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ERP环境下的采购核算及其控制

原创 ERP 作者:zhujianfu 时间:2004-10-27 14:48:11 0 删除 编辑
存货作为企业的一种资产,在企业资产中占有相当比重,有的企业甚至在其流动资金中占了70~80%的比率。合理选择存货的计价方法对企业的财务状况、经营成果和现金流量会产生不同的影响。因此,企业对存货的管理成为企业管理中非常重要的工作重心之一。随着经济的快速发展,企业对存货的管理手段也在不断加强,技术也越来越先进。党的十六大报告中也指出:信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。坚持以信息化带动工业化,以工业化促进信息化,走出一条科技含量高、经济效益好、资源消耗低、环境污染少、人力资源优势得到充分发挥的新型工业化路子。很多大型的企业随着企业的不断发展,也逐渐从手工或小型的物资或库存管理信息系统(MIS)转向集成的企业信息化来管理企业。[@more@]

ERPEnterprise Resource Planning,企业资源计划/规划)是集成了企业采购、库存、生产制造、销售、财务成本、人力资源、资产、质量、资金、项目投资管理等在内的企业管理信息系统。与传统的存货管理和财务软件核算上,ERP环境下存货的管理出现了一些新的变化,这种变化不仅对于企业对存货的管理是重要的,另一方面对于会计师审计存货也是具有重要意义的。ERP系统的重要特点之一就是高度的集成性和数据的共享。在高度集成的ERP环境下,大多数和库存相关的财务核算都是由系统在业务发生时自动产生的,而不再需要财务单独计帐完成。
由于ERP环境下的存货管理出现了这些新的特点,因此有必要弄清楚ERP系统中的物流及资金流的情况以加强存货管理控制。ERP系统中的存货计价一般都支持计划/标准价、移动平均价、先进先出法和后进先出法等。这里主要介绍ERP系统中最典型也时最常使用的两种计价方法:标准成本和移动平均价。本文将以ERP软件中的市场领先者——SAP R/3企业管理软件为例进行介绍采购过程中的成本核算及其控制点。

1、标准成本法

ERP环境下,对于存货的采购通常包含两个步骤:采购收货和发票校验。当采购收货和发票校验完成后都会在系统中自动生成相应的会计凭证。但自动记帐的科目和金额由于存货计价方法不同和收货与收发票的顺序不同而不同。在标准成本法下,采购价与计划/标准价之间的价差直接计入价差科目。这里的价差不仅包括计划/标准价与采购价的差异,还包括发票校验时采购价和发票价格的差异。

1.1 先收货后收发票

在标准成本法下,当先收货时,系统将计划/标准价与采购定单价格的差异计入采购价差科目,以计划/标准价更新存货的价值。对方科目则计入收货/收发票的中间过渡待清帐科目,反映应付暂估的金额;当收到发票时,若发票价格和采购定单之间存在差异则把该差异也直接计入采购价差科目。现举例说明:标准成本或初始移动加权平均价:1.1/ 初始存货数量:100采购价:1.3/ 采购数量:100收货: 收货数量:100发票:1.2/ 发票数量:100自动产生相应的会计分录如下:收货时:借:存货 110借:采购价差 20贷:收货/收发票 130发票校验时:借:收货/收发票 130贷:采购价差 10贷:应付帐款供应商明细 120此时该存货数量、金额及成本变化如表1所示:

1:存货数量、金额及成本变化(标准成本法先收货后收发票)

数量

金额

标准成本

初始时


100


110


1.1
/

收货后


200


220


1.1
/

发票校验后


200


220


1.1
/

1.2 先收发票后收货

在有些企业存在先收到发票而后收货的情况,标准成本法下,其会计核算与先收货后收发票的情况类似,这里不再赘述,只给出相应的结果。沿用上述例子数据,先收发票后收货,自动产生相应的会计分录如下:发票校验时:借:收货/收发票 120贷:应付帐款供应商明细 120由于收发票早于收货,此时按发票金额计入收货/收发票的中间过渡待清帐科目。收货时:借:存货 110借:采购价差 10贷:收货/收发票 120此时该存货数量、金额及成本变化如表2所示:

2:存货数量、金额及成本变化(标准成本法先收发票后收货)

数量

金额

标准成本

初始时


100


110


1.1
/

发票校验时


100


110


1.1
/

收货后


200


220


1.1
/

2、移动(加权)平均法

由于ERP系统采用先进的计算机技术,使存货的移动加权平均成为可能,在大多数情况下,使用移动加权平均法对存货计价更贴近存货的实际成本。因此,在很多企业实施ERP的过程中选择移动加权平均法对存货进行核算计价。

2.1 先收货后收发票(库存充足)

在移动加权平均法下,企业也存在收到发票时,实际的库存已小于发票数量的情况,因此对于库存是否充足(相对收发票时存货的数量)会直接影响到计入存货科目的金额大小。与标准成本法不同,在移动加权平均法下,当先收货时,系统将直接按采购定单价格计入存货价值;收发票时的价差,如果库存充足,既库存数量大于发票数量,则直接更新库存价值。相应的对方科目也是计入收货/收发票的中间过渡待清帐科目。仍然沿用上述例子数据,自动产生相应的会计分录如下:收货时:借:存货 130贷:收货/收发票 130发票校验时:借:收货/收发票 130贷:存货 10贷:应付帐款供应商明细 120此时该存货数量、金额及成本变化如表3所示:

3:存货数量、金额及成本变化(移动加权平均法先收货后收发票,库存充足)

数量

金额

移动平均价

初始时


100


110


1.10
/

收货后


200


240


1.20
/

发票校验后


200


230


1.15
/

2.2 先收货后收发票(库存不足)

当收货后,在收发票时如果库存不足,既库存数量小于发票数量,则收发票时的价差,则系统通常会将差异金额在存货采购价差科目上按比例分摊。仍然沿用上述例子数据,收货后收发票前领用120件,自动产生相应的会计分录如下:收货时:借:存货 130贷:收货/收发票 130领用时:借:生产成本/费用消耗 144贷:存货 144发票校验时:借:收货/收发票 130贷:存货 8贷:采购价差 2贷:应付帐款供应商明细 120由于收发票时库存数量小于发票数量,因此收发票时的价差,在存货采购价差科目上按比例分摊,其中:
采购价差科目所分摊差异
=
总差异*(发票数量-当前库存数量)/发票数量
=
130-120*[100-100+100-120]/100
=10*20/100
=2
存货科目应分摊的差异
=
总差异*当前库存数量/发票数量
=
130-120*100+100-120]/100
=10*80/100
=8
此时该存货数量、金额及成本变化如表4所示:

4:存货数量、金额及成本变化(移动加权平均法先收货后收发票,库存不足)

数量

金额

移动平均价

初始时


100


110
<

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