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激活休眠软件资产 提升企业软实力

原创 Linux操作系统 作者:paulyibinyi 时间:2011-04-22 14:24:14 0 删除 编辑
作为软实力的企业软件资产,应该随着积累而更加增值,业务价值也变得越来越大。

  尊重软件知识产权,复用软件资产

  如何不让公司花太多的钱?那就是要用好软件资产管理系统,将软件资产进行复用,这是非常重要的。刚建立软件资产管理制度的时候会有一些麻烦,但是如果管理方式正确,那就不会变得流于形式。在宏基,软件资产是有所有权的,折旧的账是记在部门的账上的,那么作为部门来说,如果不用该软件,也希望能够减轻自己的负担,自己不用的时候也希望能够将其移转给其他部门,这样其负担的费用也会减少。因此,我认为需要用一些制度来形成良性的循环。

  宏股份有限公司咨询技术总处后勤咨询系统处处长  赵翠珍

  与业务战略对接,推动企业创新

  我们主要提供的是信息服务,因此无形资产是比较集中的,对无形资产进行有效的管理将极大地增强我们的竞争力,而且作为一家上市公司,我们对知识产权等方面也都非常关注。我觉得在进行软件资产管理的时候,要让企业的管理层见到效益,用业务上的语言与他们进行沟通,从上而下地推行,才能够成功。而且对于中国航信来说,对系统的可用性、可靠性、安全性要求都非常高,因此我们非常需要有整体上的管理架构,在此基础上实现我们新的创新。

  中国民航信息网络股份有限公司运行中心生产调度部总经理  戚前方

  “我们企业当中到底有多少种软件、多少许可证,真是搞不清楚。”国内某大型集团公司CIO如是说,“特别是最近集团领导提出要进行集团统一化管控,更是给我们出了一道难题。”该集团下属各分子公司大部分都是单独采购,部署软件、信息系统,如何将分子公司的软件资产集中统一管起来,并且让集团公司能够更加方便地获得各分子公司的数据成为了摆在该CIO面前的一大障碍。

  随着中国改革的推进,信息化越来越成为企业取得市场竞争优势的重要因素之一,软件也已经成为了企业的一项重要资产、企业核心竞争要素之一。但是,像该集团公司这样未对软件资产进行有效、统一管控的状况在国内各企业当中并不鲜见,软件分散购买、软件搁置等情况比比皆是,这不仅造成了企业投资浪费,而且非集中化的软件资产管理还为企业的集中统一管控带来不便。随着国内企业在信息化方面的投入不断增加,对于很多大型企业,每年在软件方面的投入均在千万元、甚至亿元以上,实际上,软件包括其中所包含的数据、流程都是企业软实力的体现,如果企业能够基于这些软实力引领企业业务发展、增强创新能力,将会给企业带来无可限量的未来发展空间。

  “作为一家无形资产较集中的企业,我们非常关注对软件资产的管理,”中国民航信息网络股份有限公司运行中心生产调度部总经理戚前方说道。中国民航信息网络股份有限公司(以下简称中国航信)成立于2000年10月,由中国民航计算机信息中心联合当时所有国内航空公司发起成立,2001年2月在香港联交所主板挂牌上市交易。“其实,从上世纪80年代中后期起,我们就已经开始从事IT行业,在这么长的时间内,有一些遗留的资产,这些资产在不同阶段都有其价值,但是如何对这些资产进行管理和利用一直以来是我们比较重视的。”戚前方说道。

  宏股份有限公司也从很早就开始关注软件资产管理,通过将全球各分公司软件标准化、集中化、统一管理,宏看到了软件资产“增值”的能力。通过将财务系统标准化、集中化,目前,宏总部仅需要4天时间就能够获得全球各分公司的财务数字,而在以往,这个数字是半个月。除此之外,增强软实力后的宏公司,新产品进入市场的时间大大缩短,将新公司业务融入公司整体的能力大大增强。甲骨文(中国)软件系统有限公司支持服务部专家认为,宏在软件资产管理方面的实践甚至可以作为软件资产管理方面的范本,供众多的企业借鉴和学习。

  标准化、集中化、统一管理软件资产

  创立于1976年的宏股份有限公司目前已经成为全球第二大个人电脑品牌、第二大笔记本电脑供应商,在全世界各地设有分公司,产品销往100多个国家和地区。“在宏发展初期,主要是以业绩为导向。” 宏股份有限公司咨询技术总处后勤咨询系统处处长赵翠珍说道,“但是,当宏做大做强后,管理就变成了一个较大的问题。”对于赵翠珍而言,她看到了宏当时分处各地的分公司的业务系统都不一样,有的是自己开发的软件,有的是用当地的软件。当企业需要对业务进行优化、整合的时候就遇到了很大的困难。“当业务要合并的时候,各分公司的系统是很难合并的。”赵翠珍如是说。

  认识到这个问题之后,宏就开始了软件集中化统一管理之路。第一步是从财务系统的整合开始。“因为财务相对比较标准,因此实施起来相对比较简单。”虽然财务系统的整合相对简单,但是在刚开始实施的时候依然遇到了很大的阻碍。“各个分公司都说自己有不一样的地方,几乎所有地区都持反对的态度。”其中一个很大的问题是,如果集中化管理之后,财务系统将完全由总部IT进行维护,这让地区IT部门产生了抵触情绪。

  但是,集中化管理所能够带来的效益让宏义无反顾地选择了先标准化再进行整合的步骤。从客户代码、银行代码、流程的标准化做起,宏基建立了全球财务系统的标准。建立了全球标准后,“我们在每个地区进行说明,除非是当地税种的问题,否则全部采用统一的标准和流程。”

  最后,宏将各个地区的财务系统全部换掉,换成了Oracle的财务模块,从而建立了全球统一的财务系统。“虽然,在最初的导入阶段我们花费了较大的人力、物力,但是做完之后,维护起来非常容易了,而且效益显著。” 赵翠珍感慨。为了实现宏全球财务系统的标准化、集中化、统一管理,宏花费了3年多的时间。但是最终,它使得宏总部能够在4天时间获得全球的财务数据,而且数据更加真实、准确。 “目前只有台湾的一个6个人团队在进行全球财务系统的维护,维护成本大大降低了。”

  在选择财务系统的时候,宏也考虑了很多要素。“我们不希望成为‘软件孤儿’,由于宏在全球运营,所以我们需要选择国际性的大品牌。”赵翠珍谈道,“与Oracle的合作让我们利用全球最佳实践,而且Oracle不断地研发可以让我们随着业务、趋势的发展一直不断升级和改进。

  另外,“我觉得,标准化有一个好处,就是我们不再依赖宏公司或者某个IT厂商的几个技术高手。” 赵翠珍如此感慨,“我们所要做的就是选择有实力的供应商。”

  管理如水一样可流转的软件资产

  除了对全球的财务系统进行了集中化统一管理,宏为了更好地管理其他的软件资产,建立了软件资产管理系统。宏全球的软件都在该软件资产管理系统当中进行注册,其中包括软件名称、版本、维护的起止日期。“这样,我们就可以知道什么时候该签订维护合约。”赵翠珍说道,“因为我们有很多种类的软件,包括办公软件、BI软件,还有其它很多专业的软件,如果没有一套软件资产管理系统的话,很多软件我们就忽略掉了。”通过软件资产管理系统,IT部门可以实时了解软件的状态,从而进行更加有效的管理。

  而且,当企业中的某部门提出软件购买需求的时候,IT部门会首先看这套软件宏基是否已经拥有,如果还剩余该软件的license,那么就可以在软件资产管理系统中进行申请,经过一系列流程签核后,将该license移转给需要的部门,在移转的同时,折旧也随之移转。“如果这种移转是需要跨地区的,比如从一个国家移转到另外一个国家,Oracle公司内部会有一套标准的工作流程,协调对方国家的技术人员与内部商务人员完成整个移转程序。”甲骨文(中国)软件系统有限公司支持服务部专家如是说,“而且,作为Oracle来说,我们非常鼓励客户能够这样做,因为我们认为,软件资产就像水一样,是可以流转的。”如此一来,对于企业来说,就能够尽量减少软件的闲置,让其物尽其用。

  如果用户所申请的软件企业并未购买,或者已无剩余license,IT部门就会召集会议,看各部门、各地区是否还有对此种软件的需求,调查用户数、需要购买的license数量,然后统一与软件厂商沟通,在购买的时候获得比较好的价格。“我们不希望出现这样的情况,就是这个月台湾买了50个license,下个月美国又买,分散购买无法获得价格上的最大优惠。”

  中国航信在软件资产管理方面,面临着比宏更大的挑战。“由于中国航信现在发展速度非常快,因此对运营、控制成本等方面都带来了一些挑战。”戚前方说,“而如果我们要控制成本,遇到了一个很大的挑战——过去历史资产、无形资产没有记录。 于是在资产管理方面,开始利用EAM系统,以期建立集中的软件、硬件资产管理,将我们的软件资产变成未来创新的软实力。同时,我们希望能够在整体的管理架构以及物理架构上进行统一规划,在此基础上实现我们新的创新。”

  “保先”软件资产

  “中国航信的发展速度很快,而且在信息化方面的投资可以追溯到20世纪80年代,所以现在我们有非常多的软件资产。”戚前方说道。但是,随着时间的发展,有些软件资产在“账面”上折旧结束了,“账面”价值成为了“零”,从财务上来看,软件资产似乎是“贬值”了。

  然而,实际上即使是已经“贬值”、账面为零的软件资产,仍然在企业业务运营中发挥着巨大的作用,其中包含的企业数据依然是企业管理者进行决策的重要基础。如何让软件资产“历久弥新”、不断“升值”?如何让软件资产跟上企业发展的脚步,甚至引领企业的发展?

  赵翠珍道出了宏的做法。“我们的软件是4年折旧,当其残值是零的时候,本应当报废,但是我们通过购买软件厂商的维护、支持,使得我们的软件能够不断地升级,这样,一方面我们的软件可以及时跟上最新的IT发展趋势,同时它对我们公司的实际价值又提高了。” 除此之外,在宏,软件资产是有所有权的,所有权在哪个部门,折旧的账就记在哪个部门,“如此一来,对该软件没有需求的部门就倾向于将该软件转移给有需要的部门。”形成良性循环后,不仅软件实现了其最大价值,而且也节省了企业的投资花费。这样,软件就成了可以增值的资产,颠覆了传统“资产总会贬值”的观念。

  甲骨文(中国)软件系统有限公司支持服务部专家也对此种做法表示了赞同,“其实,作为软实力的企业软件资产,是应该随着积累而更加增值,业务价值也变得越来越大。” 

作为软实力的企业软件资产,应该随着积累而更加增值,业务价值也变得越来越大。

  尊重软件知识产权,复用软件资产

  如何不让公司花太多的钱?那就是要用好软件资产管理系统,将软件资产进行复用,这是非常重要的。刚建立软件资产管理制度的时候会有一些麻烦,但是如果管理方式正确,那就不会变得流于形式。在宏基,软件资产是有所有权的,折旧的账是记在部门的账上的,那么作为部门来说,如果不用该软件,也希望能够减轻自己的负担,自己不用的时候也希望能够将其移转给其他部门,这样其负担的费用也会减少。因此,我认为需要用一些制度来形成良性的循环。

  宏股份有限公司咨询技术总处后勤咨询系统处处长  赵翠珍

  与业务战略对接,推动企业创新

  我们主要提供的是信息服务,因此无形资产是比较集中的,对无形资产进行有效的管理将极大地增强我们的竞争力,而且作为一家上市公司,我们对知识产权等方面也都非常关注。我觉得在进行软件资产管理的时候,要让企业的管理层见到效益,用业务上的语言与他们进行沟通,从上而下地推行,才能够成功。而且对于中国航信来说,对系统的可用性、可靠性、安全性要求都非常高,因此我们非常需要有整体上的管理架构,在此基础上实现我们新的创新。

  中国民航信息网络股份有限公司运行中心生产调度部总经理  戚前方

  “我们企业当中到底有多少种软件、多少许可证,真是搞不清楚。”国内某大型集团公司CIO如是说,“特别是最近集团领导提出要进行集团统一化管控,更是给我们出了一道难题。”该集团下属各分子公司大部分都是单独采购,部署软件、信息系统,如何将分子公司的软件资产集中统一管起来,并且让集团公司能够更加方便地获得各分子公司的数据成为了摆在该CIO面前的一大障碍。

  随着中国改革的推进,信息化越来越成为企业取得市场竞争优势的重要因素之一,软件也已经成为了企业的一项重要资产、企业核心竞争要素之一。但是,像该集团公司这样未对软件资产进行有效、统一管控的状况在国内各企业当中并不鲜见,软件分散购买、软件搁置等情况比比皆是,这不仅造成了企业投资浪费,而且非集中化的软件资产管理还为企业的集中统一管控带来不便。随着国内企业在信息化方面的投入不断增加,对于很多大型企业,每年在软件方面的投入均在千万元、甚至亿元以上,实际上,软件包括其中所包含的数据、流程都是企业软实力的体现,如果企业能够基于这些软实力引领企业业务发展、增强创新能力,将会给企业带来无可限量的未来发展空间。

  “作为一家无形资产较集中的企业,我们非常关注对软件资产的管理,”中国民航信息网络股份有限公司运行中心生产调度部总经理戚前方说道。中国民航信息网络股份有限公司(以下简称中国航信)成立于2000年10月,由中国民航计算机信息中心联合当时所有国内航空公司发起成立,2001年2月在香港联交所主板挂牌上市交易。“其实,从上世纪80年代中后期起,我们就已经开始从事IT行业,在这么长的时间内,有一些遗留的资产,这些资产在不同阶段都有其价值,但是如何对这些资产进行管理和利用一直以来是我们比较重视的。”戚前方说道。

  宏股份有限公司也从很早就开始关注软件资产管理,通过将全球各分公司软件标准化、集中化、统一管理,宏看到了软件资产“增值”的能力。通过将财务系统标准化、集中化,目前,宏总部仅需要4天时间就能够获得全球各分公司的财务数字,而在以往,这个数字是半个月。除此之外,增强软实力后的宏公司,新产品进入市场的时间大大缩短,将新公司业务融入公司整体的能力大大增强。甲骨文(中国)软件系统有限公司支持服务部专家认为,宏在软件资产管理方面的实践甚至可以作为软件资产管理方面的范本,供众多的企业借鉴和学习。

  标准化、集中化、统一管理软件资产

  创立于1976年的宏股份有限公司目前已经成为全球第二大个人电脑品牌、第二大笔记本电脑供应商,在全世界各地设有分公司,产品销往100多个国家和地区。“在宏发展初期,主要是以业绩为导向。” 宏股份有限公司咨询技术总处后勤咨询系统处处长赵翠珍说道,“但是,当宏做大做强后,管理就变成了一个较大的问题。”对于赵翠珍而言,她看到了宏当时分处各地的分公司的业务系统都不一样,有的是自己开发的软件,有的是用当地的软件。当企业需要对业务进行优化、整合的时候就遇到了很大的困难。“当业务要合并的时候,各分公司的系统是很难合并的。”赵翠珍如是说。

  认识到这个问题之后,宏就开始了软件集中化统一管理之路。第一步是从财务系统的整合开始。“因为财务相对比较标准,因此实施起来相对比较简单。”虽然财务系统的整合相对简单,但是在刚开始实施的时候依然遇到了很大的阻碍。“各个分公司都说自己有不一样的地方,几乎所有地区都持反对的态度。”其中一个很大的问题是,如果集中化管理之后,财务系统将完全由总部IT进行维护,这让地区IT部门产生了抵触情绪。

  但是,集中化管理所能够带来的效益让宏义无反顾地选择了先标准化再进行整合的步骤。从客户代码、银行代码、流程的标准化做起,宏基建立了全球财务系统的标准。建立了全球标准后,“我们在每个地区进行说明,除非是当地税种的问题,否则全部采用统一的标准和流程。”

  最后,宏将各个地区的财务系统全部换掉,换成了Oracle的财务模块,从而建立了全球统一的财务系统。“虽然,在最初的导入阶段我们花费了较大的人力、物力,但是做完之后,维护起来非常容易了,而且效益显著。” 赵翠珍感慨。为了实现宏全球财务系统的标准化、集中化、统一管理,宏花费了3年多的时间。但是最终,它使得宏总部能够在4天时间获得全球的财务数据,而且数据更加真实、准确。 “目前只有台湾的一个6个人团队在进行全球财务系统的维护,维护成本大大降低了。”

  在选择财务系统的时候,宏也考虑了很多要素。“我们不希望成为‘软件孤儿’,由于宏在全球运营,所以我们需要选择国际性的大品牌。”赵翠珍谈道,“与Oracle的合作让我们利用全球最佳实践,而且Oracle不断地研发可以让我们随着业务、趋势的发展一直不断升级和改进。

  另外,“我觉得,标准化有一个好处,就是我们不再依赖宏公司或者某个IT厂商的几个技术高手。” 赵翠珍如此感慨,“我们所要做的就是选择有实力的供应商。”

  管理如水一样可流转的软件资产

  除了对全球的财务系统进行了集中化统一管理,宏为了更好地管理其他的软件资产,建立了软件资产管理系统。宏全球的软件都在该软件资产管理系统当中进行注册,其中包括软件名称、版本、维护的起止日期。“这样,我们就可以知道什么时候该签订维护合约。”赵翠珍说道,“因为我们有很多种类的软件,包括办公软件、BI软件,还有其它很多专业的软件,如果没有一套软件资产管理系统的话,很多软件我们就忽略掉了。”通过软件资产管理系统,IT部门可以实时了解软件的状态,从而进行更加有效的管理。

  而且,当企业中的某部门提出软件购买需求的时候,IT部门会首先看这套软件宏基是否已经拥有,如果还剩余该软件的license,那么就可以在软件资产管理系统中进行申请,经过一系列流程签核后,将该license移转给需要的部门,在移转的同时,折旧也随之移转。“如果这种移转是需要跨地区的,比如从一个国家移转到另外一个国家,Oracle公司内部会有一套标准的工作流程,协调对方国家的技术人员与内部商务人员完成整个移转程序。”甲骨文(中国)软件系统有限公司支持服务部专家如是说,“而且,作为Oracle来说,我们非常鼓励客户能够这样做,因为我们认为,软件资产就像水一样,是可以流转的。”如此一来,对于企业来说,就能够尽量减少软件的闲置,让其物尽其用。

  如果用户所申请的软件企业并未购买,或者已无剩余license,IT部门就会召集会议,看各部门、各地区是否还有对此种软件的需求,调查用户数、需要购买的license数量,然后统一与软件厂商沟通,在购买的时候获得比较好的价格。“我们不希望出现这样的情况,就是这个月台湾买了50个license,下个月美国又买,分散购买无法获得价格上的最大优惠。”

  中国航信在软件资产管理方面,面临着比宏更大的挑战。“由于中国航信现在发展速度非常快,因此对运营、控制成本等方面都带来了一些挑战。”戚前方说,“而如果我们要控制成本,遇到了一个很大的挑战——过去历史资产、无形资产没有记录。 于是在资产管理方面,开始利用EAM系统,以期建立集中的软件、硬件资产管理,将我们的软件资产变成未来创新的软实力。同时,我们希望能够在整体的管理架构以及物理架构上进行统一规划,在此基础上实现我们新的创新。”

  “保先”软件资产

  “中国航信的发展速度很快,而且在信息化方面的投资可以追溯到20世纪80年代,所以现在我们有非常多的软件资产。”戚前方说道。但是,随着时间的发展,有些软件资产在“账面”上折旧结束了,“账面”价值成为了“零”,从财务上来看,软件资产似乎是“贬值”了。

  然而,实际上即使是已经“贬值”、账面为零的软件资产,仍然在企业业务运营中发挥着巨大的作用,其中包含的企业数据依然是企业管理者进行决策的重要基础。如何让软件资产“历久弥新”、不断“升值”?如何让软件资产跟上企业发展的脚步,甚至引领企业的发展?

  赵翠珍道出了宏的做法。“我们的软件是4年折旧,当其残值是零的时候,本应当报废,但是我们通过购买软件厂商的维护、支持,使得我们的软件能够不断地升级,这样,一方面我们的软件可以及时跟上最新的IT发展趋势,同时它对我们公司的实际价值又提高了。” 除此之外,在宏,软件资产是有所有权的,所有权在哪个部门,折旧的账就记在哪个部门,“如此一来,对该软件没有需求的部门就倾向于将该软件转移给有需要的部门。”形成良性循环后,不仅软件实现了其最大价值,而且也节省了企业的投资花费。这样,软件就成了可以增值的资产,颠覆了传统“资产总会贬值”的观念。

  甲骨文(中国)软件系统有限公司支持服务部专家也对此种做法表示了赞同,“其实,作为软实力的企业软件资产,是应该随着积累而更加增值,业务价值也变得越来越大。” 

 尊重软件知识产权,复用软件资产

  如何不让公司花太多的钱?那就是要用好软件资产管理系统,将软件资产进行复用,这是非常重要的。刚建立软件资产管理制度的时候会有一些麻烦,但是如果管理方式正确,那就不会变得流于形式。在宏基,软件资产是有所有权的,折旧的账是记在部门的账上的,那么作为部门来说,如果不用该软件,也希望能够减轻自己的负担,自己不用的时候也希望能够将其移转给其他部门,这样其负担的费用也会减少。因此,我认为需要用一些制度来形成良性的循环。

  宏股份有限公司咨询技术总处后勤咨询系统处处长  赵翠珍

  与业务战略对接,推动企业创新

  我们主要提供的是信息服务,因此无形资产是比较集中的,对无形资产进行有效的管理将极大地增强我们的竞争力,而且作为一家上市公司,我们对知识产权等方面也都非常关注。我觉得在进行软件资产管理的时候,要让企业的管理层见到效益,用业务上的语言与他们进行沟通,从上而下地推行,才能够成功。而且对于中国航信来说,对系统的可用性、可靠性、安全性要求都非常高,因此我们非常需要有整体上的管理架构,在此基础上实现我们新的创新。

  中国民航信息网络股份有限公司运行中心生产调度部总经理  戚前方

  “我们企业当中到底有多少种软件、多少许可证,真是搞不清楚。”国内某大型集团公司CIO如是说,“特别是最近集团领导提出要进行集团统一化管控,更是给我们出了一道难题。”该集团下属各分子公司大部分都是单独采购,部署软件、信息系统,如何将分子公司的软件资产集中统一管起来,并且让集团公司能够更加方便地获得各分子公司的数据成为了摆在该CIO面前的一大障碍。

  随着中国改革的推进,信息化越来越成为企业取得市场竞争优势的重要因素之一,软件也已经成为了企业的一项重要资产、企业核心竞争要素之一。但是,像该集团公司这样未对软件资产进行有效、统一管控的状况在国内各企业当中并不鲜见,软件分散购买、软件搁置等情况比比皆是,这不仅造成了企业投资浪费,而且非集中化的软件资产管理还为企业的集中统一管控带来不便。随着国内企业在信息化方面的投入不断增加,对于很多大型企业,每年在软件方面的投入均在千万元、甚至亿元以上,实际上,软件包括其中所包含的数据、流程都是企业软实力的体现,如果企业能够基于这些软实力引领企业业务发展、增强创新能力,将会给企业带来无可限量的未来发展空间。

“作为一家无形资产较集中的企业,我们非常关注对软件资产的管理,”中国民航信息网络股份有限公司运行中心生产调度部总经理戚前方说道。中国民航信息网络股份有限公司(以下简称中国航信)成立于2000年10月,由中国民航计算机信息中心联合当时所有国内航空公司发起成立,2001年2月在香港联交所主板挂牌上市交易。“其实,从上世纪80年代中后期起,我们就已经开始从事IT行业,在这么长的时间内,有一些遗留的资产,这些资产在不同阶段都有其价值,但是如何对这些资产进行管理和利用一直以来是我们比较重视的。”戚前方说道。

  宏股份有限公司也从很早就开始关注软件资产管理,通过将全球各分公司软件标准化、集中化、统一管理,宏看到了软件资产“增值”的能力。通过将财务系统标准化、集中化,目前,宏总部仅需要4天时间就能够获得全球各分公司的财务数字,而在以往,这个数字是半个月。除此之外,增强软实力后的宏公司,新产品进入市场的时间大大缩短,将新公司业务融入公司整体的能力大大增强。甲骨文(中国)软件系统有限公司支持服务部专家认为,宏在软件资产管理方面的实践甚至可以作为软件资产管理方面的范本,供众多的企业借鉴和学习。

  标准化、集中化、统一管理软件资产

创立于1976年的宏股份有限公司目前已经成为全球第二大个人电脑品牌、第二大笔记本电脑供应商,在全世界各地设有分公司,产品销往100多个国家和地区。“在宏发展初期,主要是以业绩为导向。” 宏股份有限公司咨询技术总处后勤咨询系统处处长赵翠珍说道,“但是,当宏做大做强后,管理就变成了一个较大的问题。”对于赵翠珍而言,她看到了宏当时分处各地的分公司的业务系统都不一样,有的是自己开发的软件,有的是用当地的软件。当企业需要对业务进行优化、整合的时候就遇到了很大的困难。“当业务要合并的时候,各分公司的系统是很难合并的。”赵翠珍如是说。

  认识到这个问题之后,宏就开始了软件集中化统一管理之路。第一步是从财务系统的整合开始。“因为财务相对比较标准,因此实施起来相对比较简单。”虽然财务系统的整合相对简单,但是在刚开始实施的时候依然遇到了很大的阻碍。“各个分公司都说自己有不一样的地方,几乎所有地区都持反对的态度。”其中一个很大的问题是,如果集中化管理之后,财务系统将完全由总部IT进行维护,这让地区IT部门产生了抵触情绪。

  但是,集中化管理所能够带来的效益让宏义无反顾地选择了先标准化再进行整合的步骤。从客户代码、银行代码、流程的标准化做起,宏基建立了全球财务系统的标准。建立了全球标准后,“我们在每个地区进行说明,除非是当地税种的问题,否则全部采用统一的标准和流程。”

  最后,宏将各个地区的财务系统全部换掉,换成了Oracle的财务模块,从而建立了全球统一的财务系统。“虽然,在最初的导入阶段我们花费了较大的人力、物力,但是做完之后,维护起来非常容易了,而且效益显著。” 赵翠珍感慨。为了实现宏全球财务系统的标准化、集中化、统一管理,宏花费了3年多的时间。但是最终,它使得宏总部能够在4天时间获得全球的财务数据,而且数据更加真实、准确。 “目前只有台湾的一个6个人团队在进行全球财务系统的维护,维护成本大大降低了。”

在选择财务系统的时候,宏也考虑了很多要素。“我们不希望成为‘软件孤儿’,由于宏在全球运营,所以我们需要选择国际性的大品牌。”赵翠珍谈道,“与Oracle的合作让我们利用全球最佳实践,而且Oracle不断地研发可以让我们随着业务、趋势的发展一直不断升级和改进。

  另外,“我觉得,标准化有一个好处,就是我们不再依赖宏公司或者某个IT厂商的几个技术高手。” 赵翠珍如此感慨,“我们所要做的就是选择有实力的供应商。”

  管理如水一样可流转的软件资产

  除了对全球的财务系统进行了集中化统一管理,宏为了更好地管理其他的软件资产,建立了软件资产管理系统。宏全球的软件都在该软件资产管理系统当中进行注册,其中包括软件名称、版本、维护的起止日期。“这样,我们就可以知道什么时候该签订维护合约。”赵翠珍说道,“因为我们有很多种类的软件,包括办公软件、BI软件,还有其它很多专业的软件,如果没有一套软件资产管理系统的话,很多软件我们就忽略掉了。”通过软件资产管理系统,IT部门可以实时了解软件的状态,从而进行更加有效的管理。

  而且,当企业中的某部门提出软件购买需求的时候,IT部门会首先看这套软件宏基是否已经拥有,如果还剩余该软件的license,那么就可以在软件资产管理系统中进行申请,经过一系列流程签核后,将该license移转给需要的部门,在移转的同时,折旧也随之移转。“如果这种移转是需要跨地区的,比如从一个国家移转到另外一个国家,Oracle公司内部会有一套标准的工作流程,协调对方国家的技术人员与内部商务人员完成整个移转程序。”甲骨文(中国)软件系统有限公司支持服务部专家如是说,“而且,作为Oracle来说,我们非常鼓励客户能够这样做,因为我们认为,软件资产就像水一样,是可以流转的。”如此一来,对于企业来说,就能够尽量减少软件的闲置,让其物尽其用。

  如果用户所申请的软件企业并未购买,或者已无剩余license,IT部门就会召集会议,看各部门、各地区是否还有对此种软件的需求,调查用户数、需要购买的license数量,然后统一与软件厂商沟通,在购买的时候获得比较好的价格。“我们不希望出现这样的情况,就是这个月台湾买了50个license,下个月美国又买,分散购买无法获得价格上的最大优惠。”

  中国航信在软件资产管理方面,面临着比宏更大的挑战。“由于中国航信现在发展速度非常快,因此对运营、控制成本等方面都带来了一些挑战。”戚前方说,“而如果我们要控制成本,遇到了一个很大的挑战——过去历史资产、无形资产没有记录。 于是在资产管理方面,开始利用EAM系统,以期建立集中的软件、硬件资产管理,将我们的软件资产变成未来创新的软实力。同时,我们希望能够在整体的管理架构以及物理架构上进行统一规划,在此基础上实现我们新的创新。”

  “保先”软件资产

  “中国航信的发展速度很快,而且在信息化方面的投资可以追溯到20世纪80年代,所以现在我们有非常多的软件资产。”戚前方说道。但是,随着时间的发展,有些软件资产在“账面”上折旧结束了,“账面”价值成为了“零”,从财务上来看,软件资产似乎是“贬值”了。

  然而,实际上即使是已经“贬值”、账面为零的软件资产,仍然在企业业务运营中发挥着巨大的作用,其中包含的企业数据依然是企业管理者进行决策的重要基础。如何让软件资产“历久弥新”、不断“升值”?如何让软件资产跟上企业发展的脚步,甚至引领企业的发展?

  赵翠珍道出了宏的做法。“我们的软件是4年折旧,当其残值是零的时候,本应当报废,但是我们通过购买软件厂商的维护、支持,使得我们的软件能够不断地升级,这样,一方面我们的软件可以及时跟上最新的IT发展趋势,同时它对我们公司的实际价值又提高了。” 除此之外,在宏,软件资产是有所有权的,所有权在哪个部门,折旧的账就记在哪个部门,“如此一来,对该软件没有需求的部门就倾向于将该软件转移给有需要的部门。”形成良性循环后,不仅软件实现了其最大价值,而且也节省了企业的投资花费。这样,软件就成了可以增值的资产,颠覆了传统“资产总会贬值”的观念。

  甲骨文(中国)软件系统有限公司支持服务部专家也对此种做法表示了赞同,“其实,作为软实力的企业软件资产,是应该随着积累而更加增值,业务价值也变得越来越大。” 

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