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SAP R/3系统的财务会计结构

原创 ERP 作者:davehe 时间:2006-03-13 05:12:18 0 删除 编辑

SAP R/3是德国思爱普公司(System Application Products,SAP)推出的企业资源计划(Enterprise Resources Planning, ERP)大型系统集成管理软件。企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化,并且使业务流程日益复杂。这种趋势推动了产品和业务流程的革新和信息高速公路的应用。所有这些都要求以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作。时效性的决策必须基于不断地提供实时的信息。SAP R/3系统提供包括所有业务领域的业务处理流程的集成的解决方案,它是基于三层(可扩至多层)的客户机/服务器系统结构,支持多币种(可同时使用多达三种货币作为记帐和结算的本位币)多语言(15种国家语言)的完整的企业管理解决方案。

  SAPR/3主要由财务会计(FI)、财务控制(CO)、资产管理(AM)、销售与分销(SD)、物料管理(MM)、生产计划(PP)、质量管理(QM)、工厂维护(PM)、人力资源管理(HR)、项目管理(PS)、工作流程管理(WF)、行业解决方案(IS)等功能模块组成。而财务会计、金库、管理会计、投资管理和资产管理等构成了整个SAP R3集成系统的核心部分——财会子系统(FI & CO)。SAP产品以其强大功能、高度集成性、实时性、灵活性、开放性、可靠性以及国际普遍适用性得到了业界的广泛赞誉并占有了包括中国在内的广阔的ERP软件市场。包括长虹、康佳、海尔空调、李宁公司、小天鹅、联想集团、中化、中航油在内的数十家企业先后采纳了SAP公司的R/3产品作为企业的应用解决方案。1999年,SAP公司其ERP/MRPⅡ的软件销售收入达到了24.35亿美元,荣获当年ERP软件销售市场第一名。

  1. SAP R/3系统的集成性SAP R/3系统具有高度的集成性,它不仅在财务会计与管理会计内部集成,同时也在系统内的所有模块之间集成。在物料(MM)、销售(SD)等模块进行业务操作的同时,系统自动同步生成财务凭证。这样省去了传统的大量的收集、整理、制单的基础工作,减少了不必要的重复工作与由此而产生的差错,并且提高了工作效率,使财务人员可腾出更多的时间来处理与分析数据。

  由于系统高度集成性,数据实时更新、共享,横向上,企业管理分析所需的大量数据信息都可由系统中方便的取得。而且只要权限许可,原则上任何人在任何位置任何时间都可得到所需要的最新信息和数据,而不再需要专人整理汇总上报工作;纵向上,对一个集团来说,可随时随地获得跨公司、跨区域、跨部门的最新管理分析数据,减少信息传递的中间环节,提高信息利用率,方便快捷地进行分析决策。与传统的专用财务软件不同,R/3系统不仅能对已发生的业务进行事后的核算,更重要的是能对实际业务进行事前计划和事中控制及事后分析评估。

  2. SAP R/3系统的财务和管理控制组织架构组织结构的确定,需要从对外法定报表和内部管理角度详细加以考虑。哪个层次上产生对外或对内的报表,是由组织结构定义决定的。SAP R/3系统可以定制用户自己的组织结构。对于一个大型的跨地域的集团性公司来说,通常在SAP R/3系统中可定义包括集团公司、公司代码、业务范围、成本控制范围、业务关联区和成本中心等组织结构元素。

  2.1集团公司(Company)

  复杂的组织日益需要一个全景式的会计报表,这种趋势在当今竞争日趋激烈的经济全球化进程中显得越来越重要。SAP R/3系统中定义的集团公司的组织结构元素,可以是实际的或虚拟存在的集团公司,主要用以合并会计报表。一个集团公司可包含一个或一个以上的公司代码,通常是在集团公司层次上出具合并财务报表。

  2.2公司代码(Company Code)

  公司代码代表一个独立的会计实体,拥有完整的会计帐套。是对外报送法定资产负债表和损益表的最小单位,所有的凭证都将过帐在公司代码层次上。一个公司(分公司)虽然不是法人,但是如果需要单独核算,对外出具资产负债表和损益表,也可以设置成单独的公司代码。

  2.3业务范围(Business Area)

  主要用于企业内部管理,是创建内部资产负债表和损益表的组织结构。可以按照不同的部门或业务种类等多种方式在SAP R/3系统中来设置业务范围。

  2.4成本控制范围(Controlling Area)

  成本控制范围是管理会计的组织结构单元,用来核算企业的收益及费用支出使用情况。在成本控制范围下可建立成本中心(组)或内部定单等成本控制对象。一个成本控制范围可包含多个公司代码,但一个公司代码只能分配给一个成本控制范围。所有的成本中心(即费用发生单位)都将包括在此成本控制范围中。因此,对公司外部运营情况的考核需要通过每个公司代码的资产负债表和损益表来揭示,而内部管理的考核可以跨整个集团公司的范围。

  2.5业务关联区(Operating Concern)

  业务关联区也是管理会计的组织结构单元,一个业务关联区可有多个成本控制范围,一个成本控制范围只能指派给一个业务关联区。业务关联区是获利能力分析中的核心组织结构,用来监控及分析该业务关联区内各“获利段”的运作情况和获利能力。“获利段”可以是销售地区、产品、客户等属性的灵活组合。因此可以按照各获利段为依据生成获利分析报表,考核其获利能力。

  2.6成本中心(Cost Center)

  成本中心是管理会计中的最小职责单位,是每一笔费用的具体接收者。成本中心建立后需要将每个成本中心分配给标准成本中心组。这样才能保证费用记帐在成本中心及部门上。成本中心的标准层次结构反映了成本中心与成本中心、成本中心与成本中心组、成本中心组与成本中心组之间的关系。标准层次结构中的每个节点代表一个成本中心组,当然除了标准层次结构中的成本中心组之外,还可根据业务需求在标准层次之外自己定义需要的成本中心组。

  3. SAP R/3系统的财务会计(FI)

  SAP R/3系统对会计信息的公开性,依据有关各国会计法规进行了相应的定义,同时也适用于国际性的企业。其财会子系统符合40多个主要工业国,也包括中国的相关会计法规。SAP R/3系统的集成性确保了会计信息能够满足自动更新的要求。当用户在后勤模块处理业务时,这些业务所引起的财务上的变动将自动记入会计系统。此外,对系统外部数据,SAP R/3系统还为其用户提供了电子化处理同业务伙伴间的数据交换的功能。

  R/3系统的财务会计应用模块由总分类帐、应收帐款和应付帐款、固定资产、法定合并以及特殊统计会计功能等组合而成。

  3.1总分类帐(G/L)

  3.1.1会计科目表SAP R/3系统提供了定义不同会计科目表的功能,使灵活多变的评估成为可能。作为经营用的会计科目表,包含了日常经营管理所需要的科目,也允许进行特殊的,在公司范围内的业务处理,财务会计和成本核算都使用同一个会计科目表;作为地区性的会计科目表,包含了为满足当地法规而设的科目。记帐的数据是基于政府的规定和预先定义的一些规则而处理的,其项目和经营用的会计科目表有所区别;作为集团公司的会计科目表,包含了在集团公司内所有公司代码使用的所有科目,其记帐数据是基于外部集团公司会计的要求,其项目和经营用的会计科目表不同。日常的凭证是记帐到经营用的会计科目表中的,但用户也可以按照某一个国家的特定要求或集团进行会计评估。

  3.1.2货币为了满足许多国家对货币的法规要求,SAP R/3系统支持用户同时使用多达三种货币作为记帐和结算的本位币。而且所有的业务处理均能以记帐本位币、集团公司货币以及客户自定义的硬通货记帐。另外,SAP R/3系统还支持自动处理有关外币评估、信息分类以及应收帐款的到期处理。

  3.1.3会计期间SAP R/3系统提供最多十六个的记帐会计期间。十二个正常的会计期间另有可自定义的一至四个特别记帐期间。会计年度也可以与日历年度相同或不同,同时还可定义缩短的会计年度(少于十二个会计期间)。3.1.4财务报表SAP R/3系统提供了丰富的报表功能。从法定的会计报表到自定义的各种内部管理报表都可方便获得。由于系统是高度集成的,所有的业务发生时系统都会同步更新各种财务报表的余额。因此,如果需要且权限许可,任何人在任何时间、任何地方均可获得所需财务报表。原则上,只要有一项业务发生,系统就可以提供更新的财务报表,甚至是对外的资产负债表、损益表等。

  3.1.5总分类帐概述SAP R/3系统的总分类帐与目前国内所说的总分类帐其会计概念并不完全一样。SAP R/3系统中的总分类帐科目包括除核算应收帐款和应付帐款科目外的所有科目。除了总帐科目中的统驭科目外,所有的总分类帐科目都是可以直接记帐的,并且对于所有总分类帐科目都可以使用未清项管理。

  总分类帐科目的主记录数据结构可分为会计科目表层数据和公司代码层数据。会计科目表层数据用于整个主记录,如总帐科目代码,名称,是资产负债表科目还是损益表科目;公司代码层数据包含了如何控制业务数据的输入与记帐的参数,如何管理科目的数据,以及与其它公司代码相关的数据,如货币、税码、统驭科目和未清项管理等。

  总分类帐的记帐数据来源于以下方面:后勤等功能模块的集成自动记帐到总分类帐;明细分类帐(如应收帐款/应付帐款)中的记帐相应自动更新总分类帐;在总分类帐中的直接记帐。

  3.2应收帐款(A/R)

  应收帐款模块是SAP R/3系统的财会子系统中对客户进行监测与控制的模块。在此模块中,帐户分析、示警报告逾期清单以及灵活的催款功能,都使用户可以方便地处理客户未清项。系统为应收帐款设置明细分类帐,并为其设置统驭帐户。每一笔应收帐款都按未清项进行管理,SAP R/3系统的应收帐款模块提供一对一的清帐方式,同时也支持按余额总数进行清帐的方式。如果条件许可,系统与电子银行联网,还可实现自动处理进帐业务并提供电子对帐单。系统可以随时从系统中得到每个客户的帐龄分析报告,还可以对已逾期的应收款进行催款。根据未清项目的欠款天数以及对客户信用管理策略设置不同的催款等级进行催款管理。
  集成地使用SAP R/3的销售及财务会计模块,在销售模块业务发生时,系统自动生成会计凭证,应收帐款明细帐自动更新,同时统驭帐户总帐余额也同步更新,并保持数据的一致性。当然,系统也支持手动输入记帐。

  3.3应付帐款(A/P)

  应付帐款的核算与应收帐款相似,不再赘述。

  3.4特殊分类帐另外,SAP R/3财会子系统提供了特殊分类帐模块,可为用户提供特殊的计算功能。在此模块中,一个特殊分类帐可以通过对科目的设置(如成本中心、产品等),从不同的视角来反映科目的余额。用户可以对每一个分类帐进行计划、分配和货币转换处理。当实际业务发生时,这些特殊分类帐也能自动地更新。这能满足不同的厂商对报表的要求。

  3.5固定资产SAP R/3系统的固定资产模块涵盖了所有主要工业国家在法定报表和资产价值地评估方面的要求。能处理包括资产购置、折旧、转移、报废等业务。除了法定的对资产价值评估,可自定义许多折旧和评估的方法。

  固定资产的核算和管理是财务会计的重要组成部分。无论是出于外部或内部的会计核算的要求,对固定资产进行计划和监控也显得更加重要。对固定资产的管理,系统主要是通过资产的分类来实现的,这样可以在系统中定义任意多个帐户分配以及相应的统驭科目。资产分类,在SAP R/3资产管理应用程序中占据核心的位置。

  高度集成使用SAP R/3系统使用户能应用高效率的功能。这对于资产管理模块中的资产购置尤其明显。与其相关技术/作业部门(应用程序)主要有:财务会计模块——应付帐款,物料模块——收货及发票校验和库存管理,项目管理模块——项目结算,工厂维护模块——后资本化等。对于折旧,系统支持使用多种不同的折旧方法并提供了综合模拟及资产负债表优化的功能,这样就可以通过模拟折旧方法中的更改来执行报表,将优化的折旧结果转帐到报表中。这种模拟的功能为用户提供了对资产价值的不同视角,并且能处理计划和实际的投资。同样,系统支持固定资产的报废和部分报废并自动计算所有待结算的金额。3.6法定合并与单独的企业财务报表相比,合并财务报表已经显得日益重要。SAP R/3系统允许用户能够选择多种方式对集团公司下属的子公司的业绩进行评估。合并财务报表不是简单地将子公司会计报表进行简单地相加,而是对资产、应收/应付帐款、债务、利润、销售收入等进行重新分类、评估、合并及内部抵销。所有地合并业务都是由系统自动完成。除了法定合并以外,系统还允许用户在计划值地基础上经常地结算和作合并会计报表,如汇总的财务报表。

  3.7财务会计信息系统SAP R/3的财务会计信息系统(FIS)是基于SAP的综合数据信息仓库(EIS)的交互式信息系统。它使用户可以在指定的数据参数的基础上对相应的财会数据作评估。财务会计信息系统对不同币种的分析、总分类帐科目分析、资产负债表和损益表的分析等领域的经营管理提供有效和综合的支持。用户可以对所有的组织结构单元(如公司代码、公司和业务部门)和各种会计期间(会计年度和会计期间)进行评估。报表既可以用公司代码的货币,也可以用其它平行使用的货币——如集团公司货币、硬通货等。功能强大的信息查询功能是SAP产品的另一突出特点。

SAP R/3财务基本概念及集成性浅释---总帐等概念
张小虎

1,科目表的建立及分配

在SAP中,科目表的层次较公司代码高,也就是说先创建好科目表,然后可以分配给不同的公司使用。在同一集团范围内,为了使各个集团范围内的公司使用的科目表都能一致,通常是先创建一个虚拟的公司及科目表,然后集团范围内公司都可从其拷贝。科目表中的科目就是在总帐的主数据中分别创建的。这里值得一提是,在SAP中的科目表与传统的手工方式在科目体系中有了很大的不同。传统的帐务体系将会计科目分为1级科目、2级科目、3级科目等。但在SAP已没有这样分法了。除了应收、应付、固定资产等统驭科目外,所有的明细或2、3科目上升为总帐科目(当然在使用之前,应进行有关主数据的设置),如传统的银行存款—工商银行XX支行XX帐号,这只是银行存款的一个子科目,但在SAP中,此时已设置为一个总帐科目了,科目代码是根据企业会计制度中的有关编码扩充至8位编码,如一个企业有许多银行存款,在SAP中就变成了有许多总帐科目。在总帐层次显示时,是分别显示的,但到报表层次时,则根据所有银行科目中的前四位代码汇集成一个科目银行存款进行披露。管理费用也一样,在SAP中有非常多管理费用的总帐科目(如工资、奖金、津贴等)。但在总帐还包含有从其他模块中过入的金额,如统驭科目,统驭如应付/收及固定资产的明细科目,因此在SAP的总帐科目表中,我们看到的就不是目前的五、六十个科目,而是将近五百个的总帐科目。由于应收、应付、固定资产有各自独立的模块,所以有各自的明细帐。但反映在总帐及报表层次时,分别为细分的统驭科目(如应收帐款可根据企业管理的需要分为应收国内的款项与应收国外的款项等)。SAP所有的财务信息都是即时的,当记录一笔总帐分录时,相应的总帐、报表都已生成,当应收明细帐生成时,通过统驭科目就可即时过入总帐与报表。也就是说,在SAP的帐务里,任何时点都会产生新的总帐与新的报表(注意该总帐与报表并不完全体现法人的资产负债损益情况,尚有折旧、预提待摊因素要考虑)。

2,统驭科目的概念及分类,统驭科目的变更

统驭科目(reconciliation account)指的就是将明细科目归集起来的意思。前面我们说到,系统总帐科目表中包括统驭科目,该统驭科目是与应收模块、应付模块、固定资产模块有关的,其中长、短期借款运用了应付模块的功能,也成为了统驭科目。在实际业务过程,我们可能会发生统驭科目选用错误,此时就要用到统驭科目的变更功能。如客户A的统驭科目被误选为11310101,并有一笔分录输入,假设为1000元,此时的总帐科目11310101就有1000元余额,事后发现用错统驭科目,为此在此客房的主数据中更改统驭科目假设为113102101(注意这并不会更改已过入11310101的1000元),更改完毕后,至月末(假设本月只有一笔分录及余额为1000元)运行客户重组程序,系统会产生借:11310299(系11310201的调整科目,但非统驭科目)1000贷:11310199(系11310101的调整科目,但非统驭科目)1000,在报表层次上11310101与11310199被安排在一行后余额变为0,11310201与11310299被安排在一行后余额变为1000,这样在报表层次就将由于选错统驭科目而产生的错误纠正了。第二个月初,系统会自动运行相反的调整分录,借:11310199(系11310101的调整科目,但非统驭科目)1000贷:11310299(系11310201的调整科目,但非统驭科目)1000.直到选错统驭科目的金额被支付出去后,才不需运行上述程序。

3,凭证的输入规则:在SAP中,总帐科目在输入分录是需要遵循传统的记帐方法,“有借必有贷,借贷必相等”。但对于应收、应付的发票输入(即作会计分录)单边则可,如在应付模块作发票输入,填入供应商的号码,日期、金额后,其次填写行项目,此时的行项目的字段中已经默认了借方,用户只需选择适当的总帐科目(如管理费用—XX)、金额、成本中心即可。产生的分录即为借贷皆具的双边分录了。应收模块的发票输入也同样。在应收、应付模块中除了后勤模块的“发票校验程序”及销售模块的“出具发票程序”自动过入应付、应收帐款外,尚有许多处如“过帐”、“清帐”也具有半自动生成会计分录的功能。另外,在SAP中,凭证具有较宽泛的意义,如后勤模块的产生的收货单据,在SAP中也称为凭证,发票也称凭证,因此财务人员在实际操作中应注意区别。

4,凭证的类别

传统的会计核算中,将凭证的类别分为收、付、转三类或直接就是一类记帐凭证。SAP对凭证的分类基本上也遵循收、付、转三类的原则,即总帐凭证(类似转帐凭证)SA,与供应商有关的凭证(类似于付款凭证):KR(应付供应商的凭证)、KG(供应商转来的红字发票,SAP称为贷记凭证)、KZ(付款给供应商的凭证),与客户有关的凭证(类似于收款凭证):DR(开具发票给顾客的凭证)、DG(开具红字发票给顾客的凭证)、DZ(向顾客收款的凭证),与固定资产交易有关的凭证AA等。

5,记帐码

在手工的会计核算过程中,我们通过用记帐符号“借”与“贷”来描述资产、负债的增、减。但在SAP中,却变得有些复杂了,比如,对于总帐科目的凭证,用符号40来表示总帐的借方,用50来表示总帐的贷方,分录例示如下:40:10010101(现金)50:50150101(营业外收入);对于与供应商发票有关的凭证输入,主要与应付帐款有关的借贷方就比较复杂了,如贷方用31、32、33、34、35、36、37、38、39,借方用21、22、23、24、25、26、27、28、29,如供应商发票输入分录为:40:50100101(营业费用-电费)31:10100037(表示通过主数据创建的供应商编号)。对于与应收帐款有关的,其应收帐款的借贷方所用的记帐码:用01、02、03、04、05、06、07、08、09表示借方,用11、12、13、14、15、16、17、18、19表示贷方,如输入一笔与客户发票有关的分录:01:客户有关的号码50:其他业务收入。与固定资产有关的业务,用70表示借方,用75表示贷方,假设通过应付模块采购固定资产,70:固定资产号码31:10100037.与存货有关的业务,用89表示借方,用99表示贷方,如89:存货贷:50:GR/IR,退货时,40:GR/IR 99:存货(与存货有关的会计业务,大部分是系统自动产生的,因此少了一道麻烦!)。

记帐码在SAP中实际上起到如下的作用:在行项目中决定可输入的科目的类别;行项目是以借方或贷输入;决定其他字段的状态。

6,凭证号码的产生

在SAP中,凭证号码可以由系统产生也可由手工产生,但系统产生的凭证号是连续的,手工产生的号码难免会产生跳号等失误,因此对系统设置时采用的凭证号码是由系统自动产生的。同时,对不同类别的凭证,系统对其产生的号码的范围不尽一致,如输入供应商发票产生的凭证号在1900000000-1999999999之间,付款给供应商的的凭证产生的凭证号在1500000000-1599999999,与固定资产有关的凭证产生的凭证号在0100000000-0199999999之间,开具发票给客户产生的凭证号在1600000000-1699999999之间等等!尚有其他号码范围,可参照总帐蓝图中的有关叙述。当然,号码范围是与年度有关的,即开始新一个会计年度时,号码区间又会被重新选用,从而避免号码被用尽的可能。


7,记帐期间变式,会计年度与特殊期间

记帐期间变式是较难理解的一个内容。通过手工的做法是,在某一期间内所有交易都必须在同一时点结帐,以便总帐及财务报表的生成。但在系统中,由于每一时点都可以产生一个即时会计报表,因此某些类型的凭证可以在期间结束时予以关帐,而某些却又可以继续开着,即某些类型凭证可在8月份入七月份的帐。当然从严格的角度说,这是不合适的。这就是记帐期间变式。特殊会计期间,在系统中,会计期间基本上分为12个期间,这与正常手工核算无二,但由于在年度的会计期间结束后(此时12月31日会计报表已产生),仍然存在应当调整的事项,如审计时发现有些费用的确认不尽合理,有些交易金额必须重新确认(如某些资产负债表日后事项),这时的调整就在特殊期间进行。SAP的特殊会计期间分为4个,即13-16期间。但有些资产负债表业务却又难以在特殊期间实现,如资产负债后日后发生的上一年度的退货,由于这涉及到集成的业务,所以在SAP较难实现(具体参见后述)。

8,初级成本要素与次级成本要素

初级成本要素与次级成本要素。SAP除总帐的及时集成外,它的另一个特点是与控制模块的及时集成。在SAP中所有的总帐中的费用科目都被要求创建成为初级成本要素。这样,当输入一个总帐的费用分录时,系统会要求输入一个成本中心,即表示此时系统已将该初级成本要素分配给了某一成本中心。即通过一个分录就将总帐与控制模块的要求同时满足,这就是SAP的无缝集成。当然控制模块中只有该要素的金额,而不是像总帐的记录是通过双边分录来实现的,因此某成本心的费用报表是各个初级成本要素总汇。次级成本要素是指,某一成本中心的费用要素可整理成为次级的费用要素(项目),并将其通过一定的比例分摊给不同的成本中心。控制模块就是通过这两个要素反映了企业内外部间的资金流动情况。在SAP中,初级成本要素就类似于科目表,它可以分配给任何一个成本中心,包括法人间的成本中心,即不同的成本中心可能包括的初级成本要素是一模一样的,但金额却不尽相同。

9,分配与分摊

分配与分摊对于成本要素的来说是一个很重要的功能。并且这功能就类似于固定资产折旧一样,一月只能执行一次。分配的功能是与初级成本要素相关的,分摊的功能是与次级成本要素的功能相关的。这两个功能同样都可用到计划(预算)与实际发生额中。如可创建一个循环,将某成本中心(可超过一个以上)的初级成本要素(可超过一个以上),按一定的比例分配给其他成本中心(可超过一个以上),当然也将这循环分为几个段,各段间相应的要求可以不一样,这样每月末执行时,就可以很好地反映初级成本要素的流向情况。同样的,也可创建一个分摊循环,将某成本中心(可超过一个以上)的初级成本要素(可超过一个以上)重新组合成为一个次级成本要素,然后再将其按一定的比例分配给其他成本中心(可超过一个以上),当然也将这循环分为几个段,各段间相应的要求可以不一样,这样每月末执行时,就可以很好地反映次级成本要素的流向情况。分配与分摊的区别在于,分配是将某一成本中心的初级成本要素分给另一成本心,被分配的初级成本要素会与被分配的成本中心的相同的初级成本要素一并反映,而分摊则是将次级成本要素分摊到另一成本中心,与被分摊的成本中心的初级成本要素一同反映,这样有利于区分本成本中心的发生的费用与分摊过来的费用的界限。需要说明的是,同一利润中心下的成本中心的分配或分摊,并不影响该利润中心的利润额,但跨利润中心进行分配或分摊,则影响了不同利润中心的利润额,两种方法产生(分配或分摊的规则相同时)的影响一致。


SAP R/3 财务基本概念及集成性浅释 —— 主数据篇
ERP是英文Enterprise resources planning的缩写,意思为企业资源计划。在企业中,存在各种各样的资源,如财务资源、人力资源、信息资源、供应商资源、客户资源等等,如何将这些资源进行合理规划,实现资源的最优化的配置,从而提高企业整体的经营能力与经营效率是企业管理者孜孜以求的目标。经济学上有一个著名理论:短边效应。也就是说,有长短不一的木块(表示各种各样的资源),做成一个木桶,其装水容量的多寡不是由最长木块决定的,而是由最短的木块决定的。过去几十年来,由于电信技术、计算机技术及应用软件开发的滞后,大型企业为提高管理效率而进行的各种各样探索都难以得到最终的实现,其重要原因就在于信息的不能及时传递。人们通常所说的企业内部各个部门都是一个“信息孤岛”,指的就是信息(包括财务、人力等方面)的不能及时传递与处理,由此带来管理上的效率损失及机会成本的上升。随着我们国家市场化改革进程的不断加快及全球经济的一体化,各个行业内部的竞争加剧是不可避免的一个趋势,竞争的加剧对企业管理提出了更高的要求,正如莎士比亚所说的,“是生存还是死亡,这真是一个问题”。要提高企业管理水平,首先必须突破信息传递及处理这个“瓶颈”。70年代以来,国外企业为突破这个“瓶颈”,就陆续开始了企业资源计划的尝试。
至90年代初期,已经获得很大的成功,这主要应归功于相关技术,如电信、计算机及应用软件等得到了空前的发展。实施ERP,至少有三个方面的好处:1.各种信息能够得到即时的处理与传递。如有非常及时性的财务数据及库存数据,这对于大型企业是非常必要的。2.可以打破企业管理者的管理边界,同时不会造成效率上的损失。传统的分工理论形成的每个管理人员的管理边界,超出此边界将是不经济的,但实施ERP,如上问题可以轻松得以解决,因为ERP的精髓就是要信息的及时处理与传递。信息的及时传递及处理可以使管理的边界得以突破。正如和光商务股份有限公司的总经理刘铁所说:实旌ERP可以将管理的需求“一竿子捅到底”1 3.可以降低企业内部的交易费用,同时也有利于企业组织结构的再造。实施了ERP,各项交易、业务流程都变得透明,信息也得到了及时的处理与传递,带来的结果是内部交易费用的降低,机构的设置也将变的简单、高效,原来“金字塔型”的组织结构变成了“扁平型”的组织结构。
毫无疑问,如上种种好处,将会使成功实施ERP的企业在激烈的市场竞争中获得极大的优势,具体地说,将会使企业降低费用、提高资金的运用效率,提供决策的准确数据、降低机会成本等。
支持实施ERP的管理软件有非常之多,如SAP R/3、Oracle、PeopleSoft等。本文着重介绍SAP R/3软件就是其中集成性最好、功能最强的管理软件。为什么SAPR/3软件集成性最好并且能够及时处理并传递信息,主要是有赖于主数据的有关设置。以下开始本文有关SAPR/3软件中与财务有关的介绍。
主数据(主记录)
第一次接触SAP R/3软件的人,当看到主数据这样的字眼时,肯定不知所云。在SAPR/3软件中,主数据相当是该软件的识别及自动后续处理系统。比如人的大脑,当我们见到资产负债表中的有关科目时,如长期投资,我们的大脑马上就会这样的反应:它是属于资产类的科目,期末应将余额予以结转;核算时,当其投资对被投资单位有控制、共同控制或重大影响时,应采用权益法进行核算,否则应采用成本法核算等。又如对于销售收入,我们马上就知道这是损益类科目,期末应将其结转至本年利润,而后转至未分配利润等。我们的大脑为什么有这些知识,就是因为我们经过了长期的财务知识方面的训练,所以就会有这样的识别及核算能力。对于软件系统,它不具有像人类一样的大脑,所以软件开发人员就开发了一套适合系统并使其能够像人脑一样的识别及处理财务数据。这就是SAPR/3软件的主数据。
因此,当我们要做各项交易之前,必须到相应的主数据中去创建它(当然这个创建是按照主数据中的固有格式进行的),这样系统才能认可它、自动处理它。通常我们叫这个过程为“去报个到,取个号”。与财务有关的主数据包括有总账主数据、供应商主数据、客户主数据、商品主数据、固定资产主数据、成本及利润中心主数据等六大类。下面分别阐述。
(一)总账主数据
总账主数据,它起到统驭整个财务的作用。不同的会计科目在总账主数据中创建会应用到不同的“字段”(英文单词为field),通过这些不同“字段”的组合,就会形成系统能够识别并能够为我们现行会计核算所接受的会计科目。如下例举几个重要的科目予以说明。
号码 10010101 10030101 10040101
公司代码 KHl0 KHl0 KHlO
类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目
账户组 现金/银行类 其他资产类 其他资产类
描述 现金 应收账款一国内贸易款 库存商品
统驭科目类型 X D X
未清项目管理 X X X
行项目显示 √ X X
字段状态组 G001 G067 G001
号码 10050101 20010101 20020101
公司代码 KHl0 KHl0 KHl0
类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目
账户组 固定资产类 负债权益类 负债权益类
描述 固定资产一房屋建筑物 短期借款 应付账款一国内贸易款
统驭科目类型 A K K
未清项目管理 X X X
行项目显示 X X X
字段状态组 G007 G001 G067
号码 20060101 20070101 20080101
公司代码 KHl0 KHl0 KHl0
类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目
账户组 负债权益类 负债权益类 负债权益类
描述 购销GR/IR 代销GR/IR 实收资本
统驭科目类型 X X X
未清项目管 √ √ X
行项目显示 √ √ √
字段状态组 G001 G001 G001
号码 50010101 50020101 50040101
公司代码 KHl0 KHl0 KHl0
类别 损益表科目 损益表科目 损益表科目
账户组 损益类 损益类 损益类
描述 销售收入-购销 销售成本一购销 管理费用一电费
统驭科目类型 X X X
未清项目管理 X X X
行项目显示 √ √ √
字段状态组 G029 G030 G004
仅允许自动记账 √ √
几个重要的会计科目,其余科目即可举一反三,知其所以然。在所列示的科目中,科目号码是根据《企业会计制度一会计科目名称和编号》规定的前四位数加上后四位而成,在创建时须手工填入(即非系统产生)。科目类别仅分成两类:即为资产负债表科目或为损益表科目。账户组分为六项:现金/银行类、固定资产类、其他资产类、负债/权益类、损益类、转移数据类。描述项既可按需创建的科目进行字面的描述,又可分为长文本与短文本描述。统驭科目类型分为三类:供应商类别(K)、客户类别(D)、固定资产类别(A),主要是针对应收账款、应付账款、固定资产等模块过入的金额,他们的交易是不通过总账模块进行的,但在各自模块完成的同时,会将相应的金额过入总账。未清项目管理主要是用于须清账的科目,如GR/IR,银行的过渡科目、工资的清算等。激活了未清项目管理,必须同时激活行项目显示的功能,但在总账主数据的设置中,应收、应付、固定资产等是不能激活未清项目管理及行项目显
示功能。行项目显示即表示,设置此项时,系统会有向下挖掘(Drilldown)的功能,当我们在查看总账的某个科目时,若对某金额有怀疑,可将鼠标对准该金额连续点击两下,系统可显示明细账的金额,再对准明细账的金额连续点击两下,系统会显示某凭证的金额。字段状态组,表示若某个总帐科目选用了不同的字段状态组,其将来在凭证输入时,需要填入不同的字段,如对于其他业务收入科目,其选用的字段状态组为G029,当我们输入一个分录借:现金贷:其他业务收入时,系统会要求再输入一个利润中心的字段,否则该张凭证不能够产生。又如当我们输入一个分录借:管理费用一电费贷:现金时,系统会要求我们输入一个成本中心的字段。仅允许自动记账表示,该总账科目必须由其他模块自动过入,不用手工输入凭证,如销售收入一购销,因为该总账科目是在销售及分销模块完成“出具发票”功能时自动产生的,所以仅允许自动过账。
创建完总账的主数据后,手工输入的总账科目将得到系统的确认与认可。如传统的分录录入方式为借:现金贷:其他业务收入,在系统中将变成:借:10010101贷:50100101(假设为其他业务收入)。系统在总账分录输入后,将会自动将相关金额过入至总账及更新会计报表。
(二)供应商主数据
当我们与一个供应商发生交易之前,应当在供应商主数据内创建该供应商,以使系统能够识别它并处理它。这仍然是“去报个到,取个号",但这是到供应商主数据中去报到并取号。下面将创建供应商的有关过程做一个介绍。 、 。
供应商编号:除地点类别是以手工方式输入号码外,其余皆为系统自动生成的号码。
供应商类别:包括有国内贸易供应商、进口贸易供应商、关联供应商、一次性供应商、无库存供应审、招商供应商、地点等。在创建供应商时,只须在其中选择一项即可。
描述:与供应商有关的信息如公司名称、地址等输入相应的字段即可。
购货方号码:若某一供应商既是供应商又是客户,须做自动清账账务时,应在此处填写在客户主数据中生成的号码。
会计信息:此处应填的是统驭科目,该统驭科目首先应在总账主数据中创建好。
检查双重发票:此处是指检查收货凭证与发票的校验,为必输的字段。打勾√即可。
付款条件:指的是付款的期限,系统已设定好各种类型的付款期限,选择即可。选择好后,该系统会自动计算对该供应商的欠款是否已到期,有利于资金周转的筹划。
付款方式:如现金、支票、银行转账等。也是在系统内选择即可。将来做自动付款业务时,系统会根据自动付款方式的参数选择是否支付该款项。
结算客户:此处是与购货方号码相关联的,欲做自动清账账务,必须在此处打勾√。
如上主数据的内容填写完毕后,系统即会自动产生一个供应商的编号(除地点的类别是手工方式输入外),如10100001,该编号代表了与供应商有关的各种信息及后续处理的功能。并且在分录的输入上也与传统的有所不同了。如传统的分录方式为:借:营业费用一电费 贷:应付账款一XX供应商,但在系统中的分录录入方式变为:借:营业费用一电费(这将也有一个总科目号码)贷:1010000l(与该供应商有关的交易金额将会由系统自动过入至创建该供应商主数据选定的统驭科目,同时在总账层次中的该统驭科目也得到了自动的更新)。
另外,对于不同类别的供应商,创建完毕后,会产生不同号码范围段的编号。如国内供应商的号码范围段为101开头的8位数,国外供应商其号码范围段为18开头的8位数。熟悉后,看着供应商的编码范围即可知道,该供应商是属于何一类型的供应商。
(三)客户主数据
与供应商主数据一样,有新的客户与我们发生交易时,应当创建客户主数据。
客户编号:除类别为“地点”客户编号须手工输入外,其余类别的客户编号皆由系统自动产生。
客户类别:有国内个人客户、国内批发客户、关联客户、租赁客户、地点、其他等六大类。
描述:即为对客户的一般情况进行描述,如公司名称、地址、邮编、联系人等。
统驭科目:此处输入在总账主数据中已创建好的应收账款统驭科目,如应收账款一国内个人客户
(11310101),应收账款一国内批发客户(11310201)等。零售企业的大部分客户都是个人客户,因此只须创建一个一次性的客户,而后通过修改有关描述性的字段即可。
付款期限:此处是指客户付款给单位的付款期限,由于主要以零售为主,付款期限定为立即付款,但可针对个别客户(如在合同中规定的收款期限)另行设定。系统已设置各种的付款期限。通过此处的设置,将来做催款程序时,系统会根据设置的参数自动计算应收账款的账龄及打印催款函。
付款方式:可以有现金、支票等方式。
催款程序:选择催款程序,可以产生催款函件。
与创建供应商主数据一样,当创建完毕客户主数据时,系统会自动产生一个客户的编号(如500000001),该编号代表了该供应商的相关信息及后续功能。凭证输入方式上,将与传统的手工方式有很大的不同。如传统的凭证为借:应收账款一XX客户贷:其他业务收入一租金,在系统中将变为借:500000001贷:其他业务收入一租金(这将也有一个总科目号码),交易金额自动会过入统驭科目如11310101的应收账款一国内个人客户,同时也即时更新总账中的统驭科目。
同样,不同类别的客户,其创建完主数据后产生的编号是不一样的,如国内个人客户,其编号范围为500000000-599999999,国内批发客户其编号范围为3 10000000-3 19999999等。这将便于我们区分不同类别的客户。
(四)商品主数据
商品数据的内容较为复杂,主要由主数据组负责创建,对于财务人员需要了解的内容主要有以下几项:
描述:即对商品一般性的描述,如品名、类别、供应商等。
评估类:主要有两类3100与3600,其中3100代表该商品为购销类商品,决定了系统自动生成的GR/IR为购销类的GR/IR;3600代表该商品为代销的商品,决定了系统自动生成的GR/IR为代销类的GR/IR。
价格控制类型:SAP中有两种价格控制类型,一为标准成本法,二为加权移动平均法,该两种方法用于存货的发出时结转销售成本用。
移动平均价:由系统自动计算得出。系统会根据每批次的采购单价及数量对目前的库存商品发出单价进行移动平均计算出作为结转销售成本用的单价。
总库存量:是指目前的库存总量。
销售价格:由系统根据一定的毛利要求并结合有关细节得出。此销售单价将成为创建销售订单时的单价,若有打折,系统会根据打折比例算出最终销售价,这也将成为计算销售收入的单价(系统会自动将增值税计出后并从收入中剔除)。
利润中心:主要是为创建利润中心的损益表而用。若该商品维护的层次到某个门店,则将来销售确立时,收入与成本将为转入总账层次与利润中心层次。
商品主数据创建完毕后,系统会产生一个商品号,该号码代表了如上有关的信息及计入某个总账科目如库存商品、受托代销商品的要求。
(五)固定资产主数据
同样的,当财务上要做一件与固定资产有关的交易,如购置,首先必须在固定资产主数据中去创建它,然后才能在财务上开始与之相关的业务。如下是创建固定主数据的一些重要内容。在系统中,对于固定资产的大部分业务是系统自动完成的,所以如下的内容是有必要的。
类别:在传统的会计核算中,通常可以将一个企业的固定资产分为几大类:房屋建筑物、机械设备、交通工具、办公设备、其他等。在系统中,也是遵循这样一种分类方法,但为了便于系统区分固定资产折旧时所应计入的科目,如管理用的固定资产折旧费用应计入管理费用一折旧科目及营业或生产用固定资产折旧费用应计入营业费用---q~旧或制造费用一折旧,在系统中,将固定资产的分类进一步细分,分成房屋建筑物(总部)、房屋建筑物(门店)、机械设备(总部)、机械设备(门店)、交通工具(总部)、交通工具(门店)、办公设备(总部)、办公设备(门店)、其他(总部)、其他(门店)等,同时在SAP系统中,在建工程、无形资产(商标、土地使用权、著作权、商誉等)也属于固定资产模块的核算范畴。因此,当我们
欲创建某个固定资产的主数据时,如总部用的服务器,就应选择总部办公设备这一类型,随后系统会自动确定相应的科目定位码。
描述:即对应创建的固定资产进行如名称类别等描述。 ,
科目定位码:是与系统设定的固定资产类别紧密地联系在一起的。该科目定位码实际上起到了统驭科目的功能。如在本次设定中,总部的房屋建筑物的科目定位码为1010,门店的房屋建筑物的科目定位码为1020,但这两定位码同时会与总账科目固定资产——房屋建筑物联系起来,如当财务增加一个固定资产时,就会通过科目定位码使总账科目固定资产_谤屋建筑物金额相应增加。 .
成本中心:这是与控制模块有关的设置。如总部用的服务器,就应选择与总部某个部门有关的成本中心。
若该服务器的折旧费用应由不同的成本中心分担,可以该成本中心为基础,在控制模块内采用分摊或分配的功能进行划分。
分析用途:分为一次性或分期购入、是否抵押、是否保险四类,这是为区分各个不同固定资产的状态而设的。如若想了解有多少固定资产已经被抵押,则可以在查看报表时,选择是否抵押的功能,系统就会将所有已抵押的固定资产列示出来。
折旧年限:分为账面折旧与税务折旧,账面的折旧年限与折旧率会计入总账,税务的折旧年限与折旧率则会作为调整递延税款所用。如某固定资产的账面折旧年限为3年,年折旧额为lO 000元,税务折旧年限为5年,年折旧额为8 000元,则系统会将10 000元作为总账的折旧金额并计入相关费用,但系统也会算出税务的折旧额为8 000元,但这8 000元只是便于我们做递延税款的手工调整。
创建完某个固定资产的主数据后,系统会自动产生一个该固定资产的号码,如11 11 11 11 11,我们在财务输入分录时,借:1111111111贷:10010101(现金),交易金额会自动过入至总账层次。
在固定资产模块中,折旧是系统自动运行的,不需手工计算。并会过入相应的总账科目。
利润中心主数据、成本中心主数据的内容应属于控制模块中的主要功能,在建立主数据方面相对而言较为简单,关键在于企业内部对于利润中心及成本中心的如何划分,也就是说对管理深度要求到什么水平。


张小虎集成性浅释之三 集成性及存在的问题
<一>、GR/IR(分为购销与代销)
在SAP里,当货到票未到或票到货未到也得到了及时的处理。在传统的会计核算中,当企业购入存货时,若未能及时收至货物的发票,此时是不做任何帐务处理的,若至月末仍未能收到,会采用一种估价入帐的方法进行会计处理,而后月初红字冲回。但在SAP里,若继续采用这种核算方法,将会使SAP所倡导的信息即时性反映得不到实现。因此,在SAP的帐务体系里出现了一个新的科目:GR/IR,英文全称为GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS,中文译为货到票未到或票到货未到。如当仓库进货时,即使未收到发票,SAP能自动产生借:存货,贷:GR/IR(GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS),此时是以采购单上的采购价(不含税④)作为入帐金额。发票到时,通过发票校验程序,系统会自动产生借:GR/IR贷:供应商。此时的供应商是根据采购单上标明供应商自动过入。若发生发票上金额与采购单的金额不一致的情况,系统会根据该笔采购当时的库存情况自动分配该差额的去向,如转入存货成本或销售成本或在二者之间分配。至月末,若仍有未到的发票,由于在报表层次是不能反映GR/IR的,因此系统会有一个程序将未结清的GR/IR转入应付帐款—票到货未到或应付帐款—货到票未到反映(该二科目非统驭科目,但前四位编码与正常的统驭科目一致),至第二个月初,系统会自动将未结清的GR/IR冲回,等待结清。对于代销商品的GR/IR,系统会在报表将其与存货项目一并反映。
购销的GR/IR与代销的GR/IR区别是通过商品的主数据中设置得以实现的。当创建一个商品主数据时,必须设置该商品是属于购销或代销商品,若是购销商品,则当该商品入库时,系统会产生借:存货贷:(购销)GR/IR;若是代销商品,则当该商品入库时,系统会产生借:存货贷:(代销)GR/IR;当然代销的GR/IR必须等到产生销售清单时,才能在收到供应商发票时转入应付某供应商的明细帐内。
<二>、重要的几类凭证的产生
1、MM(materialmanagement,物料管理模块)、SD(salesanddistribution,销售与分销模块)模块产生
这里指的集成,是指与MM模块及SD模块有关的帐务集成。
A、与MM模块有关的帐务集成:
第一步:当MM模块收到货物时
借:存货(或受托代销商品)
贷:GR/IR(或代销商品款)(该分录是系统自动产生的,无须手工)
入帐金额为采购单是采购单上所列金额,采购单上金额则来自于商品主数据中维护的金额,若采购前已知某商品价格上涨(或下降),则需在该主数据内预先维护,以便采购单引用(在采购单上也可直接更改采购价)。
第二步:收到供应商送来的发票时,有一个发票校验(invoiceverification)动作,该动作可由MM模块的人员进行,也可由财务组的人员进行,但考虑到内部控制的要求,多数公司安排由财务部门执行。
借:GR/IR(或代销GR/IR)
应交税金—增值税-进项税
贷:供应商(为一个系统自动产生的号码)(该分录由手工输入)
注:若为代销的GR/IR,应为代销商品清单已产生,供应商按供销商品清单所列物品开出的发票。
供应商开来的发票可能会出现比采购单金额小或大于1元内的情况,系统会自动将差额过入至营业费用—四舍五入差异。若开来的发票金额比采购单金额大于一元以上的情况时,可能是商品主数据中维护的金额不及时所致,此时可手工更改采购单金额,系统过入后,会自动将发票校验凭证锁死,相应产生的应付帐款---供应商的该笔交易也被锁死,只有在有权限人批准后,才能支付。过入的大于采购单的差额会由系统自动在存货成本与销售成本之间分配。若发票金额小于1元以上,则仍需手工更改采购采购订单使金额与发票金额一致,这样系统就会将差额自动在存货成本与销售成本之间进行分配,但些时系统不会有锁死该笔交易(因为已不必要)。
当存在退货给供应商的情况时,系统仍要求按上述顺序做相反的动作,此后结清GR/IR的发票校验用的供应商发票就是红字发票了(系统称之为货方凭证)。
B、与SD(销售)模块有关的帐务
第一步,当MM模块对外发货时,填好外向发货单,发货过帐后,则
借:商品销售成本(购销或代销)
贷:存货(受托代销商品)(此为系统自动产生的分录!)
第二步,当向顾客开出销售清单时(即BILLING),此非通常所说的开正式税务发票!
借:顾客(为系统产生的10位数号码,会自动过入至应收帐款的统驭科目,原理前述)
贷:商品销售收入
应交税金—增值税-销项税(此为系统自动产生的分录!)
若货物售出后,顾客退货,则需做一个上述的反向动作!收到顾客退货时,称为反向发货。开出的销售清单为红字(称为贷方凭证)。系统同样会产生上述相反的分录。
<三>、SAP零售模块存在的问题
1、代销的结算
对于代销的业务,SAP是按照GAAP(generallyacceptedaccountingprinciple)来进行设计的,相关原文如下:becausetitletothemerchandiseisheldbyconsignorbutphysicalpossessionisheldbytheconsignee……..theconsigneedoesnotmakeanentryforreceiptoftheinventoryinthegeneralledger;however,memorandumcontrolrecordsusuallyarekept.②。即,对于代销商品,受托人是不进行会计处理的,只在备查帐进行记录,以便于数量的控制。SAP的零售系统完全是按照此思路进行设计的。但中国的企业会计制度对于受托代销商品的核算且全然不是如此(具体参见《企业会计制度》说明)。因此,两者的差异较大,完全不适合中国的企业会计制度核算的要求,同时在税务上也存在一定的问题。为此,必须对代销的有核算尤其是结算应进行客户化的开发。一般在对于代销商品的核算进行设置时,在商品主数据中的评估组中设计了两个评估码,即前述的3100(购销)与3400(代销)。代码的不同,只是确定了不同的会计科目如库存商品、受托代销商品、GR/IR及代销GR/IR,但在与供应商的结算上,二者却是大不相同的。购销的结算是供应商直接与经销商的交易额进行结算,而代销的结算则是根据代销商的商品代销清单来进行的,这样系统中的每一张采购单都不可能是立即结清的,而且对于数量众多的代销商品,系统如何选择未结清的采购单及单价,这些都是客户化开发中应当考虑及困难之处。
2、退货单价的确定(退还供应商)
这问题与上述相关,即对于代销商品退回给供应商时,系统应选用什么单价。如某些公司的蓝图设计,为所有未结清采购订单中的最早价。这是考虑到近年来,商品的采购价都呈下降之趋势。但系统客户化开发的过程中显示,对于最早价的选择,需用手工的方式进行。这样,当交易量大时,会降低作业效率,同时,手工操作难以确保有些标准是否会得到一致的执行。
3、分录借贷顺序
在SAP系统中,对于会计分录的顺序,不是完全按照借贷的顺序来显示,有时可能是贷借,虽然不会影响到整个分录的准确性,但似乎不符合会计核算的要求。希望将来的版本在这方面能有所改进。
4、收入的提早确认
从前述,我们可以看到,当存货发出时,系统就自动产生借:销售成本贷:存货。在做BILLING动作时,才产生借:客户贷:销售收入贷:应交税金。这种作法表明,SAP对于收入的确认是以发货为时点的,意味着发货就一定代表客户对货物的接受。虽然在现实交易中(零售业)确实有90%的可能在发货时就代表客户对该货物的接受。但更符合会计收入确认的作法是,应设置诸如“发出商品”的科目用于核算当对发出货物的客户接受性没有把握时的情景,待客户接受后,再将“发出商品”转为销售成本。另外,BILLING的动作在后也有可能为用户有意迟延确认收入留下空间。
5、特殊期间较难与资产负债表日后事项协调
在前述中说及,在SAP中会计期间可划为16个,即有4个特殊的会计期间用于对已结帐的总帐进行调整,基本上资产负债表日后事项的情况都能在4个特殊的会计期间处理,但对于退货的会计处理较难与会计准则要求的相吻合。因为,对于商品每到月末都要有一个关帐动作,即表明关帐后就不能对已关帐的前两个期间的存货业务进行调整。会计准则要求,对于上年度销售,会计报表发出之前发生的退货,应以“以前年度损益调整”作为过渡科目,然后再将“以前年度损益调整”结转至“未分配利润”,再对当年度的资产负债表的年初数重新计算调整,并在会计报表附注中说明③。但由于SAP的商品月度间关帐已不可能将退货在以前月份调整,同时,退货时,当收至客户的退货,MM模块有个反向发货动作将产生,借:存货贷:销售成本(入帐价值为退货时的商品移动平均价),而不是贷:以前年度损益调整,对顾客开出红字发票时,借:销售收入应交税金—增值税贷:客户(以当时的销售价),而不是借:以前年度损益调整。因此,在这一点,SAP较难与会计准则的有关要求相一致。
6、利用利润中心产生负债表
SAP的成本中心与利润中心使财务会计与管理会计得以有机结合!在每一个独立核算的会计主体中,每一个职能部门都是一个成本中心,如5个职能部门,则可以将其分为5个成本中心或2个成本中心,这可按管理部门的管理需求进行确定,但只可能有一个利润中心,即这个独立核算的会计主体。在SAP中,成本中心与利润中心是事先必须设定的。即,当我们在输入一个与费用有关的总帐分录时,如借:管理费用---工资贷:现金时,SAP就要求必须再对费用的所属部门进行再输入,如必须输入一个成本中心;对现金则必须输入一个利润中心。这是因为,当输入一个成本中心后,所有与该成本中心有关的金额都会得以汇集,然后这个成本中心会被分配至一个利润中心(成本中心的主数据中设定),从而能从利润中心自动地产生管理用的某个独立核算会计主体的损益表。上述现金也被要求输入一个利润中心,是为了能产生一个与独立核算主体的资产负债表。当一个独立法人有二个以上的独立会计核算主体时,此功能就变得非常之好用!即该二个独立核算的会计主体不须再进行独立的会计核算了,只须分配好各自的成本中心与利润中心即可!在SAP中,独立会计核算的损益表是容易产生的,但要产生一个具有平衡关系的资产负债表较有一个难度!上述所说的要做到如现金,这可自动产生,但与总部之间的往来,就要通过月末手的方式输入部份分录以产生资产负债表。假设某法人有二个独立核算的门店,在传统的会计体系中,该法人的资产负债表上应有“拨付所属资金”的科目用以核算对两个门店之间的资金拨付关系,门店的资产负债表上应有“上级拨入资金”的科目与法人资负表相对应,当每月发生往来时,可通过该二科目进行核算或再加一个内部往来科目进行核算。月末时,法人报表应汇总再抵消“拨付所属资金”与“上级拨入资金”及相关的内部往来科目。但在SAP中,此时已不用如上所述进行核算了!如将某门店的装修费拨付门店时,原来的做法是:借:拨付所属资金贷:长期待摊费用,而SAP直接在长期待摊费用下输入一个利润中心即能产生相应的某门店的会计报表。当然,对于一些往来及月末(或年末)实现的利润,则必须通过手工输入调整的分录以使门店产生资产负债表。但这样做法也有一个缺点:由于减少了传统会计的抵消内部往来的做法,当总部与门店之间的存货调拨在不加价的情况下,通过月末手工调整的方式是能实现门店的资产负债表。但总部对门店的货物调拨有加价的情况下⑤,就显得较难处理了。
7、现金流量表的编制
在SAP中,对于现金流量表的编制是采用公式的方式计算而出的。如经营活动产生的现金流量是通过当年销售收入+应收帐款的期初数—应收帐款的期末数+预收帐款的期末数—预收帐款的期初数等公式计算而出,但是我们知道该公司对于企业的正常业务来说是有效的,但现代社会中,非货币性交易及债务重组的业务时有发生,这部份交易是不与现金流转有关的,但同样在减少诸如应收帐款的金额,故在利用公式来推导现金流量表时,尚需加入某些因素,即经营活动产生的现金流量应为当年度产生的销售收入+应收帐款的期初数--应收帐款的期末数+预收帐款的期末数—预收帐款的期初数+当期收回前期核销的坏帐—以非现金资产抵偿债务而减少的应收帐款—当期核销的坏帐,由于新增的因素在报表层次是如无法体现的(报表的应收帐款期末数是结果),故利用未调整前的公式计算出的现金流量表是不准确的。尚有现金流量表的某些项目是不能用公司来计算的,如购建固定资产、无形资产和其他长期资产支付的现金需根据有关科目分析确定等。因此,我们希望利用控制模块的某些道理来完成现金流量表的编制。比如,在输入凭证时,初级成本要素被要求分配一个成本中心,实际上这成本中心是在归集有关初级成本要素及金额。那能不能在凭证输入时,凡与现金流动有关的金额都被分配一个现金流量表中的项目,如当借:现金1000贷:客户1000时,在行项目中现金应分配给“销售商品、提供劳务产生的现金”,又如当借:费用2000贷:现金2000,则在行项目中这2000元就应分配至“支付职工以及为职工支付现金”等,这样产生出来的现金流量将非常之准确,可信性将极高。

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