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原创 Linux操作系统 作者:chinagodsun 时间:2007-12-15 14:54:19 0 删除 编辑

Excel函数应用之文本/日期/时间函数

 

编者语:Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件,很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析,其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算,然而很多缺少理工科背景或是对Excel强大数据处理功能不了解的人却难以进一步深入。编者以为,对Excel函数应用的不了解正是阻挡普通用户完全掌握Excel的拦路虎,然而目前这一部份内容的教学文章却又很少见,所以特别组织了这一个《Excel函数应用》系列,希望能够对Excel进阶者有所帮助。《Excel函数应用》系列,将每周更新,逐步系统的介绍Excel各类函数及其应用,敬请关注!

 

所谓文本函数,就是可以在公式中处理文字串的函数。例如,可以改变大小写或确定文字串的长度;可以替换某些字符或者去除某些字符等。而日期和时间函数则可以在公式中分析和处理日期值和时间值。关于这两类函数的列表参看附表,这里仅对一些常用的函数做简要介绍。

 

一、文本函数

 

(一)大小写转换

 

LOWER--将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。

 

UPPER--将文本转换成大写形式。

 

PROPER--将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换成小写。

 

这三种函数的基本语法形式均为 函数名(text)。示例说明:

 

已有字符串为:pLease ComE Here! 可以看到由于输入的不规范,这句话大小写乱用了。

 

通过以上三个函数可以将文本转换显示样式,使得文本变得规范。参见图1

 

LowerpLease ComE Here!= please come here!

 

upperpLease ComE Here!= PLEASE COME HERE!

 

properpLease ComE Here!= Please Come Here!

 

1

 

(二)取出字符串中的部分字符

 

Excel函数应用回顾

● Excel函数应用之逻辑函数

● Excel函数应用之数学和三角函数

● Excel函数应用之函数简介

 

 

您可以使用MidLeftRight等函数从长字符串内获取一部分字符。具体语法格式为

 

LEFT函数:LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字符数。

 

MID函数:MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。

 

RIGHT函数:RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字符数。

 

比如,从字符串"This is an apple."分别取出字符"This""apple""is"的具体函数写法为。

 

LEFT("This is an apple",4)=This

 

RIGHT("This is an apple",5)=apple

 

MID("This is an apple",6,2)=is

 

2

 

(三)去除字符串的空白

 

在字符串形态中,空白也是一个有效的字符,但是如果字符串中出现空白字符时,容易在判断或对比数据是发生错误,在Excel中您可以使用Trim函数清除字符串中的空白。

 

语法形式为:TRIM(text)其中Text为需要清除其中空格的文本。

 

需要注意的是,Trim函数不会清除单词之间的单个空格,如果连这部分空格都需清除的话,建议使用替换功能。比如,从字符串"My name is Mary"中清除空格的函数写法为:TRIM("My name is Mary")=My name is Mary 参见图3

 

3

 

(四)字符串的比较

 

在数据表中经常会比对不同的字符串,此时您可以使用EXACT函数来比较两个字符串是否相同。该函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同,则返回 TRUE;否则,返回 FALSE。函数 EXACT 能区分大小写,但忽略格式上的差异。利用函数 EXACT 可以测试输入文档内的文字。语法形式为:EXACT(text1,text2)Text1为待比较的第一个字符串。Text2为待比较的第二个字符串。举例说明:参见图4

 

EXACT("China","china")=False

 

4

 

二、日期与时间函数

 

在数据表的处理过程中,日期与时间的函数是相当重要的处理依据。而Excel在这方面也提供了相当丰富的函数供大家使用。

 

(一)取出当前系统时间/日期信息

 

用于取出当前系统时间/日期信息的函数主要有NOWTODAY

 

语法形式均为 函数名()。

 

(二)取得日期/时间的部分字段值

 

如果需要单独的年份、月份、日数或小时的数据时,可以使用HOURDAYMONTHYEAR函数直接从日期/时间中取出需要的数据。具体示例参看图5

 

比如,需要返回2001-5-30 12:30 PM的年份、月份、日数及小时数,可以分别采用相应函数实现。

 

YEAR(E5)=2001

 

MONTH(E5)=5

 

DAY(E5)=30

 

HOUR(E5)=12

 

5

 

此外还有更多有用的日期/时间函数,可以查阅附表。下面我们将以一个具体的示例来说明Excel的文本函数与日期函数的用途。

 

三、示例:做一个美观简洁的人事资料分析表

 

1 示例说明

 

在如图6所示的某公司人事资料表中,除了编号、员工姓名、身份证号码以及参加工作时间为手工添入外,其余各项均为用函数计算所得。

 

6

 

在此例中我们将详细说明如何通过函数求出:

 

1)自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息。

 

2)自动从参加工作时间中提取工龄信息。

 

2、身份证号码相关知识

 

在了解如何实现自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息之前,首先需要了解身份证号码所代表的含义。我们知道,当今的身份证号码有15/18位之分。早期签发的身份证号码是15位的,现在签发的身份证由于年份的扩展(由两位变为四位)和末尾加了效验码,就成了18位。这两种身份证号码将在相当长的一段时期内共存。两种身份证号码的含义如下:

 

115位的身份证号码:1~6位为地区代码,7~8位为出生年份(2)9~10位为出生月份,11~12位为出生日期,第13~15位为顺序号,并能够判断性别,奇数为男,偶数为女。

 

218位的身份证号码:1~6位为地区代码,7~10位为出生年份(4)11~12位为出生月份,13~14位为出生日期,第15~17位为顺序号,并能够判断性别,奇数为男,偶数为女。18位为效验位。

 

3 应用函数

 

在此例中为了实现数据的自动提取,应用了如下几个Excel函数。

 

1IF函数:根据逻辑表达式测试的结果,返回相应的值。IF函数允许嵌套。

 

语法形式为:IFlogical_test, value_if_true,value_if_false

 

2CONCATENATE:将若干个文字项合并至一个文字项中。

 

语法形式为:CONCATENATE(text1,text2……)

 

3MID:从文本字符串中指定的起始位置起,返回指定长度的字符。

 

语法形式为:MID(text,start_num,num_chars)

 

4TODAY:返回计算机系统内部的当前日期。

 

语法形式为:TODAY()

 

5DATEDIF:计算两个日期之间的天数、月数或年数。

 

语法形式为:DATEDIF(start_date,end_date,unit)

 

6VALUE:将代表数字的文字串转换成数字。

 

语法形式为:VALUE(text)

 

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