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周期盘点与全面盘点

Linux操作系统 作者:coco1 时间:2014-01-22 14:20:35 0 删除 编辑

*本文中:全面盘点=实地盘点=物理盘点=physical inventory

又到了年末,所有仓库工人和其它员工在周末的早晨聚在一起,准备进行一年一次的全面盘点。咖啡和面包圈让大家打起精神来,似乎还保持着大家上个晚上年度聚会时的感觉。人们晃来晃去,不知道有什么好做的。这时,老板拿着一堆报告、卡片、图表走进来说道:“OK,你们要做成这个样子。”到了中午,很明显仓库连一半都没有盘到,送来的午餐也让大家豪无热情。两点钟开始,一个又一个人接连找到老板说他们要离开的理由。还没有完成的部分,压力突然增加。5点了,还剩下的几个盘点人员都想要放弃了,一堆纸上标记着“差异”,一堆产品数量标记着“未知”。“这是怎么回事?”,“要找到为什么”,老板又看了一下周围的场景,指示那些还在研究那些成堆的盘点差异的人:“调整一下就行了,我们快点解决。”

年复一年,每次实地盘点差不多都是这么过来的。过程到底有什么问题?全是问题!!!参加盘点的人没有受过训练,也没有经验——许多人都是因为他们有空被迫安排到这里的。盘点完就根据你现有量的差异调整,而没有时候去研究为什么。结果是一半的调整纠正了之前库存的差错,还有一半把正确的调成错的了。显然不仅仅是你也样,我也不喜欢年度全面盘点。一年里有规律的多次盘点(周期盘点),结合库存准确性的持续改进过程,是实现库存准确性控制比较好的方式。我对周期盘点的定义与大家普通认同的有些差异。许多人认为周期盘点是有计划有规律的(通常是每天都进行)按某种规则抽取物品盘点。例如,库存商品先ABC分类,A类一年盘10 次,B类盘点一年盘5次,等等。我更喜欢把周期盘点定义为:只要是有规律的有计划的,对全部在库商品中的一部分盘点。这是一种全面盘点与周期盘点相结合的系统,非常有效果。你每次可以仅对某一个区域内的所有商品进行全面盘点。而不用一次把一个库全盘完。下一次你继续盘之前没有盘的那些部分。有规律的安排全面盘点是简单、有效的方式,它可以让你用有经验的盘点人员,有足够的时间在调整前仔细研究差异的原因。如果你的库存量非常大,你就必需把它分解为一次次周期盘点去盘。

如果你正在成功的使用着复杂的周期盘点。年度全面盘点没有太多必要。不幸的是,很多时候财务制度会告诉你“你必需进行年度全面盘点”。我再强调一下,如果你可以一天内盘点清楚并有充足的时间分析差异,那只管去全面盘点好了。但是,如果你库存量非常大,或是7*24小时工作制,你不用中止业务,你要对周期盘点的准确性有信心,通过实地审核制度让他们接受这种作法。他们通常不太喜欢,但仍然会接受。

设计你的盘点方式

你的盘点流程要和你的业务一致。想用“一个标准化的系统”。在复杂的业务中,你的盘点流程会有多种方法。比如,成品一种,车间在制品用另一种,原材料还有一种,同时对于固定放置的与零散随机放置的物品还有不同的盘点方法。

为什么要盘点?

你首先要决定的是为什么你要盘点。也要是你通过盘点想得到什么效果?如果你的程序只是为了满足公司制定的每年盘点X次,或者是达到某个给你指定的准确率标准,你的盘点程序一定不会是非常有效的。你盘点应当可以优化你的业务运营,实现高水平的客户满意度。如果你的业务已经运营了一段时间,你了解哪些部分的库存经常出问题。这就是好的起点。但是,你也要评估这些常有问题的库存会造成多大的影响,从而再去决定哪些区域更重要。原材料的一些差异与业务的影响可能就比较小,而其它东西的差异可以会让业务受阻。成本的准确率与客户服务直接相关,所以一盘优先盘点。

盘点的频率.

盘点的频率应当去满足你之前设定的目标。对客户服务、生产能力的影响及出现问题的可能性都会影响你盘点的频率。甚至制造提前期、采购提前期都要纳入考虑的范围。你那些容易破损的、或者生产过程不稳定的的关键原材料,需要每周甚至每天盘点。你的盘点程序要不断优化,随着你盘点准确度的提升,你的盘点频率也会变化。

追踪准确性

你的盘点程序应当是持续改进的过程。追踪准确性可以决定要做哪些改进。你提供的细节越多,你越有可能指出在哪些方面需要额外的关注。根据产品类型、库存区域地点、业务形态区分不用的准确率可以为优化业务流程和制定盘点优先级提供重要信息。可要一味追逐“标杆绩效指标”。不同组织之间对准确率统计的差异很大,单纯的比较只是在浪费时间。你应当追逐的是持续一致的改进。花时间对优化你的盘点机制,以满足当前及未来的需求。如果编译分析的方法没有变化,长期的数据将会相当有价值。

我始终用两种方法追踪库存准确率,分别是动态事务处理法静态现有量法静态现有量法最常见,用差异数量除以现有量得出差异率。静态现有量法给出了特定时点的库存准确率。它突出的表现出了业务处理后造成的库存差异,也是会计认可以唯一方法。使用静态现有量法的问题是,他缺乏反映业务流程问题的信息。从细节上看,基于当前现有量的统计值也不稳定。例如,如果周一你盘点X部件,发现少了20个,现有量为100,准确率就是80%。但是如果你周三才盘点,这时到货接收了2000个,准确率就成了99%。

动态事务处理分析法 比较出现差异的数量与这段时期内所移动的数量,显示出操作过程的准确性。这种类型的分析更有助于发现业务过程中的问题。不幸的是,用起来很难。同样的例子,如果你少了20个物品,你要计算出这段时间里出库了1000个,你的准确率就是98%。如果这个东西是原材料,那么你BOM构成的成品中或是生产报废记录中就应当有这2%的误差。动态事务处理分析法假设你接收的数量是准确的。

在周期盘点中还有一种常见的方法为盘点正常及差异比。用这种方法,你比较盘点正确与盘点有差异的数量。通常会设定一定的允差比率范围。我个人认为这种方法没有什么价值。

不管什么统计方法,都有净差异与总差异两种表达方式。例如,如果你3个物料有误差,其中之一少50$,另一个小5$,还有一个多出40$,你的净误差为-15$,总误差95$。总误差是表现真实准确性的方法。总之,分析度量方法必须有意义,如果提供的信息无法用于优化业务,那你为什么要去统计?

盲盘.

我知道这个观点会有争议,但还是提一下。首先,盲盘就是给你的盘点人员物料编码和位置,但没有数量。盘点人员清点后记录下数量。管理人员去比较盘点到的数量与现有数,去研究差异(通常需要重新再盘有差异的部分)。盲盘的问题是第一次准确率低,而且耗时。比如在记录的过程中就很可能出错。盲盘中肯定需要找人重新盘点。这很耗你的资源。如果你盲盘,并且重新盘点所有差异部分,这就是最准确的盘点方法了。然而如果一开始就给出数量,只去记录有差异的部分,那盘点中发现有错误,重新盘点的次数都会减少的多,同样的资源下可以去盘点更多的东西。

但是把数量告诉盘点员会有问题的。如果你管的不严,你就会发现你的盘点员在盘点过程中数据做假,特别是那些比较难盘的,数量又看上去差不多的东西。因为数量是可见的,即使是诚实的员工在盘点过程中也会无意识的点错。相信我,你盘那么多东西,大脑一定会不听你使唤的。如果你看到纸上是12个,你很可能看一眼是16就当是12了。如果你仔细的监控盘点的过程,并且严格的训练,那么非盲盘的好处就会胜对它的风险。

时间控制

在周期盘点中计时很关键。在理想情况下,你盘点,然后解决差异,中途没有其它业务。如果你的业务允许你这样,那非常好,你的工作很简单。如果你不能中止其它业务操作,你还是可以完成成功的周期盘点的,只是你工作起来要麻烦得多。你要全面的理解所有业务,要能查到盘点过程中发生的所有业务。即使如此,你还是有可能很难盘准确,可能就要略过它,过几天重新盘这个东西。无论你是否中止业务,你都必需对库存业务有完善的流程和严格的控制,以确保所有事务都可以及时处理完。

人员安排

只去用那些经过严格训练的员工去盘点你的产品。特别是,设定员工的主要职责就是对库存盘点,解决差异,这会极大的提升盘点的成功性。只是在一些业务中这样难以实现。

理解调整的影响

负责根据你盘点的结果对差异审批及做出库存数量调整的人,要理解这些调整的后果,是非常重要的。在周期盘点时我见到的最严重的问题是,不能正确处理 “盘亏”的东西。如果你仓库区域放置很随意,是根据物品去盘点,你的盘点结果会显示你少了一些东西,而没有地点信息。你需要结合按地点的盘查方法来找到 “盘亏”的东西。然而,你的盘点管理员要决定如何、何时处理这些差异。许多业务情况下,当天就做了调整来扣减丢了的东西,过了几天找到了又反过来弥补。但问题是这会影响到物料管理。产品被扣减了,往往就可能产生新的采购订单,生产计划、生产单也会因为缺货而改变。即使几天后产品又找到了,你也造成了不必要的工作,打乱了生产的计划,产生了过量的库存。好的盘点管理员应当决定差异是盘点的问题,还是真正的“盘亏”。“盘亏”及“盘盈”要尽可能的避免。找一个差异区来暂时放置这些“盘亏”、“盘盈”,而不是直接去调整是一个好的方式。这个差异区要被严格的管控,你还要有积极的方式去找到这些东西。一个积极的按地区盘查方式比指定一个人“去找到这些东西”要有效的多。当前,第一时间把业务过程把控好,会这次轻松的多。

现在,我要说的是你的盘点程序没必要这么复杂。但是,在许多业务情况下,复杂的盘点程序可以有效的解决复杂的库存问题。结合了坚实的库存业务实践的好的盘点程序,是所有公司不可多得的资产。外部资源(如客户、财务机构)会对你的盘点有的特殊需求。显示出你成功的盘点过程及库存业务实践,可以减少及消除这些特殊需求。

作者Dave Piasecki的所著的Inventory Accuracy: People, Processes, & Technology, 有更多关于周期盘点实地盘点的信息。

原文:Cycle Counting and Physical Inventories
作者:Dave Piasecki
翻译:吴若童

摘自 http://www.oracleapps.cn/articles/dave-piasecki%e5%91%a8%e6%9c%9f%e7%9b%98%e7%82%b9%e4%b8%8e%e5%ae%9e%e5%9c%b0%e7%9b%98%e7%82%b9.html

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