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项目收尾——项目经理的血泪史(转)

原创 Linux操作系统 作者:urinator 时间:2007-08-14 00:00:00 0 删除 编辑
项目收尾——项目经理的血泪史
谈到项目收尾,可能很多同事都有一大段的牢骚,血泪史当然是少不了的。相信谁都经历过在项目“接近”结束的时候陷入困境的情况,客户不断的提出新要求;以为已经干完了“该干的事情”,结果拿起合同一看,天啊……客户要一项一项地对合同的话,根本就不可能验收。我也有过这样的惨痛经历,就来瞎侃一把吧。

  谈起项目收尾,根据PMI(美国项目管理协会)的概念,项目收尾包括合同收尾和管理收尾两部分。合同收尾就是抓起合同,和客户一项项的核对,是否完成了合同所有的要求,是否可以把项目结束掉,也就是我们通常所讲的验收。管理收尾是对于内部来说的,把做好的项目文档等归档;对外宣称项目已经结束;转入维护期,把相关的产品说明转到维护组;进行经验教训总结,项目成员一起来“怀旧”学习一把。

  我司也象众多的国内IT公司一样,合同收尾是最容易产生问题的时候。象管理学上经常提到的80-80理论,花了计划的80%的时间以为完成了项目80%的工作,结果剩余的20%的工作又要花80%的计划时间来完成。这样的原因是什么呢?是否不能避免呢?

  记得在seven-habits里面提到一个好习惯:“Begin with the end.”这句话对于项目经理来说确实是金玉良言。项目开始的时候是不是看着最后的合同验收来做事呢?不止一次的听说,有项目经理在合同收尾的时候,客户提出一项一项对合同来验收,他才到处去找合同。这样的项目怎么能够Begin with the end呢?

  诚然,我司的合同有些签得比较“离谱”,能人之不能,把项目吹得能把客户想要的一切都办得到。客观来说,这也不能怪业务人员,业务人员是很苦的,陪吃陪喝陪笑,打肿了脸装胖子,在客户面前信誓旦旦才能把项目签下来,就差没跪下来求客户了(摘自某业务人员之口)。他们又怎么愿意去“骗”客户呢?客户是他们的衣食父母,客户就是他们的全部,项目做得不好,最难交待的还是他们。但是项目启动之后,项目经理是否就应该好好的研究合同,与业务人员沟通,了解客户最想要的是什么,然后重新列出项目的范围,尽可能让客户认同。这样就算不能完全避免需求不断增加不断改变的风险,也能有所改善的。

  需求的改变是项目经理最头疼的,客户今天说要天上的大雁,明天又想吃深海的石斑,作为买方,他们没有完全付款,当然能够喜欢要什么就要什么,但是我们怎么控制让客户尽量少地变口味呢?除了上面所说的项目范围的锁定,还需要的就是做好沟通。有时候客户只会从结果考虑,他们想要深海石斑,不会想到抓石斑鱼是很不容易的,先要建造一条远洋渔船,结一张结实牢靠的大网,雇请有经验丰富的船员……我们先要知道的是客户最关心的是什么。如果客户希望要吃的是满汉全席,不管花多少钱,只要赶快上菜就满意了,我们可以先答应他的要求,然后告诉他们石斑对于我们来说一点难度都没有,不过需要1个月的时间去抓,那就要推迟一个月吃上满汉全席,他们说不定就放弃了。当然,这个时候项目经理谈判的技巧是很重要的,既要不吭不悲,又要理据充分,不能胡编乱造哄骗客户,客户不是傻子,他们如果怀疑你的能力和诚信,以后就更难沟通了。在难度不大改变不多的时候,我们更应该的是作出适当的退让,爽快的答应客户的要求,然后让他们知道我们作出了多大的牺牲去帮助他们实现愿望。

  有些客户是比较难缠的,不管你上天入地吊脖子,反正就是坚持他的要求,这样的客户就需要你花更多的心思了。人性总是有弱点的,有些国营企业的客户有强烈的自卑和反叛心理,觉得你们是IT公司,高科技高收入嘛,就是要你难看。那我们是否可以尝试更多的让他了解你的难处,“俺也是苦命人啊,老板欺压我们,要我们没日没夜的干,你改一点东西我们全组人都一个星期睡不好觉啊。”客户也是有同情心的嘛,让他得到多点平衡,说不定对大家都有好处呢。有些客户怕你凶,你就偶尔适当地凶一下;有些客户喜欢你温柔,你就软皮蛇一点好了;有些客户很大男人,你不妨找个小女孩跟他沟通。呵呵,夸张了一点,因地制宜因人而异吧。

  管理收尾是项目经理经常忽略的过程。把项目文档整理一下归档,对于项目的延续性是有很重要的意义的。以后如果找不到相关文档,还不是一样要找项目经理的茬。当然,公司的行政规定在这里更关键,毕竟这是公司长远发展的需要,不能总是依靠项目经理的悟性和自觉性来保证。项目进行了这么久,让项目组成员来个庆功座谈会,大家轻轻松松的谈谈感想,总结一下在项目中的所学所得,对于项目经理和项目组成员来说都是很有用的。项目经理把项目经验归纳归档起来,又会对别的项目经理、对公司的项目管理文化作出了不少的贡献。很多著名的公司都对项目经验总结这一环节看得很重,毕竟现在业界提倡的PMM(Project Maturity Model)的最高境界就是不断地学习改进。

  相信大家都已经认同项目收尾其实并不只是收尾阶段要做的事情,它的根源会拉扯到项目的各个阶段。瞎侃了这么多,其实做起来还是很难的,项目经理的经验起着决定性的作用。我们不妨抛开尊严与自信,多一点学习别人的经验,在这方面试着做得更多一点,说不定会有所改进呢。

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