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按项目管理(转)

原创 Linux操作系统 作者:urinator 时间:2007-08-14 00:00:00 0 删除 编辑
按项目管理
你是否经常面临这样的困境——项目因为失控而受挫,不得不向客户不断反馈坏的消息;客户有时并不了解他们真正的需求是什么,但却让你跌入需求不断变化的怪圈。这可能是许多IT企业所经历过的。

IT企业正处于高速发展并以项目为主导的环境中。企业每天所面对的不仅仅是几个大型项目,而将是成百上千不断发生和进行的项目。产生这种变化的因素是多方面的,包括:客户需求的不断提高导致产品生命周期缩短、产品开发项目数量大增;新技术导致了对研究和开发项目需求的增加;为了提高业务赢利能力,改进业务模式的项目需求大增等。

在这种多项目并发、高技术、快速变化、资源有限的环境下,失败和挫折是经常发生的。由于企业总是需要努力满足不断变化的市场需求和面对各种挑战,因此需要考虑实施新的管理方法。可采取的方法之一——按项目管理,将对企业中项目的执行和组织文化的变化产生深刻的影响。

当前,传统项目管理正在经历着一场革命性的变革。1996年美国项目管理学会颁布的项目管理知识体系中,定义项目管理为“将各种知识、工具、技能应用于项目工作,以达到或超过项目干系方对项目的要求和期望”。这种定义虽然至今仍适用于任何一个项目,但它实质上是从管理大型项目的角度定义的。企业现在所面临的是如何利用上述定义的相同原理,管理大量不断持续发生的项目。

最近几年,“将传统的项目管理方法应用于全面的企业运作”,即“按项目管理”的观念在国际上崭露头角并且十分有效。按项目管理是传统项目管理方法和技术在企业所有项目(无论大小)上的综合应用,并冲破了传统的管理方式和界限。按项目管理意味着项目观念渗透到企业所有的业务领域,包括市场、工程、质量管理、战略规划、人力资源管理、组织变革、业务管理等。项目管理者也不再被认为仅仅是项目的执行者,他们应能胜任更为复杂的工作,参与需求确定、项目选择、项目计划直至项目收尾的全过程,在时间、成本、质量、风险、合同、采购、人力资源等方面对项目进行全方位管理。

为了能更好地完成某一项目的目标,需要来自不同职能部门的项目成员在最佳的协作和交互环境下工作,并受到相同的利益驱动。然而,在传统的组织管理结构中,资源归某一特定职能单位的经理管理。这种结构显然不利于形成这种环境,一些IT企业在同一产品的开发、市场、销售和满足客户方面的协调工作总不是那么顺畅。在项目型的管理结构中,资源仍归属于各自的职能部门,只是临时被借调给一个或多个项目团队使用。这种理想化的结构使得项目可以由单独的项目经理更有效地进行管理,而不会受到职能型组织中存在的那种相对狭义的利益范围的束缚,从而确保资源拥有最高水准的协作能力,并增强项目团队成员实现项目目标的使命感。

通常,许多项目型组织(如系统集成商)应设立专门的项目管理小组或部门,而这些小组或部门中又包括有项目经理、计划人员、控制人员和其他项目支持人员(如长天集团、东方网景等正朝着该方向发展)。他们的主要职责是提供项目指导、管理并支持所有主要项目的计划和执行。

按项目管理整个企业,要求企业文化必须能够接纳这种新的思维方式。员工对自身工作的认识,应从“满足部门的要求”,转向“满足项目的要求”。

按项目管理涉及了项目管理的专业知识、综合管理知识和应用领域的专用知识。其中,项目管理的专业知识是一套独特的知识和技术体系。综合管理则包括了诸如计划、组织、人员管理、企业业务的执行和控制等。应用领域的专用知识包括了不同项目类型所特有的一些共性要素,应用领域可按技术特征(如软件开发、系统集成)或管理特征(如承包项目、自主新产品开发)定义。

下面介绍建立“按项目管理”型组织的一些关键程序或知识体系。

项目选择程序

由于资源的限制,对于任何企业来说,选择合适的项目配置是困难的。因此,企业必须有能力避免启动那些对企业长期发展并不重要的项目,避免有限资源的浪费。避免的方法之一就是建立一套有效的项目选择程序。在项目启动之前及将企业资源用于该项目之前,选择程序被用来确定项目的有效性和可行性。这种选择程序所采用的标准(参数)可因企业不同而不同,但通常需要基于以下几个方面考虑:

-对企业发展战略的重要意义;
-建立竞争优势;
-降低运营成本;
-满足客户的需要或期望;
-对企业的价值;
-对投资的回报。

这里需要重点强调的、按项目管理的一个基本原则,就是企业所担负的任何一个项目都必须符合企业的发展战略、目标和方针。企业对发展远景的规划通常会转换为发展战略、目标和方针,这些目标和方针又被进一步定义为由各种项目构成的企业发展计划,并由企业所拥有的人力资源和其他资源给予相应的管理和支持。从按项目管理的观点来看,企业业务成为一种多项目的组合。所有项目构成了企业的业务内容并支持业务的发展。因此,企业所选择的项目必须满足企业业务发展的方针和目标。一些企业可能犯的一个共性错误,就是选择了只对企业业务长期发展起很小作用的项目(有时企业为了眼前的利益,或因为没有明确的发展战略,往往顾及不到这一点,但这将是致命的)。

通过采用项目过滤程序选择合适的项目配置只是建立按项目管理型组织的第一步。每一个通过选择标准的项目,还必须进一步从以下三个不同方面与企业业务相结合。

工作程序

大多数组织,无论管理正规与否,都会有一些工作程序存在。这些程序主要应用于整个企业的业务或产品,例如,人员雇佣程序、采购程序、报销支出程序以及其他支持企业运作的程序,其中,产品开发程序则会围绕开发产品所需的各种活动设定。研究表明,许多企业花了大力气开发正规的产品开发程序,但只有极少数企业真正予以有效实施。

业务和产品的运作和开发程序是被批准项目执行的基石。大多数项目包含了这些程序中的各种活动。这些程序涉及到企业内部的大多数项目,并可以很容易地作为样板用于制定每一个项目的计划。拥有一套已建立的、明确定义且将被始终贯彻的工作程序,会对实施按项目管理起到很大的帮助作用。

资源配置程序

很多企业所面临的一个共性问题是不能准确评价其资源利用的有效性。为了有效实施按项目管理,企业必须建立一套评价其资源在各个项目上的利用效率的方法。虽然这并不容易,但仍有一些技术可以帮助企业有效管理用于执行项目的资源库(以后将会介绍)。同样,需要建立某种方法估算各项目组合起来后的资源需求总和。

相对于整个企业的资源角度来讲,创立按项目管理型企业的关键是资源整合。整合意味着按最有效的方式,将企业所有的资源分配于关键项目上,而这些关键项目是通过项目过滤程序选择出来的。整合还意味着对企业有效资源库的全面掌握和管理(企业的所有资源应汇总到资源库,并能显示资源的可用性)。

理想状态下,在一个按项目管理的组织中,每一项活动或任务都包含在某一个项目中,并配置资源。企业的关键资源(或稀缺资源)在企业业务范围内的有效分配和使用,取决于对正在执行的各个项目的有效控制和充分的信息交流。而未来成功的按项目管理的组织将拥有正规的资源配置程序和全局计划。

项目管理知识体系

对于实施按项目管理的新型管理模式,最困难的莫过于在整个企业范围内对项目管理知识体系的应用。美国项目管理学会从八个知识范畴描述了项目管理知识体系的应用。这八个范畴分别是:范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、交流管理、风险管理、采购与分包管理。

相对于整个企业而言,这些知识范畴所涉及的工作程序并非独立存在,而是需要与企业的业务相结合,并保持在所有项目上的一致性。每个知识范畴所包含的程序对各个项目都有不同的控制作用。当这些项目管理的知识体系应用程序真正能够与企业的组织结构相融合时,可以显著增强企业在项目计划和执行过程中的运作效率。一旦这些程序得以实施并为企业的组织文化所接受,将成为企业运作的标准,并使企业更加接近于按项目管理。

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