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退货审批 (RMA)

原创 Linux操作系统 作者:flying-kite 时间:2009-09-02 18:20:01 0 删除 编辑

退货审批 (RMA)

退货审批 (RMA)

无论您授权的原因如何,Oracle 订单分录/发运管理系统都会便于您接受贷记、维修或更换的退货。订单处理控制便于您为不同的退货渠道建立相应的活动。

RMA 周期

Oracle 订单分录/发运管理系统对 RMA 的订单周期提供了很大的灵活性。您可以通过接收和发送贷项通知单来定义初始录入中 RMA 遵照执行的活动。Oracle 订单分录/发运管理系统便于您根据业务需要定义任意多的不同 RMA 订单周期。

审批和暂挂

通过将审批纳入 RMA 订单周期,您可以实施在订单周期中影响所有 RMA 的商业惯例,如“管理复查”。您可以在包含暂挂的订单周期的任意点管理 RMA 处理的例外。

退货原则

您可以逐项进行控制,决定哪些项目为可退回的以及哪些项目在接收入库之前需要检验。

复制订单

Oracle 订单分录/发运管理系统会提供便利的复制功能以节省录入数据的时间。使用“复制订单”窗口,您可以根据在原始订单中已输入的信息或其它 RMA 输入 RMA。此外,您可以根据 RMA 创建更换的销售订单。

贷记退货

您可以通过将贷项应用于原始发票或创建记帐贷项来接受贷记退货。通过 Oracle 订单分录/发运管理系统与 Oracle 应收款管理系统的集成,收入核销规则和贷记方法可以确定确认和发送贷项的时间。通过指定 RMA 的币种可以控制贷记的币种。通过创建价格调整来反映重新存储的费用或退货费用。贷记退货也可以调整销售贷项。

更换退货

损坏的货物或不良品会为客户、销售组织和物料管理部门带来麻烦。在您发送原始订单的 RMA 并处理更换项目的新订单时,系统会处理更换的退货。

未开票的退货

您可以从无任何应收款活动的委托部门接收包含退回样品和样本项目的退回项目。您可以在未贷记客户帐户或发运更换项目的情况下将这些项目退回至库存。

参考来源

在 输入 RMA 以提高录入数据的速度并确保准确性时,请参考原始单据。在任何 RMA 行上,您可以参考原始销售订单编号、在销售订单上输入的采购订单编号或发票编号。在您输入 RMA 行时,使用参考来源可以为项目、数量、单位、贷项价格和销售贷项提供销售订单或发票的默认信息。

RMA 跟踪

Oracle 订单分录/发运管理系统可以获取退货原因以进行报告和分析。系统还会跟踪已链接至项目和客户的所有原始信息,例如,原始价格和数量。根据退回项目的接收,请指定满足库存需求的批号和序列号信息。

原因分析

标准报表可用来生成退货原因分析,并且可以指导错误删除以改善质量控制。您可以控制明细或汇总信息的选项、排序序列,以及要在报表上查看的数据选择。

RMA 业务流

退货概览

Oracle 订单分录/发运管理系统可以支持退回产品的各种方法,因此退货政策可以对市场的更改需要作出反应。例如,发货在途中损坏,然后客户致电要求退回项目。产品 类型、客户的需要和公司政策均会影响处理退货请求的方法。Oracle 订单分录/发运管理系统便于您决定授权退货时处理请求的时间。您可以接受退货并处理客户的贷项,以更新所有销售活动和贷项余额。或者您可以接受更换退货, 然后输入更换订单而非发送贷项。要查看其它退货选项,请查看下面的表格和图。此表说明了不同的 RMA 业务流,并且这些图比较了要求的步骤以处理每个业务流(在虚线框中显示的是可选步骤)。表中的“选项”列与图中的“选项”列相对应。

退货审批类型
RMA 类型 选项 说明
仅限于贷记 RMA A 公司发送贷项,而客户不退回产品。
维修 RMA B 客户退回损坏的产品。公司维修产品并将其送回给客户。
更换 RMA C 客户退回产品,并且公司会发送更换产品而非发送贷项。
接收和不贷记 RMA D 客户会以测试基准或在不计费的情况下退回您发送给他们的产品,因此他们不会收到任何贷项。
接收和贷记 E 客户退回产品并接收贷项。
退回的项目未通过检验(例外事件) B、C、D、E 客户退回产品,公司检验产品并拒绝产品。公司可以报废产品或将产品送回给客户。

RMA 设置

以下是对 RMA 处理有重要影响的设置功能。

退货订单周期

Oracle 订单分录/发运管理系统提供了在整个订单周期中 RMA 处理的多样性。订单周期可以控制从录入到完成过程中要求处理退货的某些步骤。所有 RMA 订单周期均以预订开始,以关闭结束,这类似于销售订单的订单周期。RMA 订单周期也可以包含与销售订单周期相似的审批步骤。

RMA 链接

如果要在 Oracle 库存管理系统中检验和(或)接收退货,订单周期必须包括“RMA 链接”。此程序会提供在 Oracle 库存管理系统和 Oracle 订单分录/发运管理系统之间进行通信的两种方法。此接口允许 Oracle 订单分录/发运管理系统将预期退回的项目及其数量传递至 Oracle 库存管理系统。在将这些项目接收入库时,它允许 Oracle 库存管理系统与 Oracle 订单分录/发运管理系统进行通信。您在 Oracle 库存管理系统中为检验项目或在子库存中为接收项目而采取的步骤并不受订单周期的控制。项目属性 RMA 检验状态可以根据条件控制 Oracle 库存管理系统中的活动。

一旦将退货行链接至 Oracle 库存管理系统,并且它可用于检验和(或)接收,则“RMA 链接”就会产生“已接口”的结果。如果将部分退回的数量接收入库,则“RMA 链接”会产生“部分已接受”的结果。如果将所有退回的数量接收入库或将过多的退回数量接收入库,则“RMA 链接”会产生“完全接受”的结果。请参阅:RMA 链接

应收款链接

如果要在 Oracle 应收款管理系统中生成退货贷项,订单周期必须包括“应收款链接”。此程序会提供 Oracle 订单分录/发运管理系统与 Oracle 应收款管理系统之间有关退回项目、数量、销售贷项、贷项类型等的通信方式。在订单周期中,如果“RMA 链接”结果“部分接受”或“全 部接受”是“应收款链接”的前提条件,则您只能贷记已接收入库的项目数量。为检验而接收的项目不适于贷记,除非这些项目通过检验并已接收入库。因此,如果 “应收款链接”的前提条件包括“RMA 链接 - 部分接受”,则“应收款链接”会创建与尚未贷记的可接受数量相对应的部分贷项。如果“应收款链接”的前提条件仅限于“RMA 链接 - 完全接受”,则“应收款链接”会等到系统接受全部数量之后创建全部贷项。如果在订单周期中“RMA 链接”不是“应收款链接”的前提条件,则在 RMA 行上输入的全部退货数量不适合贷记。请参阅:应收款链接订单周期

项目属性

项目属性可以控制退货和 Oracle 库存管理系统中的项目属性。通过将项目属性“可退回”设置为“是”,您可以启用项目以在 RMA 中显示。这会便于您控制为退货接受的项目。

您预期在 Oracle 库存管理系统中接收的物理项目必须具有以下项目属性:“可退回:是”、“可发运项目:是”、 “可处理:是”和“可存储:是”。请注意“可处理”在“库存”属性组下,并且它不同于在“订单分录”属性组下的“可处理 OE”。要将“可处理”属性设置为“是”,“库存项目”属性也必须设置为“是”。“可存储”也在“库存”属性组下。

要在 Oracle 应收款管理系统中创建退回项目的贷项,项目的项目属性“可退回”必须设置为“是”,“可开票的”必须设置为“是”。

无形项目(如保修或教育服务)应具有以下项目属性:“可退回:是”、“可发运项目:否”和“可开票的:是”。使用这些属性,项目并不会链接至 Oracle 库存管理系统,但可以链接至 Oracle 应收款管理系统以生成贷项。通过指定项目的不同属性,您可以使用同一订单周期将相同退货上的可发运和无形项目相混合,而无需处理库存中的无形项目。

通过将项目属性“RMA 检验状态”设置为“要求检验”,您可以要求项目在接收至子库存之前通过检验。如果“RMA 检验状态”设置为“不要求检验”,则项目仍可以在接收入库之前通过检验,但这不是所要求的检验。

在退回项目时,此项目的当前项目属性有效,而最初订购的项目的项目属性无效。因此,如果要阻止订购已报废的项目,但仍要接受它的退货,请将项目属性“客户可订购”设置为“否”,将“可退回”设置为“是”。如果生成退货贷项,我们不建议修改项目的“可开票的”项目属性,这是因为您要生成原始订单的发票,并且稍后因修改了“可开票的”项目属性而无法创建退货贷项。请参阅:定义项目

订单编号来源

通过使用订单编号来源自动对 RMA 进行编号。系统要求订单编号来源。您可以根据需要创建尽量多的独立编号来源。订单类型可以具有唯一的订单编号来源或共享来源。因此,您可以拥有每个 RMA 订单类型的单个来源,所有 RMA 的一个来源,或者 RMA 和销售订单之间的共享编号来源。请参阅:定义订单编号来源

订单类型

定义订单类型以控制 RMA 处理和 RMA 录入默认值。您可以将一些属性分配给订单类型,如订单周期和订单编号来源。在 RMA 录入期间,您可以将订单周期分配至 RMA,这样它可以保留订单类型的属性。

如果您根据 RMA 创建贷项,则订单类型也可以确定贷项通知单的贷记方法,此贷项通知单已核销至包含分解条件或多期间会计规则的发票。请参阅:定义订单类型

默认来源

Oracle 订单分录/发运管理系统会提供 RMA 的默认分层结构。您可以默认各种来源的信息。这些来源及其优先级均由 Oracle 订单分录/发运管理系统控制。

安全性规则

安全性规则便于您在退货流程中指定步骤,在此流程中,您不再允许用户修改退货信息或添加、删除或取消退货行。您可以使用所提供的默认规则,此规则提供了维 护数据完整性的最小限制,或者可以定义更严密的规则以反映退货维护政策。所有 RMA 均可使用一个安全性规则集。请参阅:安全性规则定义安全性规则

退货原因

Oracle 订单分录/发运管理系统便于您通过要求每个退货行上的退货原因来标识并跟踪产品退回的原因。如果您根据 RMA 生成了贷项,则退货原因会标记在贷项通知单上作为贷记的原因。要启用此审计线索,Oracle 订单分录/发运管理系统和 Oracle 应收款管理系统会共享“贷项通知单原因快速编码”(它会提供退货原因值)。由于“贷项通知单和退货单”会共享原因代码,因此控制这些单据的部门应在有效代 码上保持一致。请参阅:定义应收款快速编码

RMA 处理

本节详细说明了处理 RMA 的步骤。

授权退货

Oracle 订单分录/发运管理系统会提供授权退货的几种方法。“退货”窗口便于您授权新退货。

参考来源

在“退货”窗口中,您可以输入退货行的所有数据,或使用参考来源来加快数据录入的速度。参考来源是现存于 Oracle 订单分录/发运管理系统中的一个单据,它可以提供退货行的默认信息。参考来源可以是销售订单行或发票行。您可以按销售订单上输入的销售订单编号或采购订单 编号来参考销售订单。您可以按发票编号参考发票。发票编号仅在完整安装 Oracle 应收款管理系统时才是一个选项。一旦指定了参考文件,您必须指定客户要退货的单据上的行。Oracle 订单分录/发运管理系统可以使用参考行中的项目、数量、单位、贷项(销售)价格、原始价格调整和原始销售贷项信息,并且可以在退货行默认此参考行。销售价 格可默认为退货中的贷项价格。您可以通过价格调整修改此金额。

贷项通知单

如果退货订单周期包括“应收款链接”,您可以根据退货创建已 核销的贷项通知单或记帐贷项。在此种情况下,如果使用参考来源,您可以在退货行上填写“贷至发票”字段,并且此退货可以创建已核销的贷项通知单。如果您将 发票用作参考来源,则它会默认为“贷至发票”。如果您将此字段留空,则退货可以创建记帐贷项。如果不使用参考来源,您不能指定“贷至发票”。

在您输入“贷至发票”时,退货数量会默认为发票行上的数量,以取代从参考来源默认的数量。如果客户要退回的数量少于原始数量,您可以减少数量(无 论默认来源是什么)。但是,如果“贷至发票”不存在,您增加的数量不能大于“贷至发票”行或参考来源行上的原始数量。如果您为一个订单行创建多个发票,则 以上所述是非常重要的。例如,您有一个数量为 10 的订单;第一发票的数量为 3,第二发票的数量为 7。如果客户要退回全部数量并接收记帐贷项,则参考销售订单行会便于您退回一个退货行上的全部数量 10。参考发票编号会要求输入 2 个退货行,一个数量为 3,另一个数量为 7。您也可以不使用任何参考来源,并且输入无默认值的所有信息。这会导致一个退货行和一个记帐贷项。如果客户要退回全部数量并接收一个已核销的贷项通知 单,由于您必须将每个发票指定为“贷至发票”,因此您应在不考虑参考文件的情况下输入 2 个退货行。由于参考来源对创建已核销的贷项通知单很必要,因此您不能选择在无参考来源的情况下输入行。

销售贷项

在将贷项通知单与 Oracle 应收款管理系统相接口时,Oracle 订单分录/发运管理系统会自动管理销售贷项。如果您创建了已核销的贷项通知单,则原始发票中的销售贷项将会相应减少,而不考虑在退货行上输入的销售贷项。 如果根据退货创建记帐贷项,您可以根据在退货中输入的销售贷项信息来减少销售贷项。

复制订单

另一种加快数据录入速度的方法是使用“复制订单”窗口来复制现 有订单或退货单。此窗口提供了复制完整订单或退货单的选项,或者复制部分订单或退货单的选项。如果要复制销售订单中的信息,您也可以输入在销售订单上没有 提供的退货信息,如退回原因和检验说明。如果已对订单上的任意行开票,则系统会将发票自动指定为退货行上的“贷至发票”。如果您要复制另一个 RMA 中的信息,则系统会将“贷至发票”字段留空。如果要复制完整的单据,您可以使用“退货”窗口来修改所产生的 RMA。如果要复制部分单据,您可以使用“退货”窗口来完成所产生的 RMA。

配置

配置是退回项目的特定分类。由于客户可以在每个订单行上选择不同的选项,并且基础物料清单可以在订单之间进行更改,因此配置对于销售订单而言是唯一的。这样,您就可以在退回配置时复制原始销售订单,或者允许参考来源将退货链接至销售订单或发票。

如果销售订单上存在配置,您可以使用“复制订单”窗口将销售订单复制至退货单,以便复制整个配置:模型、选项和分类。然后,您可以使用“退货”窗口来添加、删除或修改配置信息。

如果决定不复制原始销售订单,您可以使用参考来源在“退货”窗口中直接输入配置。销售订单或采购订单参考来源始终便于您参考退货的整个配置。但是,如果将 发票用作参考来源,您不能确保它可以参考整个配置。在模型不是“集体发运”模型时,选项可在不同时间链接至应收款管理系统并显示在不同的发票中。使用发票 参考来源只能参考在此特定发票上显示的选项。

PTO 配置

在退回包含参考来源的 PTO 配置时,您可以使用“参考行”字段的值列表来查看原始选项。如果您要参考发票编号,则系统只会显示在该发票上已对其开票的那些选项。其它参考来源会显示在此配置中的所有选项。如果您使用参考来源并退回模型、分类或选项,则在 RMA 订单周期包含“ RMA 链接”时,任何关联的可退回包含项目会自动链接至用于接收的 Oracle 库存管理系统。选项、分类和模型可以链接至 Oracle 应收款管理系统以进行贷记(如果适用于它们的项目属性和 RMA 订单周期)。

在退回无参考来源的 PTO 配置时,请输入退回项目以作为单个行。在退回无参考来源的模型、选项或分类时,“ RMA 链接”不会自动将包括的项目链接至 Oracle 库存管理系统,因此您需要输入所包括的项目作为 RMA 上的行项目。选项、分类和模型可以链接至 Oracle 应收款管理系统以进行贷记(取决于它们的项目属性和 RMA 订单周期而定)。

ATO 配置

在退回 ATO 配置时,您必须使用参考来源。“参考行字段快速挑选”可用来查看原始选项。ATO 模型项目的录入会使“RMA 链接”自动将 ATO 配置项目链接至用于接收的 Oracle 库存管理系统。在接收或检验 RMA 时,与此特定发货相关的 ATO 配置项目会显示在 Oracle 库存管理系统中。要在 ATO 配置中生成分类或选项的贷项,请使用参考来源为每个分类输入退货行。标准组件可认为是其关联的模型、分类或选项的主要部分,因此它们不能为库存管理系统中 的接收或应收款管理系统中的贷项分别扩展。

在退回无参考来源的 ATO 配置时,请输入模型、分类和选项作为单个行。根据它们的项目属性和 RMA 订单周期,模型、分类和选项可链接至 Oracle 库存管理系统和 Oracle 应收款管理系统。ATO 模型项目不会使“ATO 接口”自动将 ATO 配置项目链接至用于接收的 Oracle 库存管理系统。要接收 Oracle 库存管理系统中的 ATO 配置项目,请在价目表上,然后在 RMA 行上输入已发运至客户的 ATO 配置项目。表 1-20 汇总配置的退货选项。

附加信息:出于输入退货行的目的,ATO 项目功能与标准项目相似,并且 PTO 套件功能与模型或具有包含项目的分类相似。

请参阅:退货概览复制订单

使用参考来源的配置录入
  参考来源 无参考来源
PTO 和 ATO 选项的选择方法 在“参考行”字段中用于单个 RMA 行的值列表。 输入单个 RMA 行。
是否自动退回 PTO 包含项目? 是,“RMA 链接”会自动将包含项目链接至用于接收的 Oracle 库存管理系统。 否,请输入作为单个 RMA 行的包含项目。
是否自动退回 ATO 配置项目? 是,退回 ATO 模型,并且“RMA 链接”会自动将 ATO 配置项目链接至用于接收的 Oracle 库存管理系统。 否,请在 RMA 行输入 ATO 配置项目以接收 Oracle 库存管理系统中的项目。

审批 RMA

您可以通过审批来执行退货事务复查,例如责任单位或管理层复查。如果退货订单周期包含订单层或行层审批,则“查找订单和行审批”窗口可用来审批退货。您可以使用“订单审批历史记录”窗口来查看审批历史记录。请参阅:输入订单审批

创建更换订单

使用“复制订单”窗口可以创建客户要退回的项目的更换订单。您可以复制整个 RMA,或直接复制销售订单的行。一旦复制了 RMA 或销售订单的 RMA 行,您可以使用“销售订单”窗口来修改新的销售订单。您也可以在“销售订单”窗口中直接输入更换订单。

您可以创建任意 RMA 的更换订单,而不考虑退货订单周期。但是,请注意,如果 RMA 生成了客户的贷项,则您可能会需要使用包括“应收款链接”的订单周期的更换订单,以便客户可以接收更换订单的发票。如果 RMA 不生成客户的贷项,则您可能会需要使用不包括“应收款链接”订单周期的更换订单,以免对客户重复开单。请参阅:销售订单概览复制订单

将退回项目链接至库存

通过运行“RMA 链接”指明预期接收入库的项目。Oracle 订单分录/发运管理系统可以将任何退货链接至 Oracle 库存管理系统。Oracle 订单分录/发运管理系统在提交时间指定的时间或时间间隔内重新提交请求,这些退货将“RMA”接口纳入其退货订单周期后即可接口以使系统自动处理适当的退 货行,而无需进一步涉及较为复杂的情况。请参阅:RMA 链接

检验客户退货

您可以在将其接收入库之前退回要求检验的项目。请参阅:检验客户退货

接收客户退货

使用“接收客户退货”窗口将退回项目接收入库。请参阅:接收客户退货

在此窗口中,Oracle 库存管理系统通过“RMA 链接”将此窗口中的已收到数量传递给 Oracle 订单分录/发运管理系统。此窗口中的条目会影响 Oracle 订单分录/发运管理系统中的周期状态。如果接受任意部分的退货数量,则“RMA 链接”的周期状态会变为“部分接受”在接受全部退货数量时,“RMA 链接”的周期状态则为“全部接受”。

注意:我们不建议将要求检验的项目直接接收入库,然后再检验这些项目。在“接收客户退货”窗口中将项目接收入库时,它可适用于订单周期中的下一个活动(取决于前提条件而定),并且下一个周期活动无论该项目是否通过检验均会执行。如果下一个周期活动为“应收款链接”,则它将导致系统创建已拒绝和已接受项目的贷项。

将项目退回给客户

使用 Oracle 库存管理系统中的“退回给客户”窗口,将在此之前通过“接收客户退货”窗口接收入库的项目退回给客户。请参阅:将项目退给客户

根据退货生成贷项

指明您通过运行“应收款链接”生成贷项的 RMA 行。Oracle 订单分录/发运管理系统可以将任何退货链接至 Oracle 应收款管理系统,这些退货将“应收款链接”纳入其退货订单周期后即可接口。根据“应收款链接”的完成情况,您可以从 Oracle 应收款管理系统提交“自动开票”以将贷项数据导入 Oracle 应收款管理系统。请参阅:应收款链接

关闭退货单

在提交“关闭订单”程序时,Oracle 订单分录/发运管理系统会自动关闭进展结束并成功完成其订单周期的退货。确定在所有订单周期的期末包括“完成订单行”和“完成订单”的标准活动,以确保退 货可一次关闭所有已满足的前提条件。在退货行完成周期内的所有行层活动时,它会关闭。另一方面,在退货行完成周期内的所有订单层活动时,它会关闭,并且所 有退货行也会关闭。请参阅:关闭订单

查看退货单

您可以使用“查看订单”窗口来查看退货单或退货行的当前状态。请参阅:查看订单和退货单

报告退货

Oracle 订单分录/发运管理系统会提供帮助您评估错误以及确定退回项目原因的报表。复查有关退货的详细信息,包括行参考、贷至发票,以及在“打开退货明细”报表中 预计、收到和接受的数量和美元。标识在用户指定的天数以外打开的退货单,以及在“打开退货汇总”报表中具有用户指定的天数以外的未决接收退货单。根据在 “退货原因报表”中的 RMA 行上输入的退货原因,执行退货的原因分析。请参阅:打开退货明细报表打开退货报表退货原因报表

管理 RMA 例外

修改 RMA

在预订 RMA 之前,您可以更改退货信息。一旦预订了 RMA,您就可以在修改退货信息时(如删除行或更改数量)控制安全性规则。您可以部分或完全取消尚未贷记或收到的退货单或退货行。

请参阅:取消订单定义安全性规则

过量接收 RMA

Oracle 库存管理系统便于您过量接收 RMA。一旦您接收了 RMA 行的数量,您就可以将其转移至另一 RMA 行。在 Oracle 库存管理系统中过量接收项目时,您可以将 RMA 行的周期状态设置为“完全接受”,以允许 Oracle 订单分录/发运管理系统关闭 RMA 行或生成贷项,这取决于订单周期。如果 Oracle 订单分录/发运管理系统生成贷项,则总贷项不会超过根据 RMA 行授权的数量,因为此数量符合可接受的数量。要授权退货的附加贷项,您可以在 Oracle 应收款管理系统中直接创建贷项通知单。

接收不足 RMA

在客户退回的数量少于对 RMA 授权的数量,并且没有退回全部数量的打算时,您可以取消 RMA 行上剩余的数量。您可以将行的周期状态设置为“完全接受”,以允许 Oracle 订单分录/发运管理系统关闭 RMA 行或生成贷项,这取决于订单周期。如果 Oracle 订单分录/发运管理系统生成贷项,则总贷项不会超过 RMA 授权的原始数量减去已取消的数量。

请参阅:销售订单概览定义项目退货概览复制订单

摘自 http://www.onejava.com/article/oracle/oe/esayrmas.htm




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