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打破部门壁垒,提升跨部门协作效率,让沟通更加有效

原创 IT图书 作者:cornerstone 时间:2019-11-22 17:38:39 0 删除 编辑
一、跨部门协作是企业管理痛点
据调查结果显示,企业中普通员工与中层管理者之间,花费在内部沟通上的时间,大约占其工作时间的40%-50%,对于更高层的主管来说这一比例则会更高。
  • 有些工作在部门内沟通完全没问题,但是跨部门沟通就问题不断;

  • 一项工作分配好由一个部门主导另一个部门协作,但因配合不当,迟迟无法交付;

  • 跨部门工作经常出现多个部门重复做了同一份工作;

  • 工作出现问题,各部门相互推卸责任,无人担责;

这些都是我们工作中经常遇到的协作问题, 随着企业的发展壮大,部门越来越多,成员也逐渐增加,工作慢慢细化,跨部门之间的工作越来越难做,沟通协作效果低下,影响公司整个工作效率。



二、跨部门协作的难点

1、各部门的职责不同,不能相互理解
不同部门之间的工作内容和职责都不相同,有时候大家都只看到自己想要什么,看不到别人的难处。
比如我们的销售团队会经常和研发团队反馈一些客户对产品的意见,但研发团队有自己的任务安排,所以不能及时解决他们反应的问题,时间一久,销售团队和研发团队就会处于一种互相抱怨的状态,影响团队和谐,不利于团队协作。
2、部门的任务目标不同,每个人的视角也会不同
每个部门的工作都有自己的目标,即使是同一个任务,不同部门想要达成的效果也不一样,这就会导致关注点不同,如果对对方的工作再不了解,很容易陷入情绪的对立当中。
比如很多产品经理可能觉得这个产品前端需要加某个功能,稍微改动一下就完事了,并不复杂,但是前端增加的这个功能,可能涉及到后端的很多改动,如果产品经理和研发团队沟通不好,很容易引起争吵。
3、个人KPI > 公司总体目标
说白了,每个人工作都是为了自己的利益(个人成长或是物质奖励),任务完成的好,就能获得相应的奖赏,所以,如果没有利益可得,就会很少有人会愿意帮助别人做自己本职工作之外的事。

比如运营部门现在需要一个产品视频教程,想要设计部门帮忙设计片头片尾,但是这本不是设计部门的任务,就算他们帮忙做好了,最后也是运营部门受到表彰和奖励。
这种情况其实很正常,每个人工作精力就那么多,帮你做了事情还落不到好处,就没人愿意去做了。而出现这种情况的本质还是目标不一致,每个人都在为自己的个人目标努力,而忽视了公司的总体目标。


三、如何做好跨部门协作


一个企业无论规模大小,内部必然需要成立相互独立的部门,通过合理分工,才能实现每个部门单元有效运作,实现企业目标和组织绩效。 所以,跨部门沟通可以遵循以下几点原则:

 

1、全员上下达成一致的目标


产品、销售、市场、人力等每个部门都有自己的任务和职责,如果目标不一致很容易造成大家各忙各的,各部门只从本部门工作和利益出发,而忽视了组织的整体目标,这样只会强化部门间的竞争而削弱了合作,容易造成跨部门的沟通障碍,不能顺畅实现组织目标。


所以跨部门协作首先需要的是 目标。目标是要事先已经设定并且达成共识的,而且目标制定完毕还需要公开, 向全公司公开OKR,目标透明化,让每个部门、每个人都能时刻看到公司的目标,清楚自己所做的工作是否偏离了公司目标。


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(图为 CORNERSTONE的目标关系图)


2 、任务责任到人,明确跨部门人员岗位职责,衔接工作流程


企业内部是由职责分明的部门组成的,企业目标的完成不止需要部门内部积极开展工作,同时也需要超越部门界限的协作共同完成企业工作。


每个部门岗位员工都有自己明确的岗位职责, 面对跨部门间员工各个职责存在的模糊地带需要明确,做到 权责分明和合理分工 需要共同协作完成的,也需要 明确共同的协作内容,并且 明确跨部门协作岗位和人员,梳理出一条完整的跨部门协作工作流程, 确认每项工作都有人员负责 在实际跨部门协作中不断优化完善跨部门的工作流程,并固化形成工作标准。


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(图为 CORNERSTONE的任务页面)


3、沟通前明确诉求,保障沟通顺畅


其实跨部门协作的本质还是沟通的问题,沟通不到位就容易造成工作上的纰漏。建议在和同事沟通前 先明确自己的诉求,然后再进行合理沟通 ,保证双方的沟通是顺畅的,尽可能地达到预期的效果。重要信息最好是 面对面沟通 ,能更有效地解决问题,避免传达出错,导致任务失败。

4、统一的沟通平台,方便信息留存

现在很多企业都是用企业微信或邮件沟通,来回切换既不方便也容易造成沟通不到的问题。统一的沟通平台不仅可以免去切换的麻烦提高沟通效率,还可以避免聊天中的重要信息及文件的丢失; CORNERSTONE讨论功能可供团队成员互相交流,共享信息,解决自己在工作中遇到的各种问题 重要文档也可随时转存至WIKI或文件中。


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(图为 CORNERSTONE的讨论页面)


5、 高效运作的团队创造价值


一个高效运作的团队,一定是 目标清晰,角色具体,沟通顺畅,流程明确,团队成员彼此高度信任的,这需要一定的时间来经营和训练。 为了维持企业竞争优势,保持企业高效率,提高企业创新绩效能力,企业往往需要采取措施,通过问题导向和需求导向,加强跨部门信息交流和人与人之间的合作,促进跨部门协作能力,减少部门冲突,合理有效利用组织资源,提升组织活力、效率和绩效。


  结语:

目前企业内部各级组织间的部门壁垒仍然是很多企业的痛点,工作中难免会遇到跨部门协作的问题,协作不好就会引发一系列问题,严重影响工作效率。总体来说,跨部门协作最重要的一点是目标一致,通过制定统一的目标,让双方能够达成共识。除此之外,还需要多站在对方的立场考虑问题,以便于保证双方合作的顺畅性,形成高效地跨部门协作模式。 CORNERSTONE 全行业覆盖的一站式项目协作平台, 官网链接,拿走不谢!( http://www.cornerstone365.cn


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