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项目管理中沟通的作用 (转)

原创 Linux操作系统 作者:urinator 时间:2007-08-14 00:00:00 0 删除 编辑
项目管理中沟通的作用

【导读】在项目管理的进行过程中,经常用到的一种能力是沟通。沟通有多种方式,包括一对一沟通、一对多沟通。

  在项目管理的进行过程中,经常用到的一种能力是沟通。沟通有很多种方式,包括一对一的沟通、一对多的沟通、多人之间的相互讨论,从沟通的载体而言,有口头、书面、肢体语言,包括面对面的、电话、通过网络、电视、广播等各种途径。

  但是所有这些沟通方式,无论多复杂,实际上都可以简化成一对一的沟通一种形式,最终沟通都只是两个人之间的事情。沟通可以是相互的,但是具体到沟通的"一招一式",都是一个信息发出者,一个信息的接受者。

  沟通的目的是为了两个人之间的交流,对于交换信息、拓宽思路和统一认识,沟通的作用巨大,而且很多时候是必不可少的。但是同时,沟通也比如需要付出一定的成本。最主要的成本是两方面的:一是沟通所花费的时间和精力,二是沟通过程中信息的失真和损失。

  信息在一个人的头脑里处理的时候,信息传递不需要时间和精力,而且没有失真和损失,这两种成本为零;

  当信息被两个人相互传递的时候,将花费时间和精力的成本S和信息的失真和损失成本X,成本的具体大小取决于两个人的表达能力、理解能力、观点和思维的一致性以及达成一致的意愿强烈程度等多种因素。

  值得注意的是:在很多情况下,即使是两个同样具有很强的表达和理解能力的人,他们进行沟通要达成一致所需要花费的沟通成本是巨大的,而且很可能是沉没成本。

  聪明而执着对于沟通而言,有时候是相当危险的。很多人渴望说服别人而且不愿意被别人说服,事实上沟通的目的本身也并不是为了说服别人。管理咨询讨论的课题经常是社会科学而不是自然科学的范畴,它往往并没有一个绝对的标准或答案,在这种情况下,两个人如果在沟通时过分执着而忽视了沟通的最终目的,那么就可能是一场灾难。

  管理咨询师发现他们的沟通成本经常是如此之高,以至于难以承受。到目前为止没有一个办法可以完全消除这种成本,但是有一些基本的原则可以帮助我们有意识地进行一些控制。

  首先是沟通之前对沟通的基本概念和目标进行清晰的界定;

  其次是不能沉溺于沟通本身,而必须时刻清楚沟通的目的;意识到沟通是有成本的,沟通的时间就是成本,客户在为这些成本买单。

  第三是一些规则,包括时间和回合的限制、耐心听完对方的话,进行"集中"决策,由最终必须对此负责的人决定。特别需要注意的是:不能折中和调和。

  [案例]

  我所经历过的一个项目组,在项目经理A和顾问B之间有一次争论,其实是很简单的一件事情,

  1,客户方的一个事业部经理说存在一个问题,但是这个问题实际上并不存在,A认为不能客户说是什么就是什么,而B坚持。两个人为这个问题争论了半个小时。其实很简单,两个人都没有错,但是关键是究竟要在报告是表现什么,是要表现一种正确的管理咨询公司的看法,还是要表现一个客户存在的问题,即使是错误的看法,毕竟是客户的观点。

  很多时候,在讨论问题的时候,应该注意首先就基本前提和概念达成共识别,并且明确一个讨论的一致的目标。

  管理咨询顾问常常是执着而聪明的人,对他们而言,永不言败、渴望挑战是一个优点,从讨论中学习和提高也是他们的目的。

  但是,客户付款是希望能得到一定的成果,有相当强的目的性。很多时候,管理咨询顾问最容易犯的一个错误是不愿意被人说服,而以说服别人本身作为一个胜利。殊不知,浪费了自己和别人的时间,本身是最大的失败。

  前面已经说过,无论怎样的沟通,其基本单元都是两个人之间的沟通,平均而言,这种沟通的成本是既定的。在管理咨询的项目组中,如果由一个人来做一件事情,比如做一个访谈或者完成一个报告,他很可能会有思维的盲点,所以需要和人来沟通,或者和别人共同完成。如果两个人进行沟通来完成的时候,沟通的效果可能提高一倍成为2,而沟通的成本是1;如果三个人进行沟通时,不管采用什么样的手段来进行沟通,实际上,沟通的效果变成3,而沟通成本也变成3……

  简单地讲,就是说沟通的效果是算术级数增加的,而沟通成本是几何级数递增的,因此在管理咨询实践中,一般最小的业务单元都是一个人或者两个人,很少有两个人以上的。

  一般而言,管理咨询的业务单元有如下四种基本类型:

  1.项目经理负责,适用较小的项目,三个人以下,项目经理对事件负责,其他人提供辅助性支持;

  2.一个顾问负责各自的一部分;项目经理进行管理和统筹;

  3.划分成很多小的部分,部分由两个顾问承担,两个顾问是平等的,没有主从之分;

  4.每部分由两个顾问承担,但是有明显的主从,或者都是由项目经理指导一个人,讨论和决策时,以一个人的意见为主。

  为了做好事件,必须事先进行明确,进行充分的授权。

  虽然整个项目是项目经理负责,但是在决定这个业务单元由某个或者某两个人完成后,项目经理只能起管理上的控制、建议和指导的角色,不能对具体的内容进行过多的干预。

  从沟通的效果和效率角度出发,一般就只有上面四种模式,很多时候,顾问在进行决策时需要获取大量信息和思路,需要广泛的讨论,包括项目组内部讨论、头脑风暴会甚至进行上百人的问卷调查,这些都是辅助性的信息支持,最终的承担和负责的单元就是一个人或者两个人。(完)

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