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ERP中的资金预测---王 纹 孙 健

原创 ERP 作者:zhujianfu 时间:2004-10-27 15:39:38 0 删除 编辑

  作为大型集成信息系统管理软件,ERP系统中资金管理模块的功能是极其丰富的。我们在《ERP中的现金流量表》和《ERP中的内部银行》中介绍了ERP资金管理的两个重要功能:自动实时生成现金流量表和利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化的考核。显然,上述功能偏重于资金来源分析和绩效考核。正如资金使用的六层结构(参见本刊上期《ERP中的内部银行》)所示,在这样的结构下,内部利润中心面向的是内部银行。但是作为公司的管理者,必须时时关心整个公司的资产流动性,防止发生公司整体的支付危机。正如我们所知道的,在现实情况下,很多大型企业发生财务危机甚至倒闭,并不是由于资不抵债,而是因为资金的周转不灵导致不能支付。面对这种需求,ERP资金管理模块中的资金预测功能加强了企业对未来中短期现金流量的预测,及时预警,保证公司的顺利运作,维护公司的信誉。

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  作为大型集成信息系统管理软件,ERP系统中资金管理模块的功能是极其丰富的。我们在《ERP中的现金流量表》和《ERP中的内部银行》中介绍了ERP资金管理的两个重要功能:自动实时生成现金流量表和利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化的考核。显然,上述功能偏重于资金来源分析和绩效考核。正如资金使用的六层结构(参见本刊上期《ERP中的内部银行》)所示,在这样的结构下,内部利润中心面向的是内部银行。但是作为公司的管理者,必须时时关心整个公司的资产流动性,防止发生公司整体的支付危机。正如我们所知道的,在现实情况下,很多大型企业发生财务危机甚至倒闭,并不是由于资不抵债,而是因为资金的周转不灵导致不能支付。面对这种需求,ERP资金管理模块中的资金预测功能加强了企业对未来中短期现金流量的预测,及时预警,保证公司的顺利运作,维护公司的信誉。

  资金计划层次

  资金计划层次反映了各种可能性的未来现金流量。如图1所示,绿色代表现金流入,红色代表现金流出。

  资金计划层次大致上可以分为<1>现金和银行存款, <2> 应收账款到期预测, <3>应付账款到期预测, <4>销售合同收款预测, <5>采购合同付款预测。<2><5>的预测集成来自各业务和财务部门,都是根据合同的付款条款由系统自动推算的。

  我们设计了一个简单的模型(见表1),来阐述资金计划层次(图1)的构成。

  预

  如图1所示,资金预测可以按天或周进行。图中横轴代表预测的时限,纵轴代表了资金余额。只考虑第<1>,我们得到的是目前的现金头寸(Cash position),图中以蓝色实线箭头表示。增加已经确认的应收和应付账到期等因素,我们就得到了第一种资金预测,图中以绿色虚线箭头表示。再把销售合同和采购合同考虑进去我们又可以获得第二种资金预测,图中以红色虚线箭头表示。其中资金预测二比资金预测一考虑了更多的因素,更适合决策支持。但是随着不确定因素的增加,资金预测二的可变性也相应增加。根据图中资金预测二,该企业将在第四周出现资金缺口,资金管理部门应早作安排,防止因无法兑付到期债务而产生的损失。同样的,在表1中我们可以看到图1背后的数据。

  为了满足进一步的分析,ERP系统可以对每一层向下细分。首先由于各种现金和银行存款户在流动性方面是有区别的,细分现金头寸,我们发现总计1000万元的现金和银行存款中包括现金、保证金存款、外埠存款、信用卡存款、定期存款、国债回购户、活期存款、银行本票存款、汇票存款、支票存款和在途资金等项目(见表2)。有些层次(如保证金存款等)并不能立刻用于支付,在做短期的预测时这种流动性方面的差异必须加以考虑。

  同样的,对于应收和应付账到期两个计划层次,我们也可以进一步细分为应收/应付、定金/定金请求、其他应收/应付、备用金/借款和汇票等等层次。而对于某些待审批或冻结的付款,还可以设定不同的计划层次。同时对于采购合同付款预测,我们还可以将其延伸到采购申请付款预测,当然这一层次的预测将是较简略的。

  除了计划层次以外,ERP系统对于计划层次<2><5>还提供了计划组分析,如图1中的粗箭头所示,计划组将具有类似付款习惯的客户和供应商设定为一个计划组。某些群体的客户比另一些更讲信誉也更准时。而某些群体的供应商比另一些更重要。系统中计划组是客户和供应商的档案中的一个特征,通过计划组将预测中的计划层次细分,我们可以决定付款的优先级次,了解及时收款的可能性,从而给决策者提供了更多的信息和判断的依据。

  值得关注的问题

  资金预测的概念相对来说较为简单。但在ERP的实施过程中有几个问题需要注意:

  1 付款条款 合同或发票(指ERP系统中的发票,包含比实际开出的发票更多的信息)中的付款条款决定了预测收付款日,因此付款条款是否准确对于资金预测至关重要。一般来说,财务和业务(Logistics)集成的项目付款条款的准确性较高(因为销售合同和采购合同上的付款条款是对外的,有较多约束),而只选用财务模块的项目不容易准确,因为发票输入不能在系统中参照合同,而输入发票和使用资金预测的可能是两个部门。同时即使是集成的项目,对于期初转入数据付款条款的准确性也应特别当心。当然,从理论上讲,期初数据的问题会随时间自动消化掉,但是对于像ERP这样牵涉广泛的项目来说,刚开始的报表的准确性的确会影响士气。所以应尽量保证期初数据的准确。

  2 客户和供应商档案(主记录) 客户和供应商主记录中保存了大量的信息,本文中的付款条款和计划组就包括在其中。虽然这类信息在交易中一般作为缺省值存在,可以手工更改。但是,在实际工作中准确的主记录可以大大节约输入量,也可以减少操作人员的错误和使用中的阻碍。因此,清理并准确定义主记录是发挥ERP威力的一个重要条件。

  结

  我国加入世贸组织指日可待,企业面临的将是更激烈的竞争。如何加强内部管理、提升企业竞争力是每个企业所必须面对的问题。利用ERP系统的集成管理优势整合企业管理已是很多企业家的共识。在《ERP中的资金管理》、《ERP中的现金流量表》、《ERP中的内部银行》和《ERP中的资金预测》等文章中,我们旨在介绍ERP中资金管理模块的一些独特视角及其主要功能。希望通过这些介绍能帮助企业管理者和技术人员更好地利用ERP这一管理系统,充分发掘其中有关资金管理的功能。

  必须指出的是,本文的介绍仅仅涵盖了ERP资金管理的一部分。随着我国金融改革的深化,ERP中一些关于金融工具(包括衍生金融工具)的管理,市场风险的管理,还有自动付款和电子银行,资金集中的功能等都将发挥出应有的作用。

  作者联系:gordonwangwen@sina.com       cindysunjian@sina.com

 


1 假设今天是200135A公司未来五周的资金预测情况如下(单位 千元)

本周

3/53/11

3/123/18

3/193/25

3/264/1

4/24/8

现金和银行存款

10000

10000

10000

10000

10000

银行头寸

10000

10000

10000

10000

10000

应收账款到期

9000

17000

26500

33500

39500

应付账款到期

-11000

-21500

-30500

-38500

-45000

资金预测一

8000

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