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如何选择合适的小型项目管理工具?

原创 Oracle 作者:cornerstone 时间:2020-07-16 15:21:30 0 删除 编辑
小型项目通常是指工作量在三人至十几人之间的项目,这类项目一般是放任自流,少有管理,通常具有投资少、人员少、时间紧、需求不明确等特点。

如借助小型项目管理工具,可以节省大量时间和避免资源浪费,提高项目效率。

下面介绍小型项目团队常遇到的问题,以及项目管理工具是如何有效协助解决这些问题的,与大家一起分享交流。

因资源有限,小型项目团队很少设有专职的项目经理控制项目进度,以至于规范的项目管理方法常常被忽视。

另一方面,由于小型项目直接沟通成本较低,过多的项目管理流程反而使得项目执行过程变得更繁琐。

也正因为这样,在项目管理过程中,小型项目团队大多数会遇到以下问题:

1、 项目质量、进度跟不上

小型项目执行过程中,缺乏统一的项目工作流程,不知道先做什么再做什么,没有一一个详细的规划,往往等事情发生了才去安排相应的工作,导致项目拖延,项目缺陷多。

2、 信息流通有障碍

大部分小型项目在管理时,都是几个人各自为政,没有一个统一协作交流的平台来互相沟通协商,并记录成果,导致信息孤岛的形成。

3、 对项目进度控制不足

没有对项目整体进度制定合理的进度计划,对各成员的工作任务没有及时分配,并且也无法实时跟踪项目的实际进度执行情况,导致进度毫无条理地进行。

4、 项目文档资料不集中

不重视项目文档资料的整理工作,对项目过程没有管理好,无法累计项目经验,也不利于以后的工作交接。

因此,小型项目迫切需要引入适度的规范管理。本文针对小型项目执行过程中的核心管理问题,给出一些行之有效的解决方案。
01、需求管理

对于任何类型的项目,需求阶段都是最重要的阶段,需求管理是整个项目管理的重中之重。

需求管理通常包括两个大方面的问题:需求收集分析与需求变更管理。

首先,对于需求收集与分析,需求不明确是最大的风险来源。

在需求分析阶段,必须多花一些时间,站在客户立场上设身处地考虑问题,帮助用户将模糊的需求清晰化,将简略的需求明细化,将混乱的需求逻辑化、条理化。

其次,任何项目都无法承受频繁的需求变更与需求增加。

除了在需求收集阶段需要尽可能将需求细化外,还需要在适当阶段尽量冻结需求。

否则,将会为项目严重拖延、开支严重超出预算埋下地。在需求细化的后期阶段,必须与客户就需求冻结和后期需求增加的费用支付方式达成共识。

02、进度管理

项目进度管理,主要关注几个方面:
  1. 任务分配、人力资源分配、时间分配要和项目进度协调;
  2. 任务分解要合理,并且尽量并行化;
  3. 对项目进度控制要尽量细致,并且在实际执行过程中审查要严格;
  4. 针对项目中不容易控制的部分,如技术难点、来自于客户的时间拖延要做好充分的准备;
  5. 要为测试、缺陷修正和预期的需求变更预留足够的时间。

03、风险管理

失去对项目风险的有效管理是导致项目失败最主要原因之一。

哪怕是小型项目,都必须在项目的开始阶段识别出项目风险并评估出排在最前面的那些风险(前五或前十)作为观察和跟踪的重点;

并在项目进展过程中持续关注那些新出现的风险,提前准备应对方案。

04、团队管理
对于项目团队管理,要做到分工明确、因人施用。

根据团队成员各人水平的高低,合理分配工作量,并且关注团队内部的交流沟通结构,避免“互相等”和“误解”。

尽量让每个人的工作量饱和,在项目开始以后,要尽可能保持团队稳定,避免人员变更给团队带来的协作混乱。

05、文档管理
对于小型项目,必须有文档要求,否则后期的经验积累会变得困难;其次,对文档的要求应该适度,即够用即可。

文档管理以便于后续工作为目标,不做过于繁琐的要求,不应把大量精力投入进过于繁琐的文档编写。此外,还应注意文档的版本控制。

要想方便快捷实现以上这些解决方案,选择合适的小型项目管理工具是关键。

小型项目对软件功能的需求比较简单,同时还缺乏专业软件维护人员,因此对小型项目管理者来说,简单易用、贴合需求的项目管理软件才是最佳选择。

这里推荐有着十多年市场实践经验的8MSaaS项目管理软件。

CORNERSTONE为适应小型项目的实际需求,不仅支持需求动态变化的管理,也可灵活扩展以满足传统项目监控的管理需求(如时间管理,成本管理)。

系统能够促进项目整体规范化运行,让项目管理组织内的所有工作有序协同。

CORNERSTONE项目管理软件优势:

1-理清项目计划的优先顺序,指派活动负责人并实时跟踪项目进展;

2-有效管理资源技能和资源分配,方便你随时找到合适的项目资源;

3-实时跟踪管控项目成本预算、资金计划等,便于你动态掌握成本;

4-统一的协同办公平台,所有成员在此进行任务分配、沟通交流等;

5-提供强大的机制,帮助你管理问题、跟踪问题和系统地解决问题;

6-提供移动App灵活管理,实现待办处理、消息查看、数据分析等。

综上,小型项目管理必须结合自身的特点和目标,选择适合自己的项目管理软件才是最好的。

合理并且有效地运用 项目管理软件,不仅可以让我们工作井然有序地进行,还能最大程度保证项目目标的达成。我推荐使用 CORNERSTONE 提供了包括任务/需求/测试管理、迭代规划、缺陷追踪、报表统计、团队协作、WIKI、共享文件和日历等功能模块,现在申请20人以下团队即可免费使用。

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