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浅谈流程在ERP系统中的应用(转)

原创 Linux操作系统 作者:urinator 时间:2007-08-09 00:00:00 0 删除 编辑
浅谈流程在ERP系统中的应用
一、前言
  ERP系统的使用为企业提供了先进的管理平台,改变了企业传统的工作方式;强化了企业的管理手段,提高了企业的管理水平,对企业的发展起到了有力的促进作用。但是我们也不得不面对,由于数据的错误,给系统的使用也带来尴尬的局面。譬如去年10月份,由于系统中一个小数点的错位,造成某公司投入大量的人力、物力,耗时近20个工作日来解决问题。因此,在企业产销战略和信息的今天,对系统的管理、对数据的监控工作已经上升到了极高的地位。

  数据的整理与录入错误是企业实施ERP系统的一大拦路虎,这也是实施ERP系统成败的关键之一。有人将ERP系统说成是一分技术、三分组织、六分数据,可见数据的重要性了。那么有办法预知、预查系统数据异常吗?笔者通过实际工作的总结,发现系统中出现数据异常,实际是有其共性的。

  二、实例

  实例一:某油库电话通知运销处,在做卸油操作时,发现某炼厂数据异常,发油仅有157kg;

  实例二:运销处在做某月发票校验时,发现物料帐目严重欠量;

  实例三:在日常查询库存时发现油库始终有385t在途,而近期无收油作业;

  实例四:月底盘库时油库发现铁路在途93t;

  实例五:盘库时发现某航站盘亏1.5t,有超差嫌疑;

  三、流程分析

  系统的流程可以分为6个节点:炼厂代表处、业务库、航加站、供应站、运销处、财务处。而这6个部门又可以分为3个板块:源头板块、最终用户、控管板块。我们可以通过下面的板块关系图来分析他们的相互关系:


  通过板块关系图可以看到,运销处与其他各部门均有业务往来,整个流程成星型拓扑结构,现在我们将流程进行分解:

  ①最终用户出现问题时,与运销处联络,反映数据和操作异常;

  ②运销处将问题解决后,向最终用户反馈信息;

  ③月末盘点物料帐目结束,由运销处汇总各部门物料状况,数据核查无误后向财务处通知物料状况;

  ④财务处关闭物料帐目,进行调帐并通知运销处帐目已关,已开启当月物料帐目。调帐过程中,如无异常情况,关闭财务帐目;

  ⑤运销处将最终用户反馈的信息,通知代表处,更改数据和录入细节等问题;

  ⑥代表处将更改或检查的结果上报运销处。


  注:流程图中★特殊情况是指当物料数据异常,出现跨月,甚至跨年作业时,由运销处通知财务处,财务处开启上月物料帐目;完成作业后,由运销处通知财务处立即关闭上月物料帐目。详述见实例二。

  通过流程图来分析该公司ERP系统的工作情况:

  1、控管板块:运销处是物料处理的中心。每月月初,由运销处作出当月采购订单,并且负责物流配置、运输、接收和销售,确认物料状态,进行发票校验;同时,运销处的关键作用还在于协调各环节中物料的即时状态。ERP系统中所有数据的抓取均是以物料帐目的移动为基础,财务帐目的产生也是基于此,所以运销处的作用就是系统的运控中心,起到掌握和控制物料流动的作用。运销处在流程控制中是数据异常发现前沿,是解决数据异常的指挥所和汇入点。

  2、源头板块:炼厂代表处是最容易出现问题的地方。代表处根据月采购订单,录入物料数据,控制物料从炼厂中发送出来。代表处是物料数据流的源泉,操作人员要处理大量的物料细节数据和物料数量数据。物料流动过程中,物料数据会影响到后续的每一个操作环节。因此,源头板块出现数据异常,影响力和破坏力最大,也最容易发现。

  3、最终用户是问题的发现者。物料流动的最终环节就是进入供应站、业务库和航加站。业务库和供应站负责物料的接收、存贮和发送作业;航加站和供应站完成物料向飞机加注的最后操作。因此,源头数据异常的最终归口就是在最终用户;同时最终用户也是自身数据异常产生的起点,这种数据异常难于发现,通常数据异常集中体现在月底盘库数据处理过程中。

  对照流程图,分析各板块的特点,我们就可以通过板块流程和运行流程来分析问题了。

下面我们就上面具体实例来分析解决ERP系统在实际工作中容易产生的问题:
  见(表一)



  这里重点分析实例二:

  实例二:运销处在做某月发票校验时,发现校验帐目严重欠量;

  流程分析:

  1)运销处自查数据,有可能是在做该炼厂发票校验时,少录或是漏录相关数据;自查结果无。通知代表处查询数据;

  注:如果自查结果有,则自行解决数据。

  2)代表处自查数据;自查结果有。自行处理异常数据,并将解决的情况上报运销处。

  注:如果自查结果无,则通知业务库或者其他相关最终用户。

  如果代表处或者终端用户无法自行解决异常数据,则通知关键用户或者运销处,联系技术支持人员,协同解决。

  3)ERP控管部门,对数据异常情况及解决过程备案。

  事情缘由:代表处操作人员将发油数据录入上月采购订单中,造成运销处发票校验过程中严重欠量。

  解决步骤:问题造成的后果非常严重的,由运销处通知财务处打开上月的物料帐目,同时通知业务库做收油冲销,代表处做发油冲销,然后代表处再作发油操作,油库做收油操作,运销处通知财务处关闭上月物料帐目,运销处做发票校验。

  现象分析:业务不熟练 ,责任心差。没有了解切实的情况,想当然操作,将发油数据录入了非本月采购订单。此类问题还会出现在油缸浸渍中,将自己的油缸测量值输入其他工厂等。

  通过对实例二的流程分析,我们可以看到运用运行流程图和板块关系图,能够理清思路,准确分析、处理ERP系统数据异常情况,能够预想、预查问题的症结,将损失降低到最低点。

  四、总结

  运用运行流程和板块关系的方法,最主要的目的是就是理清部门间关系,从大运销的宏观角度,预查数据异常可能产生的原因,预想解决症结的方法。当然运用运行流程和板块关系的方法也有其难点,那就是必须要全面了解物流全过程,采用逐一派查的方法,这需要花费较多的时间和较大的精力。

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