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浅谈烟草企业固定资产信息化管理

原创 Linux操作系统 作者:Java_simon 时间:2010-03-22 13:39:22 0 删除 编辑

固定资产管理流程示意图

固定资产管理是企业管理中的一个重要组成部分。近年来,随着信息技术在烟草行业的大力推广及应用,烟草企业积极探索如何利用信息技术加强固定资产管理,实现固定资产信息化管理。下面笔者就这一问题谈谈自己的看法。

固定资产信息化管理的必要性

    部分烟草企业固定资产管理方式落后。目前,一些烟草企业在规划设计、人力资源、专卖系统、办公自动化等各环节都应用了信息技术,但在实现固定资产管理信息化方面却几乎是一片空白,对固定资产的管理还是采用传统的手工登记、粘贴纸质资产标签、年终组织相关人员进行实物盘点的方式,不仅工作效率低,浪费了大量人力、物力,而且由于采用手工方式录入数据,很容易产生错误。
    烟草企业的特点需要实行固定资产信息化管理。一方面,烟草企业设备多、价值高、分布分散,同时对设备完好率要求高;另一方面,由于烟草企业是资产分散、数据集中、管理集中的企业,在企业的运营成本中,设备费用、材料费用、维修费用占据了一定的比重。因此,需要烟草企业实现固定资产信息化管理,全面提升烟草企业的资产维护管理水平。
    实行固定资产信息化管理的优势。可实现对企业固定资产的集中统一管理,有效做到固定资产实时调配、动态跟踪固定资产的来源及去向,提高固定资产的利用率,发挥固定资产的最大效益;能最大程度地杜绝管理漏洞,避免企业固定资产的流失,保证固定资产的有效调配。具体来说,烟草企业实行固定资产信息化管理可以带来如下效益:降低设备运行宕机率;改善资产台账信息管理;提高设备运行监控及性能分析评价水平;减少由于非计划性维护工作较难控制造成的预算失误和采购难以控制;建全维修知识库,加强设备预防性维护;准确采集数据,工作信息充分共享;优化库存结构,降低库存占压资金。

实现固定资产信息化管理的建议

    笔者认为,烟草企业不妨通过开发一套固定资产管理软件系统来实现固定资产信息化管理,从而全面提升资产管理工作的网络化、规范化与标准化水平。在开发使用该固定资产管理软件系统的过程中,需要注意以下几点:
    第一,应先添置一台固定资产服务器,搭建固定资产管理信息平台。在服务器上安装固定资产管理软件系统,该软件系统应该由基本设置模块、数据接口功能模块(即财务软件端口对资产管理软件开放)、卡片管理功能模块、条码管理功能模块、固定资产清查功能模块、系统后台管理功能模块组成。同时,该软件系统还应具有强大后台管理功能,如修改密码、设置打印、清查功能、清除缓存、系统日志、备份资料、同步数据、自动对比、系统升级等。
    第二,使用条形码技术。条形码技术输入速度快、可靠性高、采集信息量大、灵活实用,是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术。利用资产管理软件系统中的条形码管理功能模块,自动生成固定资产唯一的条形码身份信息标签。同时,严格规定只有总资产管理部门有权打印发放固定资产条形码标签,保证标签数量和内容准确性,确保清查资产的便利快速。
    第三,在开发固定资产管理软件系统的过程中要体现对固定资产进行过程控制与动态管理的思想,真正实现固定资产管理工作的标准化。同时,确保固定资产管理软件应具有良好的扩展性,具备自动化的系统检测、诊断与备份以及恢复功能,引入授权、加密等安全机制,有效保障软件系统的高效、稳定运行和用户数据信息的安全性,避免重大损失。
    第四,资产录入时,使用条码采集器(无线扫描枪)对生成的资产条形码身份信息标签进行扫描后粘贴在实物上。录入完成后,可以通过电脑、无线通讯方式(802.11b/GPRS/CDMA)等将条码采集器采集的数据传输到资产数据平台,保证数量和内容的正确性。资产清查时,各县(市)资产管理员利用条码采集器扫描采集粘贴在实物上的资产条形码身份信息标签,通过网络将扫描数据导入资产数据平台数据库,由固定资产管理软件系统进行自动对比清查。清查结束后,系统将清查结果自动发布到资产软件公告栏上,以方便各资产管理员根据清查结果寻找缺失的物品。
    第五,为方便对固定资产进行管理,应设立不同权限的固定资产管理员,大致包括以下几种:系统管理员、专职管理员、资产会计、实物管理员、保管员。其中,系统管理员拥有系统的所有权限;专职管理员拥有本单位所有资料的查询权限、固定资产清查权限,还可以配置本单位下属的资产会计、实物管理员、保管员;资产会计可以查询几个部门或地点的资料,并有固定资产清查权限;实物管理员可以查询几个部门或地点的资料,并配置下属的保管员;保管员有查询固定资产卡片的权限。系统管理员根据不同的用户角色,可分配相应的部门及固定资产地址访问权限,系统登陆时将根据不同用户的角色,登录相应的管理和查询界面。

 

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