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ERP中的现金流量表---王 纹 孙 健

原创 ERP 作者:zhujianfu 时间:2004-10-27 15:28:14 0 删除 编辑
在简单会计软件环境下,编制现金流量表是一件非常麻烦的事。然而,借助ERP,利用其集成特性,就可以通过上期谈到的资金管理模块,自动生成实时的现金流量表。 [@more@]

  现金流量表的编制

  我国自199811起施行《企业会计准则-现金流量表》以来,企业界和会计界对于该报表的编制方法进行了广泛的探讨。和国际上其他国家的现金流量表相比,我国的现金流量表同时要求使用直接法和间接法编制。而且一般国家作为选择补充资料的直接法更是作为正式表项。这当然有利于报表阅读者的理解。但在会计实务中大大增加了该表的编制难度,从而使该报表的准确程度和作用受到影响。这种难度也导致后来表中增值税项目的简化。

  在一般手工记账或简单会计软件的环境下,企业一般使用《准则指南》中的工作底稿法或T形账户法编制,其实质是使用间接法计算表中的直接法表项。而一些会计软件的处理方法是在输入会计分录时,增加现金和现金等价物科目的输入内容——即指明每笔现金收支是属于哪一个表项。这一方面增加了会计工作量,另一方面由于在每笔收付款时必须人工查找该笔往来最初产生的原因,使得输入的准确性大受影响。特别当一笔收付款对应多个表项时,如给供应商付款时包括了货款和增值税两个表项,这种方法要求将分录中现金行手工计算并拆分成几行,造成不必要的麻烦和错误。

  在ERP集成环境下,我们通过资金管理模块可以自动生成实时的现金流量表。

  首先让我们回顾一下上期《ERP中的资金管理》一文谈到的,在资金管理中,会计科目被置于三个层次之上。

  现金层 包含货币资金和短期投资等科目,它相当于我国《企业会计准则-现金流量表》文中对于现金和现金等价物的定义。

收入支出层 包含的科目代表了企业现金流量的起源。譬如,所有的权益类和损益类科目以及存货、固定资产等科目都应包含在这一层。这一层对应于《现金流量表》中现金流量的分类或者说直接反映了《现金流量表》表项一至四。

  应收应付层 虽然称为应收应付层,但它不仅包含应收账款和应付账款,而且还包含预收和预付账款、其他应收和应付款、应收和应付票据等科目。这一层的科目反映了收入和支出在形成现金流量之前以短期债权债务存在的临时状态。它对应《现金流量表 指南》中计算各表项时的调整项。

  现在让我们看两个在ERP的会计和资金管理中非常重要的概念:

  现金流量状态

当系统通过集成或人工产生一笔会计分录时,资金管理模块会判断这笔业务是否会对现金流量产生影响。同时系统会自动对它的状态作出判断:是已经生成现金流量了,还是仅仅作为债权或债务。已经生成现金流量的,系统将它的状态设成“A收付款,如图1,凡是一笔分录中有一行属于现金层而至少存在另一行属于应收应付层或收入支出层时,它的现金流量状态就是“A收付款

  对于仍处于应收应付阶段的,系统将它的状态设成“B 发票,如图1,凡是一笔分录中存在两行分别属于收入支出层和应收应付层时,它的现金流量状态就是“B发票

  我们在《ERP中的资金管理》一文提到的销售开发票业务(借:应收账款 贷:产品销售收入 贷:应交税金)在资金管理中就反映为现金流量状态B,而收到货款业务(借:银行存款 贷:应收账款)则属于现金流量状态A。虽然ERP不鼓励多借多贷的会计分录,但是对于这种分录系统会自动计算各种现金管理状态的金额,计算的规则本文就不再赘述了。

  未清项管理

  在ERP的财务会计中,对于应收账款和应付账款的明细账管理使用了未清项管理的概念——在某一个客户或供应商的明细账下,各笔发票和收付款不仅反映借贷和金额,同时还记录了它们之间的相互清账关系。

  上例中,财务在处理从客户收款的业务时,可以在输入银行科目后,直接从系统提示的该客户尚未收款的发票清单中选择一笔或多笔进行清账。系统会自动生成会计分录,同时将该笔收款和那几笔发票设为已清项状态,剩下的发票仍保持未清项状态。ERP系统除了提供上述人工逐笔清账的功能外,还提供了一些自动逐笔清账的功能。图1我们以应收应付层中相互指向的箭头表示这种清账的关系。未清项管理虽然是财务会计的概念,但是它对于资金管理却有重要意义。图1中红色的箭头表示这样一个过程:当一笔收款或付款发生时,通过逐笔清账系统找到了当初的各笔发票,通过这些发票系统再自动向收入支出层追索,从而找到了该笔现金流量的源头。两笔业务(收款和发票)此时在资金管理中连成了一笔完整的现金流量。

  现实中,一笔收付款往往会有不止一个的源头,比如货款和增值税,此时系统会自动计算出它们各自的金额。

  抛开技术上的处理手段,我们可以将上述两个概念简单地看作是ERP系统将来自企业各方的信息转换成了资金管理的语言。

  附注:在实际ERP中,为了增加系统的灵活性,资金管理模块主要不是按会计科目进行分析,而是按现金流量项目分析和进行数据库存储的。现金流量项目以一对多的形式定义在会计科目中(即几个科目对应一个现金流量项目)。在财务记账时系统自动确定现金流量项目在输入会计分录时,可以手工更改系统缺省的现金流量项目。比如和长期投资这个科目有关的表项在《现金流量表》中不止一处,像收回投资所收到的现金权益性投资所支付的现金等,这时需要在输入会计分录中长期投资那一行时输入相应的现金流量项目

  实时的现金流量表

  有了上述的这些概念,我们就很容易理解ERP中的现金流量表是如何生成的:当我们运行现金流量表时,系统分析指定时间段内的收付款,将这些收付款按它们发生的源头分门别类地归入现金流量表项中。从而生成了实时的现金流量表。

  管理会计和部门现金流量表

  管理会计在ERP中承担了重要的角色。管理会计本身是为企业的内部管理提供会计信息的会计分支。ERP系统利用其集成的优势,将当代管理会计的各种理论付诸实践,比如责任中心的绩效考评,企业级的预算体系,市场获利分析,生产成本控制,项目控制等等。很多管理会计的理论存在已经有很多年了,比如标准成本和差异分析法、量本利分析法、预算、利润中心和投资中心分析等等。但是我们都非常清楚一旦将这些理论在纷繁复杂的现实中运用时会遇到很多问题。很多方法在动用了大量的时间和精力之后,仍然只能得到较粗糙的分析结果,有时这些结果甚至是自相矛盾的。

  ERP在这方面的优势在于它是一个重视细节的系统,而这些细节来源于无数企业的经验和教训,同时它的数据建立在集成的基础之上,ERP反对重复和自相矛盾的信息。

  限于篇幅,本文仅就管理会计中和资金管理相关的内容加以介绍。通过将资金管理和管理会计中的各种主体结合起来,可以实现对企业内部资金使用的分析和考核。现金流量表的实时生成和我们在下期将介绍的内部银行都是这方面的应用。

  利润中心

利润中心是管理导向的组织结构,主要用于企业内部控制的目的。将公司按照利润中心分割,可以实现对于责任区域的分析和对于分散组织的授权,从而将它们视作公司中的公司 利润中心可大可小,从组织结构的角度,将所有利润中心按树状层次有序地组织起来,构成了利润中心层次。图2左上方就是一个简化的利润中心层次。

  利润中心在企业界有着广泛的应用。比如一家大型的家电生产企业会按产品线在其内部划分出不同的利润中心,像空调部、冰箱部、洗衣机部等等,而空调部的利润中心下可能更细分出家用空调和中央空调等小利润中心。又如一家大型的进出口公司会按照贸易商品种类划分类似橡胶部、焦碳部、精细化工品部、农用化工品部等等利润中心。

  主合同

  与利润中心类似,主合同也是管理会计考核的对象。主合同的意义主要是对商贸企业而言的,这类企业不进行生产,一批货物从采购、储运到销售形态不发生变化。若干个相关的销售和采购合同按照管理会计的概念将被归总到同一个主合同中,每票主合同都有专门的利润中心负责。主合同的管理必须经过事先预算和事后决算。图2右上方代表了某个利润中心目前执行中的所有主合同。在某些企业中主合同又被称作预算单。但事实上主合同和利润中心都是一种成本对象,它们从不同的角度汇总了成本和收入,预算只是其中的一个功能。

  举例来说,上文中的大型进出口公司,其橡胶部利润中心以自营进口的形式购进一批天然乳胶,作为敞口货陆续销售给国内六家企业。这种情况下主合同以采购合同为主,包含了一单采购和六单销售。又如该公司精细化工品部利润中心按自营出口的形式对外签定销售一批染料的合同,随后以销定购,分别向国内两家供应商采购,货物备齐后一起发运。这种情况下主合同以销售合同为主,包含一单销售和两单采购。

  利润中心和主合同的现金流量表

  从内部管理的角度来看,光有整个公司的现金流量表显然是不够的。通过管理会计和资金管理的集成,我们可以从公司整体的现金流量表一直向下分析到各利润中心甚至主合同的现金流量表。

  通过业务(Logistics)和管理会计的集成,ERP系统将所有收入和支出都认定到产生它们的管理会计主体上。当一笔现金流量通过第一节中的分析,找到源头(收入支出层)时,同时也被归结到了相应的管理会计主体上。请参见图2红色箭头。

  例如上述进出口公司橡胶利润中心,业务员和国内客户签定天然乳胶销售合同时,将这票销售合同归结到本利润中心的一单主合同项下。当销售开票时,销售收入被自动地记录到该利润中心及其主合同下。最后该客户一次支付了公司多笔发票金额,其中包括这张发票,系统通过清账过程自动将其中对应于这张发票的现金流记入了该利润中心和该主合同。同时分离出货款和增值税各自的现金流入。

  又如ERP固定资产模块中每项固定资产的卡片都指明使用该固定资产的利润中心,所以固定资产采购的现金流出最终也会被认定到该利润中心。

  管理会计和资金管理紧密集成,就可以得到ERP系统每一个利润中心和主合同的现金流量表了。事实上,除了现金流量外,我们还可以进行每笔主合同的往来款到期分析等等。但是到目前为止,我们还无法用货币的形式量化每笔主合同和每个利润中心的资金占压成本。因此,我们将在下一期的文章中引入内部银行的概念。

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