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(原)浅谈采购业务规划

原创 Linux操作系统 作者:urinator 时间:2007-12-07 17:28:36 0 删除 编辑

本文经修改之后发表于IT168(说起来好笑,其实是我应聘的简历上的东东)

11、浅谈采购业务规划
http://tech.it168.com/m/2007-08-08/200708081031875.shtml

在绝大多数的制造企业,原材料在销售成本中按照所占金额比例是第一位的,所以采购有举足轻重的地位。但是,采购业务经常会发生断料、质量不稳定、成本居高不下的问题,那么,究竟原因在哪里呢?

我个人认为:很重要的原因就是忽视了供方的选择和评价过程。

下面,我来详细地描述一下,符合ISO标准的采购过程是如何操作的。

 

采购业务按照TS/ISO16949ISO9000-2000的标准要求,可以识别为两个过程:供方的选择评价过程和采购实施过程。本业务规划详细地描述了整个业务流程的输入、输入相关记录、处理流程、输出、输出相关记录,这里着重强调输入和输出的相关记录,因为采购的物流、资金流和信息流要求有很强的追溯性,这些记录将为采购工作提供强有力的支持。

1.      供方的选择评价过程

供方的选择评价过程是采购业务的根本,实际上,作为采购的管理者,对供方的选择和评价的重视应该超过采购实施。本人认为供方开发类似于质量先期策划,实际上选择的供方已经决定了采购产品的交付能力、质量等级和成本控制力度。因为在某一阶段内,一个供方的供货水平是基本稳定的。

所以供方的选择评价应该慎重,严格按照质量体系标准实施,对从产生需求、供方选择、供方评价、产品批准、商务谈判、批准供方各个环节予以量化的监控和评价。而且由于各个环节相互关联,每一个环节的输出均为下一个环节的输入,因此需要严格控制输入的准确性,保证输出完整并符合输入的要求。


   
在供方批准后,就要对供方实施管理,其中主要包含三个方面:供方日常监测、质量体系开发和年度评价。供方监测是对供方的交付能力予以数据化考核,质量体系开发用于提高供方的质量保证能力,年度评价是综合考评,用于约束和激励供方。同时,以上的评价也会为供应商的淘汰、额度分配提供有力的量化的相对客观的佐证。

 

下面是本人做的一个供方选择评价过程分析表:

 

输入&记录

业务流程

输出&记录

产品开发的需求

1、  采购产品重要度分级表

2、  技术标准

3、  验收标准

4、  需求计划

5、  供方和产品开发计划

采购部门对产品开发要求进行评审

产品开发进度

1、样件开发计划

 

产品开发进度

1、  样件开发计划

 

采购部根据进度和资源初步选择供方

初步选择的结果

1、预选供方名单

初步选择的结果

1、预选供方名单

采购部对预选供方进行评价

评价的结果

1、  供方的基础情况调查表

2、  供方的质量体系证书

3、  供方评价纪录

通过评价的结果选择合适的供方,进行产品开发

1、  合适的供方提供的产品

2、  技术标准

3、  验收标准

对供方提供的产品(样品)进行批准

 

1、  样品/小批量鉴定表

2、  如有需要,进行PPAP甚至是产品审核

提供供方相关的文件

1、供方的基础情况调查表

2、供方的质量体系证书

3、供方评价纪录

4、样品/小批量鉴定表

管理者代表根据完整的资料对供方进行批准(本过程也可以在商务谈判之后)

 

批准之后,要纳入

1、合格供方名单(实际上,合格供方指的是允许指定供方供应指定产品)

在产品批准之后进行商务确认

1、  样品/小批量鉴定表

2、  报价清单(初步报价应在产品开发之前)

采购部和供方进行商务谈判

 

双方达成共识

1、  采购合同

2、  质量协议

3、  技术协议

对纳入合格供方的供方进行日常供货业绩的监控:

1、  供方交付监控表(交付、质量)

2、  降价计划

3、  服务投诉记录

对供方的交付、质量、成本和服务的日常纪录进行汇总和评价

 

对供方的业绩考核结果

1、供方月度评价表

2、供方年度评价表

同时,需要对供方的质量体系进行监督,提升供方的交付、质量控制、降低成本的能力

1、供方质量体系开发计划(第二方审核计划)

 

供方的采购质量工程师按照计划对供方进行审核和指导

 

得到供方的质量体系保证能力的评价,并且其结果要纳入供方年度评价表

1、供方质量体系开发记录

供方年度评价表量化分数的结果

1、供方年度评价表

根据该结果,淘汰部分不合格的供方

 

制定

1、供方和产品开发计划

 

 

 

 

 

 

 

2.      采购实施过程

采购实施的过程是公司最关注的过程,其绩效是考核采购实施中的准时交付率(数量、时间)、质量(到货批次合格率)、价格三个指标。其主要的环节分解为:产生需求、下达采购订单、到货检验、入库、仓储管理、发货、服务(现场和售后)、付款。作为采购管理者,应该对各个环节的表现予以量化的考核并关注。尤其是采购需求的确认环节和采购到货的统计环节经常出现问题。采购到货统计不准确或不及时就会影响采购业绩,而采购需求的预见性和准确性是决定采购实施成败的关键。

输入&记录

业务流程

输出&记录

采购需求

1、生产需求

2、库存

3、其他需求

 

采购部门对采购需求进行评审

采购计划

1、月度采购计划

 

采购计划

1、月度采购计划

2、合格供方名单

采购部按照采购计划和供方表现对配额进行分解

 

1、采购订单

 

按照采购订单执行

1、采购订单

2、送货单

3、验收标准

4、有要求的话,供方必须提供相应的检验报告

 

质量对产品进行检验,仓库按照检验结果对产品进行接受,采购按照入库单对订单进行跟踪

 

1、到货登记

2、入库单

3、质量信息反馈单

 

1、质量信息反馈单

 

传达到供方并要求供方及时反馈

 

1、闭环的质量信息反馈单

结果应纳入月度供方评价表

生产现场的信息反馈

 

现场服务,对供方的产品质量进行跟踪,通知供方整改

 

供方对现场服务的结果应纳入月度供方评价表

1、应付账款余额

2、采购合同

 

制定付款计划并执行

 

1、付款计划

每支付一笔,应在付款计划中核销,防止遗漏或者重复

 

 

 

 

作为管理者,可以管理至各个环节最细微的末节,但是要考虑管理成本和管理方法。本人对用excel或数据库管理采购和仓库信息不能认同,在实际过程中,信息的共享性和及时性比较差,但最关键的是物料清单和编码不能受控,会经常性的误导操作人员,产生错误信息。作为OEM工厂,上ERP 来自 “ ITPUB博客 ” ,链接:http://blog.itpub.net/7942439/viewspace-212/,如需转载,请注明出处,否则将追究法律责任。

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