电子政务的重要性

电子政务建设没有绝招,需要的是按规则办事的老实态度,而前提是需要了解规则。

引入项目管理事不宜迟

同其它信息化工程一样,电子政务建设首先是一项项目工程,因此必须在其建设过程中采用项目管理的思想和方法。但是在项目管理过程中又必须有所创造,这是由电子政务的目的、制度、手段和评价工具等软性化因素所决定的:与具体建筑类工程相比,通常其功能难以确定和细化;与企业信息化的工程相比,效益难以评价。现在看来电子政务不仅是一项技术应用--通过信息技术提升办公效率,而且更是一项制度变革,即将传统政务上网引发的制度和流程的变革。这些效果很难通过技术指标来反映。如果从不同利益者来分析,其建设者、委托者、使用者和收益者的利益四方难以统一,故要将立项、建设、管理和运营统一起来。这也是电子政务效益最大的难题--自己建,由于没有竞争者,很难具有监督性,且自己本身就是监督者,再加上政府机构的技术人员和专业化水平很难与专业公司相比,因此很难建好。这也就是说必须按照项目管理理论来实施,分清各个阶段主要利益者不同的权利和责任,解决电子政务中各个阶段的难题(表1:电子政务建设阶段与关键问题)。在我国目前电子政务的建设、运行、维护的体制问题比较复杂,必须走专业化、市场化的道路,要进行合理分工。谁做得更可靠、更安全、成本更低,都要通过市场化、规模化、专业化的经营手段来进行检验。

2. 国内电子政务项目管理有待加强

目前,我国在电子政务建设中还存在不少问题,即使在许多工程中应用了项目管理的方法,也通常存在以下亟待解决的问题:

项目管理缺乏规划和系统性:项目运作主要体现为过程行为。我国电子政务项目的任务细分与计划性不够,出现项目进度延迟、资源浪费、质量低下或项目失败等现象。其中一个重要原因是项目的规划能力不强,目标不明确,以及下一步发展不清晰,缺乏系统性。例如在建设政府网站时,对于政府网站的功能是什么?网站与政府信息管理系统是什么关系?建设电子政务项目中的多种资源如何有效配置?等等问题,都需进行系统地、全盘地考虑。

项目管理控制体系不健全,缺乏相关的技术标准:同我国其他信息化项目一样,大部分政府机构缺乏完整的项目管理体系,相关的责权不够分明,项目管理的漏洞较多,缺乏协调性。例如决策和执行的关系,通常可能在众多项目中被混合在一起,增加了项目的实施难度,并妨碍其效果的发挥。例如在业务流程改造设计中,本来应该由最高决策层确定的事情,可决策层觉得比较难以处理,把问题推给执行层,而执行层又常常把它推给技术实施公司,结果在技术实施公司层面模糊处理,最终问题在应用中又暴露出来。

项目风险防范意识缺乏,存在不确定性因素:很多电子政务项目管理没有风险防范计划,项目的可行性分析流于形式,项目计划时不注重项目中的来自政府、投资、技术、管理与运作中的风险分析,项目实施中不重视风险的监控。结果因项目风险管理不当招致项目中途停工,或者即使勉强建成也问题成堆。

项目领导技巧普遍欠缺,缺乏有经验的团队:在从事政府项目建设中,来自IT企业的项目经理领导技能较弱,在许多情况下对政府内部业务不熟悉,缺乏决断力,加上项目本身存在一些不确定因素,常常出现项目经理不能得到组织高层领导及政府客户的有效支持等问题,导致项目中途下马或更换项目经理。

不注重项目经验总结和知识共享:大多数电子政务项目收尾草率,缺乏项目总结过程,建设与运营脱节,导致项目管理原地踏步,项目绩效较低。当然目前在项目决策与实施,管理与技术之间的处理也存在一定的冲突。同时我国许多电子政务项目建设中存在的问题和积累的经验,还不能普遍、相互地与其他机构共享,导致许多同样的错误在许多项目中不断重演。

3. 国外电子政务项目建设经验借鉴

在国外,电子政务项目同样是一个新事物,在实施过程也出现了一些问题,例如目标过高而一时无法实现,导致项目失败,但也有一些值得我们借鉴的经验:

◆ 注重项目规划,并将规划制度化 我国目前一些电子政务项目建设思路边走边看,俗语曰"草鞋没样,边打边象"。而国外电子政务建设通常具有非常鲜明的计划性,没有通过审查的规划就不能实施,而且会将此规划向社会公布。例如美国联邦政府和地方政府在发展电子政务时,都公布了详细的规划,其内容之丰富程度,计划之详细性,都非常具有可操作性;再如电子欧洲计划和英国出台的各种电子政务计划,其行动方案也是十分清晰,步骤非常清晰。

◆ 目标明确化,可以考核 电子政务的建设目标愈明确,操作就愈有成效。通常国外电子政务项目在编制后,目标非常明确,而且可以检验考核。例如对办公自动化,可能具体到某个比例的文件必须通过网络来进行信息处理;对于政府业务上网程度、整合程度和处理程度都有明确的规定。同时对于可能带来的效益也一目了然。

◆ 形成明确的项目组织机构,而且从各种资源上予以保障 通常国外电子政务项目规划一旦通过,各种资源保障就相应跟上,无须与一些部门讨价还价,从而无需象我国一些电子政务项目,担心半路缺粮或者不断花时间来争取资金,协调关系。这样也保证了电子政务建设的效益与速度。

◆ 在规划初期就充分借助外部力量 将电子政务项目的咨询、建设和维护等业务分别包给不同的专业公司,每个公司通过自己的专业服务各自承担一块,服务专业,职责分明,效果很好。

4. 资料:项目管理的四大要素

项目管理有四个要素,工作范围、时间、成本、质量。

范围(Scope) 也称为工作范围,是指为了实现项目目标而必须完成的所有工作。工作范围根据项目目标分解得到,它指出了"完成哪些工作就可以达到项目的目标",或者说"完成哪些工作项目就可以结束了"。要严格控制工作范围的变化,一旦失控就会出现"出力不讨好"的尴尬局面:一方面做了许多与实现目标无关的额外工作,另一方面却因额外工作影响了原定目标的实现,造成商业和声誉的双重损失。

时间  与时间相关的因素用进度计划描述。进度计划不仅说明了完成项目工作范围内所有工作需要的时间,也规定了每个活动的具体开始和完成日期。项目中的活动根据工作范围确定,在确定活动的开始和结束时间还要考虑他们之间的依赖关系。

成本  指完成项目需要的所有款项,包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。

质量  是指项目满足需求的程度,该需求可以是明确的或是隐含的。

一般通过定义工作范围中的交付物标准来明确定义,这些标准包括交付物的各种特性及这些特性需要满足的要求,因此交付物在项目管理中有重要的地位。另外,有时还可能对项目的过程有明确要求,比如规定过程应该遵循的规范和标准,并要求提供这些过程得以有效执行的证据。

时间、成本、质量这三个要素简称TQC。对一个电子政务项目来说,最理想的情况当然就是"多、快、好、省"。"多"指工作范围大,"快"指时间短、"好"指质量高,"省"指成本低。

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