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ERP中的资金管理(转)

原创 Linux操作系统 作者:urinator 时间:2007-08-05 00:00:00 0 删除 编辑
总之,通过 “ 业务=>会计=>资金管理 ” 的信息流转, ERP中的资金管理吸收了来自企业各个方向的信息,保证了资金管理各种功能的实现。

提到ERP,人们立刻想到它的制造资源管理功能。其实,ERP也为企业资金管理领域提供了丰富的管理工具。

  ——资金管理(Treasury)是现代企业管理的一项重要内容。围绕企业生存、发展、获利的很多问题都和资金管理相关,比如如何降低库存是管理中极为关键的问题。降低库存的一个主要目的就是盘活资金。为了获得更多的资金用于企业的发展,向银行贷款几乎是每一个企业的必经之路,但银行贷款的利息却又使企业的财务费用急剧上升。即便是股份制企业,可以通过公开市场筹措到大量资金,但是面对资本市场,却仍然存在一个投资回报的问题。如何平衡自有资金和借贷资金之间的关系,是企业面临的一大课题。企业一方面要保持资金适当的流动性以应付到期的债务,另一方面又必须有效地降低资金占压成本。

  ——在商贸企业中,高效的资金流管理和物流管理构成了企业的核心竞争力。

  ——如果能将每个业务部门乃至每一笔业务的资金占压成本量化,那无疑将大大地增强绩效考核和决策的科学性。这种需求在结构庞大、产品线众多的企业里往往也会存在。

  ——ERP是现代企业的内部管理平台。除了人们熟知的MRP等管理工具之外,ERP也为企业资金管理领域提供了丰富的分析工具。目前国内已经有相当数量的企业开始运用ERP进行资金管理。本文旨在介绍ERP环境下,资金管理的各种概念、工具及其实现。

  ——集成环境下的资金管理

  ——ERP的一个重要特点是集成。现代ERP系统在功能上涵盖了企业运作的所有方面。

  ——集成(Integration) 使得在ERP平台上工作的人们用一个声音说话,他们所面对的是一套源头唯一而且勾稽准确的数据。

  ——ERP中的资金管理就是根植于这种集成环境下的。在我们详细介绍资金管理所处的集成环境前,首先让我们看两个重要的资金管理概念。

  ——1.会计科目的层次

  ——在财务会计中, 我们通常会对会计科目进行一定的分类,比如资产类、负债类、权益类或损益类。但在资金管理中对于会计科目存在另一种视角。如图1所示,会计科目被置于三个层次之上。ERP系统中资金管理对会计科目的分层使之相对于其他会计软件确立了绝对的优势:即不需要任何人工分析,系统自动实时生成《现金流量表》。

  ——国内绝大多数会计软件对于《现金流量表》的处理方法是在输入会计分录时,增加现金和现金等价物科目的输入内容——即指明每笔现金收支是属于哪一个表项。这一方面增加了会计工作量,另一方面由于在每笔收付款时必须人工查找该笔往来最初产生的原因,使得输入的准确性大受影响。特别当一笔收付款对应多个表项时,如给供应商付款时包括了货款和增值税两个表项,这种方法要求将分录中现金行手工计算并拆分成几行,造成不必要的麻烦和错误。而ERP系统完全杜绝了此种方法的弊病。

  ——资金管理模块将会计科目分为三个层次:

  ——现金层 包含货币资金和短期投资等科目,它相当于我国《企业会计准则-现金流量表》(本文中略作《现金流量表》)中对于现金和现金等价物的定义,即库存现金。它是能随时支取的银行存款和其他货币资金以及三个月内到期的短期债券等期限短、流动性强、易于转换为已知金额现金、价值变动风险很小的投资。我们将在下一期的文章中介绍如何利用ERP中的资金管理概念实时生成《现金流量表》。

  ——收入支出层 包含的科目代表了企业现金流量的起源。比如产品销售收入代表了现金流入的起源,固定资产、库存商品代表了现金流出的起源。而长期投资、应交税金的明细科目则分别代表了现金流入和流出。所有的权益类和损益类科目都应包含在这一层。这一层对应于《现金流量表》中现金流量的分类或者说直接反映了《现金流量表》表项一至四。即经营活动、投资活动、筹资活动产生的现金流量以及汇率变动对现金的影响额(包括明细项目)。

  ——应收应付层 虽然称为应收应付层,但它不仅包含应收账款和应付账款,而且还包含预收和预付账款、其他应收和应付款、应收和应付票据等科目。这一层的科目反映了收入和支出在形成现金流量之前以短期债权债务存在的临时状态。它对应《现金流量表 指南》中计算各表项时的调整项。

  ——ERP中的资金管理模块是一个数据接收系统。通过对财务会计中的科目分层,财务会计的账务处理被自动地转换成了资金管理的语言。

  ——下文我们将详细介绍这种转换。完成从财务会计数据到资金管理数据的转换并不需要额外的数据输入工作。这样一方面减少了日常财务工作的负荷,另一方面保证了财务会计和资金管理两个领域信息的一致。在ERP系统实施过程中,财务会计模块会定义会计科目表。与此同时,资金管理模块需要对所有的科目进行上述的分层。

  ——2.集成中的资金管理

  ——科目分层之后,我们看一看资金管理是怎样集成到整个ERP中的。如图2所示,在资金管理的上方是ERP中业务和物流(Logistics)的各个模块:销售、生产、采购和库存管理。整个业务流程很难一言概括,也不是本文的重点,因此我们仅做简要介绍作为本篇的背景。

  ——企业销售人员进行各种售前活动,签定销售合同。ERP运行MPS和MRP,生成生产定单和采购申请,分别由生产部门和采购部门完成。而库存管理部门通过系统集成管理库存,如采购合同收货,生产定单的收发货和销售发货。采购合同的完成需经过收货入库和供应商发票校验等步骤,最终系统根据付款条款生成付款建议,由出纳审核后正式付款。同样的,销售合同必须经过销售发货和财务部开票等步骤,风险管理部门根据公司政策进行催款和对账,最终收到货款。

 ——ERP通过整合企业内部流程,规范信息流转,保证了各部门的协同工作。

  ——在上述流程运转中,有些业务行为需要用会计的语言记录下来,如销售环节的开票、发货、收款以及采购环节的收货、发票校验和付款。这时业务和财务的集成体现在ERP的自动记账功能上——系统根据业务部门提供的信息在会计模块中自动产生会计分录并更新账簿。图2中的黑色箭头就代表了自动记账,而箭头指向的圆环表示生成的会计分录,根据科目的三个层次又被转换成了资金管理的语言。

  ——例如当库存管理部门针对某张销售合同发货出库时,系统根据发出的商品、发出商品的库存地等信息自动生成“借:产品销售成本”、“贷:库存商品”,金额为该批次产品成本的会计分录。由于产品销售成本和库存商品同属资金管理中收入支出层 ,因此这笔凭证不会在资金管理中产生影响。

  ——又如当财务参照该次发货在系统中生成发票时,系统将自动生成 “借:应收账款——该客户明细”、“贷:产品销售收入”、“贷:应交税金”的会计分录。由于应收账款属于应收应付层 ,而产品销售收入和应交税金都属于收入支出层,因此这笔业务会对资金管理产生影响,但此时还没有形成现金流。

  ——最后当收到销售货款时财务在系统中输入会计分录“借:银行存款”、“贷:应收账款——该客户明细”。银行存款属于现金层 ,而应收账款属于应收应付层 ,因此这笔业务也会对资金管理产生影响,而且已经形成了现金流。

  ——从上述三个例子中,我们可以看到系统判断一笔分录是否对资金管理产生影响取决于该笔分录的各个项目是否跨越了不同的会计科目层次。我们将在下一期文章中的《资金管理状态 》中作详细解释。

  ——总之,通过 “ 业务=>会计=>资金管理 ” 的信息流转, ERP中的资金管理吸收了来自企业各个方向的信息,保证了资金管理各种功能的实现。

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