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实施商业MIS的8点建议

原创 IT综合 作者:jackdear 时间:2007-12-10 14:32:14 0 删除 编辑
随着社会经济的快速发展,商业竞争日益激烈。新的商业模式、新的经营理念从四面八方涌来,旧的商业管理模式受到了极大的挑战。很多商家争相实施管理信息系统,以提高管理水平,适应激烈的市场竞争。商界比较常见的做法是:首先召开招标会。经过几轮筛选,选定某一家供应商为合作伙伴。其次与合作伙伴一起探讨系统需求,确定系统方案,选购硬件设备,制定培训和实施计划,最后分步实施系统。笔者在参与一些商场信息系统的实施中,积累了一定的体会,愿在此谈谈其中应引起重视的几个事项,希望能给准备实施信息系统的商场以参考,给已经使用信息系统的商场以思索。[@more@]1、不能凭一时的头脑发热就决定上管理信息系统。
管理信息系统建设是一个规模浩大的工程,是实施新的管理思想的有利工具。这个系统的实施牵涉到商场所有的人员,上至总经理,下至营业员,环环相扣,相互牵制,其中有一个环节出问题,就会使整个系统的数据有误。比如一个营业员开错了小票,就带来销售的串货、库存的错误。因此切忌匆忙上马,应在认真调研的基础上做好各级管理人员和职工的培训。尤其是在管理人员还不知管理信息系统为何物时,首先要对他们进行培训,使他们明确实施信息系统的意义、方法、过程、困难和应注意的问题。
2、商业企业管理信息系统建设是“一把手工程”。
这是一个改进企业原有管理模式的工程,因此,企业总经理应亲自挂帅。企业应成立一个由财务、业务、计算机方面专家组成的小组,由总经理亲自领导。这一小组的任务是制定实施信息管理系统的计划,设计新的管理流程。因为小组的成员工作都很忙,很难整天在一起开会,最好的办法是小组成员各自草拟详细的流程管理办法,然后集中讨论,兼顾财务和业务,制定出新的流程。制定此流程的主要目的,一方面是确定合理的物流、信息流、资金流,另一方面是调动管理人员的积极性,让他们参与新管理,同时为商场新的管理模式培养领导者。
3、应认识到信息系统的主体是人。
是人在管理而不是机器在管理,信息系统只是企业用于管理的一种工具。有的商场领导者意识到信息系统的好处后,要求一切服从机器,这是片面的。实际上,机器是死的,有很多管理需要人来参与。如管理制度规定“超市的售价调整最好在晚上下班后或早晨上班前”,而信息系统在调整售价上是很方便的,为了减少纠纷(如新物价牌和机内售价调整的时间不一致,使顾客拿着商品到收款台交款,却发现价格变了),可以通过管理制度来完善系统的管理。象上面的这种情况时有发生,因为软件编程人员在设计系统时不仅考虑用户目前的需要,而且考虑到了系统将来的扩展性、灵活性,但人工管理在一段时间内必须有一定的稳定性。总之,信息系统只是帮助商业企业管理的一种工具,管理者首先应掌握这种工具,然后再把它灵活应用在管理上,这才是管理者最大的成功。
4、制定的流程不必最先进但必须最适合。
有的商业企业员工素质偏低,特别一些由工厂改成商场的或由老商场改造的,员工年龄偏大,给实施信息管理带来非常大的困难,而信息化管理的成功又必须依赖每个员工的努力,所以信息系统的开发可以追求比较先进的,但人工管理的替代最好分步骤分阶段地进行,待信息系统使用一段后,从管理者到员工都对信息系统有了充分的认识,再实施大力度改革。
5、一支稳定的、高素质的系统维护队伍是保证信息系统正常运转的关键。
系统维护员担负的责任主要有维护硬件设备(包括服务器、PC机、收款机、网络通讯设备、UPS等)、维护系统软件(操作系统和数据库等)、维护应用软件、培训合格的信息系统管理人员。系统维护人员是经理们的好参谋,调动他们的积极性,赋予他们一定的权利,让他们参与管理是非常必要的。
6、新员工培训也很重要。
如果新员工上岗时缺乏培训,特别是收款员、系统录入员等不经过严格的培训,会给系统带来不必要的错误。
7、应采取试运行和分步实施。
新商场开业最好有1~7天的试营业,检测前一段时间工作有无失误,如商品编码、商品标价签、商品条码和商品实物是否一致;收款员处理常见异常的应变能力;商场的价格定位是否准确;各种设备是否能正常运转。老商场的系统实施最好分步进行,先以一个部门做试点,在试点过程中培训出一批有一定实际经验的骨干队伍,以便为整个商场的实施打好基础。
8、正确对待信息系统出现的各种问题。
这里谈三个方面的问题:一是信息系统的不成熟性。一套针对商场需求编制的信息管理软件,难免有这样或那样的问题,商场提出的改动越多,信息系统出问题的几率就越大。出问题后应积极协同开发商解决问题,而不要对信息系统丧失信心。二是人员素质参差不齐。填制单据有误、录入单据有误、盘点有误、销售串号等等问题都会导致系统数据不正确。三是对系统有抵触情绪的人借题发挥,故意捣乱。信息系统的实施,使商场经营的商品品种、进价、供应商、销售、付款等都在总经理的监控之下,使商场一部分特权人被解除特权,这些人就会感到特别难受,他们有可能把信息系统中的小问题扩大化,给实施信息管理增加障碍。信息系统的实施,牵涉到商场管理的方方面面,也会遇到各种各样的问题。只有尽早正确认识这些问题,合理解决这些问题,才能早日用好管理信息系统。

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