ERP系统上线前的数据输入

本文将就ERP系统投入前数据输入的基本要求和方法做一个详细的阐述。

　　■ERP系统数据输入的基本要求

　　在ERP系统投入运行前的数据输入与系统正常运行时相比有许多不同之处。在系统正常运行时，数据输入主要是由企业的各部门人员人工输入，输入的数据以交易数据为主，主数据为辅，一般只需每天将当天的数据全部输入系统结清即可。而在系统投入运行前的数据输入却需要IT人员的大量直接介入，因为输入的数据不仅包括交易数据（主要是未结的订单等），而且还包括大量的主数据（例如原材料、企业架构数据、财务数据等等）。值得注意的一点是，此时数据输入量非常大，而且所有数据必须在很短的时间内输入系统。因此，我们应当注意以下几点要求：

　　·高效率

　　这里高效率包含有两层含义：数据准备的高效率和数据处理的高效率。

　　ERP系统所需的数据来源于企业生产实际，因此数据的收集在很大程度上依赖于企业的第一线人员。因此必须根据他们能够理解的格式设计出表格，供他们收集整理数据之用。ERP系统往往跨若干个部门，因此必须将系统所需的数据分解成各个部门掌握的数据。这样才能在最大程度上帮助各部门人员提高数据准备的效率。

　　数据处理的高效性是指我们提供的数据输入方法应该能够在尽可能短的时间里将所有数据正确地输入系统，从而将对企业正常运行的影响减少到最小程度。在一般的情况下，系统数据输入应该在周末进行。由于需要输入的数据量很大，动辄上万条记录，我们必须考虑采用批处理数据输入方式，而不可能完全依靠人工输入。

　　·数据关系安全性（特别是必须满足应用程序逻辑）

　　ERP系统数据间关系非常复杂：除了由关系型数据库系统（RDBMS）强制实现的各种数据库级的关系（例如数据表的主键、外键等）外，还有许多由其上的应用程序保证的应用程序逻辑（例如一种原材料必须具有一个预先指定的存储该类材料的仓库等）。无论采用何种办法，任何输入系统的数据必须同时满足这两种限制条件，否则可能对系统产生不可预料的后果。

　　在系统投入运行前进行的数据批处理输入时也必须保证满足这两种关系，尤其是应用程序逻辑。一个可接受的、安全的做法只能是通过应用程序层将数据输入ERP系统，从而可以保证所有的数据都经过应用程序和RDBMS两级的逻辑检查，以确保数据关系的安全性。

　　这就是说，一个理想的、安全的批处理数据输入办法应该和通过系统屏幕输入数据是完全等价的。即：

　　1）如果用批处理的办法可以输入系统的数据，同样可以通过系统提供的标准屏幕输入到系统中去。

　　2）无法通过系统提供的屏幕输入的数据，同样也无法通过批处理方法输入系统。

　　另外需要特别指出的是，有些数据，例如订单的序列号，是由应用程序动态生成的。对于这样的数据，直接将数据“灌入”数据表的做法一般是难以处理的。

　　·数据正确性

　　数据正确性包括两方面的含义。首先，收集到的数据本身必须是正确的；其次在将收集到的数据输入系统的过程中，不能引入任何附加的错误。

　　数据本身的正确性更多的依赖于企业各部门数据收集人员。他们应当保证上交数据是正确的，没有遗漏、重复，也没有过时、失实的数据。作为IT人员，我们应该具有一定的手段可以帮助检查出尽可能多的数据本身的错误。

　　有了正确的数据，我们应当保证在数据输入的过程中不能引入任何附加的错误。最常见的引入附加错误的原因是人为原因导致的误输入、误操作等。但是我们也必须意识到，数据输入顺序不正确也能引入非常严重的附加错误。

　　·数据输入操作的原子性

　　ERP系统的数据输入是非常强调原子性的，即任何操作或者成功、或者失败，而不允许存在半成功、半失败的情况。

　　输入操作的原子性是数据库操作原子性的扩展。在实际应用中，ERP系统通过其使用的RDBMS和相应的应用程序来共同保证输入操作的原子性。因此，无论我们采用何种办法来输入数据，都必须保证输入操作的原子性不被破坏。

　　■一些常用输入办法

　　在分析了上述的各种要求之后，我们可以对常用的一些输入办法做一个分析比较。其中，除了手工输入之外，其他办法都可以归入批处理数据输入的范畴之内，即利用计算机将一个预先准备好的数据文件输入ERP系统。

　　·人工输入

　　所谓人工输入是指召集一些数据录入员，通过ERP系统提供的标准屏幕进行数据输入。从本质而言，人工输入和系统正式运行后的操作是完全相同的，只是工作强度不同而已。

　　这是一种相当灵活的办法，非常适用于ERP系统的一些最基本的设置，例如公司名称、地址或者系统语言设置等的输入。但是人工输入的致命缺点是工作强度高、输入效率低，而且容易引入人为的错误。即使是一个非常仔细的数据录入员，在连续输入几个小时类似的数据（特别是类似会计科目表那样的数据）的情况下，也难免发生一些错误。所以在系统上线前的数据输入阶段，人工输入仅仅适用于少量数据的输入，而不能用作大量数据的输入。

　　手工输入可以很好地满足数据关系安全性、数据输入操作的原子性等要求；但不能较好地满足数据输入的高效性及数据输入的正确性等要求。

　　·利用ERP系统提供的数据输入接口

　　有些ERP系统提供了专门的数据批处理输入接口，例如SAPR／3等，这是一种值得优先考虑的方法。对于任何一个ERP系统，我们必须首先做一个充分的研究，以确认该ERP系统是否提供这种接口，以及该接口是针对应用程序级接口，还是针对数据库级接口。有些ERP系统提供的接口是跳过应用程序层，而直接面对数据库的。对于这种情况，我们必须非常谨慎，一般可以考虑和其他方法一起使用。例如对于仅涉及一个数据表的数据（绝大多数是系统主数据），我们可以采用这个接口；而对于涉及多个数据表的数据（绝大多数是交易数据）、并且我们对其中数据模型和输入顺序不确定时，应当考虑采用其他方法。

　　如果该接口是面向应用程序层的，它可以很好地满足几乎所有的要求；反之则对数据关系安全性和输入操作的原子性支持不够。

　　·利用EDI接口

　　EDI，即电子数据交换，是一种国际标准，一般ERP系统都会提供这个接口。

　　如果将准备好的数据文件重新格式化成相应的EDI文件，然后模仿成是由外部网络传来的文件，交给本地的ERP系统，就能够将大批量的数据自动输入系统。

　　EDI文件的格式一般完全取决于业务要素，而与具体ERP系统数据模型的设计无关。例如一张销售订单的EDI文件包含有交易双方的公司名称、地址和产品名称、编号、数量、单价、总价等，而并不涉及这些信息具体和哪个数据表的哪个字段对应。因此，EDI接口是通过ERP系统的应用程序层将数据输入系统的。但是，EDI标准只定义了交易数据的规范，而不包含系统主数据的规范，因此我们一般无法利用EDI接口来输入系统主数据。（尽管这听起来有些遗憾，但是我们必须考虑到EDI本来的目的是支持企业间贸易的电子化。）在实践中我们可以结合EDI接口和上述的ERP系统专用数据输入接口来分别处理交易数据和主数据。

　　综上所述，我们可以看到EDI接口可以很好地满足数据关系安全性、输入操作的原子性、数据输入的高效性、数据输入的正确性等要求。

　　·利用CIM接口

　　通过计算机集成制造CIM接口，ERP系统可以连续不断地接收数据采集进程产生的数据，也可以定时直接读取数据文件。显而易见，如果我们将准备好的数据文件重新格式化成CIM文件，然后模拟成系统接受的CIM输入文件，同样可以达到将大量数据输入系统的目的。

　　CIM的数据格式一般同样也是面向应用程序的，与数据库设计无关。与EDI接口不同的是，CIM接口的数据格式往往因具体ERP系统的不同而有所不同，并无一定的国家标准或业界标准。另外，通过CIM接口我们不仅可以输入交易数据，一般也可以输入系统主数据。

　　我们同样可以看到CIM接口可以很好地满足数据关系安全性、输入操作的原子性、数据输入的高效性、数据输入的正确性等要求。

　　顺便指出，无论是EDI格式文件还是CIM格式文件，其内容都是可读的普通文本。这一点给文件格式转换带来了不少的方便之处。

　　·利用ERP系统提供的API（应用程序编程接口）

　　最后一种常用的办法是利用ERP系统本身提供的API。几乎所有流行的ERP系统都提供了一定的API供第三方作二次开发之用，例如SAP的BAPI、BAANⅣ的BAANAPI等等。有些API不仅提供了C语言层次的编程接口，而且提供了诸如OLE等更为高级的编程接口。毫无疑问，我们可以利用系统提供的API为数据输入开发一些满足以上所有要求的专用工具。但是，使用API对开发者的要求是远远超过使用其他方法的。在实践中，我们必须考虑诸如成本、风险等其他要素。

　　需要强调的是，在输入系统的过程中，我们应当综合利用所有合适的方法。通常我们采用的是以一种批处理方式为主、手工输入为辅的策略。



　　从本期开始，ERP专栏正式开栏。本专栏将从新的角度出发，力图拉近ERP与用户之间的距离。我们认为，ERP不能仅仅停留在理论的层面上，而应该更多地深入到应用的实际中。因此，本栏目将不仅关注ERP软件本身，也将探讨ERP实施过程对IT技术的要求。

　　本栏目己经与众多的业内厂商和专家建立起了联系，同时还开通栏目热线ciw_fhm@ciw.com.cn，希望本栏目能够成为用户与厂商、专家之间信息交流的中转站。