ITPub博客

Oracle ERP中的采购单据状态及其控制(转)

原创 Linux操作系统 作者:urinator 时间:2007-08-10 00:00:00 0 删除 编辑
Oracle ERP中的采购单据状态及其控制
本文介绍Oracle Purchasing模块中采购单据的管理与控制,并结合实例,分析了各状态下可采取的控制活动及控制活动对单据的影响。

1 引言

随着经济全球化和市场竟争的日益激烈,ERP管理成为我国企业管理方式的一个热点。为了充分利用鼓新的信息化科技乎段,全面提升、优化、规范各项管理工作,建立适应信息化需求的扁平、高效组织管理模式,济南钢铁股份有限公司(简称济钢)自2003年2月启动ERP项日,2004年初包括采购、销售、库存、财务等模块的ERP一期上线。济钢的ERP选用了Oracle公司的Oracle11.5.9经过1年的运行,取得了明显成效。

2 单据状态

Oracle Purchasing即采购管理是ERP的重要组成部分,主要功能为编制采购需求计划,根据计划创建采购订单并跟踪订单的执行情况,处理订单的接收和退货,建立和维护供应商档案等,包括了整个采购活动的各个环节。
主要采购单据包括申请、标准和计划采购订单、采购协议、发放等。单据的审批状态有:(1)未完成:指不完整的采购单据,即在单据录入窗口录入创建了单据,但尚未提交审批。(2)处理中:在单据编辑窗口录入后提交审批,正处于审批工作流中的单据。(3)已拒绝:在审批工作流中,被审批人拒绝的单据。(4)已退回:采购申请被采购员退回。(5)要求重新审批:采购订单与发放在批准后,如果单据创建人对单据的主要数据进行修改,则系统会自动修改单据状态为要求重新审批,需要创建人将单据重新提交审批,方可进行订单的进一步处理。

3 单据控制

在Oracle Purchasing中,单据的控制活动主要有删除、取消、暂挂、关闭、冻结等。系统一般设置为只有单据创建人具有访问、修改单据的权限,其它人只分配杳看单据的权限。
(1)删除。对于未提交审批的单据,可以以在单据创建窗口直接删除整个单据、单据行、发运。对于已提交审批的单据,可以删除其中后来添加的未批准的行、发运和分配。删除后,订单所关联的申请会自动返回申请集,可以使用自动创建单据窗口,把这些未执行的申请重新分配给其它采购订单或发放。删除操作执行后,单据数据直接从系统中删除,无法再从相应界面与数据表中杳到。
(2)取消。单据创建人可以通过完全或部分取消单据头、行、发运、分配,来终止或部分终止与供应商的现有合约关系。如果取消了采购订单实体,则不能接收或支付被取消的物料和服务,但可以支付取消前已接收的订单。另外,不能修改被取消的实体或其组件。如果某申请行已有关联的采购订单,则此行不能被取消。取消操作属不可撤消的操作,只有确保所有需要的活动均完成之后,才可以取消单据或其组件。单据被取消后,在单据汇总界面仍然显示相应数据,但单据不可访问。通过系统设置,采购员可以在取消订单的同时,选择是否同时取消采购申请,否则,申请会自动返回申请集。
例如:与某供应商订购了某物料A与B,随后因设计变更,不再需要物料B,这时可取消包含物料B的订单行。如果物料A订购数量为30件,而生产只需要20件,在接收20件并完成后续事务处理后,可以取消订单行,则剩下的10件就会取消,而已接收的20件仍然有效。
(3)最终关闭。可以以通过最终关闭已完成的单据、行和发运,防止对单据的修改或执行活动。单据最终关闭后,无法在相应的录入表单窗口访问该单据,也不能对最终关闭的实体执行以下活动:接收、转移、检验、交货、更正接收数量、开票、向供应商退货或退回至接收。可以审批包括最终关闭实体的单据,但不能审批在题头层最终关闭的单据。可以打印最终关闭的单据。单据关闭后,与订单关联的申请不会自动返回申请集。单据最终关闭是Orac1e Purchasing系统的内部控制活动,不会影响与供应商的合同关系,即与供应商的合同关系依然有效。
最终关闭是不可撤消的活动,只有在确保所有需要的活动均已完成时,刁一能最终关闭单据或其组件,一般不建议执行此活动。
(4)暂挂与发放暂挂。只有状态为处理中的单据可执行暂挂,单据暂挂可以在撤消审批单据的同时防止打印、接收、开票和进一步审批,直至解除暂挂。例如:在采购订单提交审批后,发现合同条款存在一定问题,在同供应商协商期间,可以先暂挂单据,直至问题解决后再执行发放暂挂。
(5)冻结和未冻结。如果要防止再对采购订单进行任何修改或其它活动,可以冻结采购订单,冻结操作只能在题头和发放层执行。在冻结采购订单后,仍可以接收和支付已订购的货物。如果要防止接收或将发票与此采购订单匹配,则应取消或最终关闭采购订单。冻结操作属可逆操作,在控制单据界面执行未冻结,可以撤消冻结单据。冻结订单不能在录入表单中被访问。
(6)关闭、接收关闭、发票关闭。Oracle Purchasing可以根据系统中采购选项窗口中指定的控制选项(接收关闭允差、接收关闭点和开票结算允差),自动关闭接收及开票。一旦关闭指定行的所有发运,Oracle Purchasing将自动关闭该行;一旦关闭指定题头的所有行,Orac1e Purchasing将自动关闭单据。除系统的自动关闭外,还可以在单据控制界面手工将接收关闭或发票关闭,以控制在某期间内的订单接收及开票。例如:系统设置关闭允差为95%,如果订购了某物料100件,已接收了96件,则系统自动关闭此行的接收。如果供应商第一批送来94件,采购员认为剩余的6件可以不再需要,可以人工在单据控制界面关闭接收,则此行不可再接收。进行关闭后,在单据控制界面可重新打开单据。

4 单据控制适用性及控制状态检查

表1为申请与标准采购订单允许进行的有效控制活动。

表2为单据控制状态检查情况。

Oracle Purchasing中,不同的单据类型和实体,允许执行的控制活动不同;同一单据类型,不同的状态下,可以执行的控制活动也不同。在选择控制活动时,系统会对单据执行状态进行检杳,核实单据的状态是否有效,来决定是否可以执行选定的控制活动。

来自 “ ITPUB博客 ” ,链接:http://blog.itpub.net/7942439/viewspace-20814/,如需转载,请注明出处,否则将追究法律责任。

请登录后发表评论 登录
全部评论

注册时间:2007-12-06

  • 博文量
    3875
  • 访问量
    1801116