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办公自动化简介

原创 ERP 作者:ssp 时间:2005-04-01 16:04:36 0 删除 编辑

 办公自动化(OA)这个概念从产生到现在,已经分化为“狭义办公自动化”和“广义办公自动化”。狭义办公自动化(传统办公自动化系统):主要是以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统。广义办公自动化:在统一的企业信息平台上实现对公文,销售,人事,资产,客户,采购等处理,最大的特色是消除了企业内部的各类信息孤岛。
  从目前整个信息化发展趋势和企业的需求来看,狭义的办公自动化系统将会逐渐被广义的办公自动化所取代。

一.IOA系统的特点

1.金和网络协同办公系统具有如下特征:

  • 完全基于WEB,客户端零配置化:采用完全的B/S结构,无须在用户端安装任何客户端软件,用户就可以在任何具备浏览器的机器上通过Internet/Intranet进行日常办公业务的处理,最终用户界面统一为浏览器,应用系统全部在服务器端,实现零客户端安装使得系统负载轻,开放性好,维护升级方便,易于和其它办公业务系统结合;

  • 所有信息相互关联、相互融合:系统中所有的事件、流程、文档、角色都相互关联;当您在系统中找到一个文件的时候,与这个文件相关的人、物、客户、其他关联文件都可以被方便查询到。

  • 多种信息交流手段:提供在线网络寻呼,在线手机短信功能,使得联系更加方便,信息交流更加准确。

  • 多种信息共享方式:提高了知识和信息共享程度,减少了重复劳动,同时保证了信息的准确性和一致性,节省了培训时间和培训费用。

  • 灵活强大的管理模型,适合集团化应用:适合各种规模、各种组织结构的单位使用。如规模很大的集团单位,可以细化管理粒度,进行按照组织机构的分层次管理。即下属各子单位也有自己独立的系统管理员,设置自己单位独立的寻呼、流程等应用,形成在大集团统一应用下又有小集团的个性化应用,符合企业管理的实际需要。

  • 强大的web工作流引擎:工作流管理系统指的是一个能定义、创建和管理工作流的软件系统。它可以通过一个或多个工作流引擎来解释不同的过程定义,与不同的工作流执行者交流信息并调用其它应用系统来完成预定的目标。一个工作流包括一组活动及它们的相互顺序关系,还包括过程及活动的启动与终止条件,以及对每个活动的描述。工作流的运行由工作流管理系统控制完成,它和工作流执行者(人、应用)交互,推进工作流事件的执行,并监控工作流的运行状态。系统所有的工作流程、公文流程均可灵活、自由的进行配置,用户无需修改程序,就可以根据实际需要灵活定制新的工作流程。同时系统支持对工作流程的过程监控,提供图形化的监控手段和操作界面。

  • 个性化工作界面:系统提供给每一个用户一个个性化的工作界面来处理日常事务。根据用户的不同角色划分开放不同的功能。用户可以自己选定页面风格,并根据自己的工作特点和习惯排列部分栏目、快捷按钮和任务列表。

  • 灵活的目录服务:突出资源管理功能的强大和资源的高可用性,实现系统各种资源的管理,将应用系统纳入基于目录的统一管理体系之中,为用户提供一套完整的统一认证、授权解决方案。组织机构、人员、角色、权限可视化定制复杂而繁多的业务工作流、各不相同的单位组织结构、动态变化的办事人员以及灵活多变的用户角色,这些最基本也最繁杂的应用,需要用可视化的解决办法来定制,开发人员通过可视化的设计工具,可直观地进行设计、修改、删除、查看单位组织结构、人员、角色、权限等信息。

  • 应用无限扩展性:您可以在系统中随时增加:客户管理功能、知识管理、销售管理、财务管理、采购管理、资产管理、产品管理、项目管理、人力资源管理等功能,使您的前期投资可以被无限利用。

  • 系统伸缩性:采用基于多层软件体系结构,使应用系统具有极大的伸缩性。用户可以根据其应用的规模和复杂程度部署多个应用服务器,并可以把不同的应用逻辑部署在不同的应用服务器上,从而大大改善系统的访问性能。

2.金和网络协同办公系统可以实现的目标:

  金和IOA能向您提供一个协同的、集成的办公环境,使所有的办公人员都在同一且个性化的信息门户中一起工作,摆脱时间和地域的限制,实现协同工作与知识管理。主要体现在:

  • 建立内部通讯和信息发布平台;

  • 实现工作流转的自动化,以及流转过程的实时监控与跟踪;

  • 实现文档管理的自动化,各类知识和信息有序地进行存储,并可按权限进行查询使用;

  • 支持远程网络办公、分布式办公与移动办公;

  • 实现信息集成,将各种业务系统的数据集成到现有办公自动化系统中。

3.金和网络协同办公系统的应用特色:

  • 可定制:对组织机构、角色、表单、流程、访问权限等实现自定义和灵活调整;

  • 可规划:工作流程、文件库、公文库、会议库的数量与应用办法可规划;

  • 事找人:为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口;

  • 自动提醒:一个流程被启动时,系统会自动提醒相关当事人;

  • 信息集成化:将各种业务系统的数据集成到现有办公自动化系统中;

  • 结构化:模块化设计、标准接口、设计开放,全面支持二次开发;

  • 模块化:可以在现有系统上,自由叠加其他功能模块;

  • 办公自动化与门户网站有机结合:提供与企业门户网站的数据接口,经过网站上简单的连接就能把网站和办公系统有机结合起来,例如办公系统内的新闻自动显示在外部网站上、外网上提交的申请自动进入内部办公系统进行审批等,逐步可以实现电子商务或电子政务;

  • 开放的软件系统结构:提供与其他各系统的数据接口,便于与客户其他信息系统的集成与整合。

二.IOA系统的功能说明

1.个人桌面
  个人桌面显示在屏幕中央,包括六个部分:
  新闻:显示单位的新闻动态、工作成果,用于展示企业成就、提升员工凝聚力;
  通知:显示各种通知;
  日程:显示用户个人今天的日程,并能定时用寻呼和手机短信提醒;
  任务:显示用户正在执行中的任务;
  待阅:显示需要您阅览的各种信息。包括分发给您的文件、共享给您的知识、待阅的邮件等;
  待办:显示当前需要您办理的事务。具有事务跟踪、提醒、到期催办、工作委托等功能。

2.网络寻呼
  网络寻呼是一种比电话还方便的异地沟通及管理工具。它既具有电话的即时性,又克服了电话的不可重现性,还带有与邮件同样的附件功能,比邮件又简单易用。可以说综合了三者的优点。它以组织机构图的形式显示寻呼列表。可以点击每人的名字了解到他(她)的照片和部门、职务、电话等基本信息。
  发送寻呼时可在列表中直接点选人员或选择按组发送,并可以挂若干文件作为附件(要求大小不超过2MB)。不论对方在何地,数秒钟内在其屏幕上就会自动弹出窗口,显示您发的寻呼内容。如对方不在线则可以同时发短信息到对方手机上,内容是“张三(发寻呼人的名字)呼:内容……”。对方可以直接用手机回复短信到寻呼里。方法和用普通手机回复短信一样,回复的内容会自动在收寻呼人的桌面上弹出寻呼窗口。用户自己发的短信自己能查询到。系统管理员可以统计出每人发短信的数量。发短信费用和用手机发短信一样,由单位统一承担。要应用上述的短信功能需要购买金和的短信平台和设备。
  如离线期间收到的寻呼在下次登陆系统时会首先弹出来让用户在第一时间看到。
  寻呼还具有对话功能。可以实现类似聊天室一样的你一句我一句的谈话功能,适合召开异地的多人小型会议,最后可以方便的整理出会议纪要。

3.我的便签
  类似一个便签条。可以随时记录有用的东西,并可以导入到日记、日程。

4.工作日记
  用户每天可以随时把需要记录的事情记录到日记里,以后需要时可以方便的查询出来。有权限的领导能查看他管辖员工的日记并作出批示。系统会自动以寻呼的形式通知员工领导对其日记进行了批示。

5.计划管理
  计划分部门计划与个人计划。可以按周、月、季、年四个时间段来做。如果是员工则只需要做个人计划,做好后提交给领导审批。领导还可以汇总员工的计划生成本部门的工作计划,并和个人计划一起上报更高级的领导。领导可以修改下属计划中不合理的地方,系统自动通知对方,对方同意后计划开始生效。当计划生效时将自动转化为任务,在执行时布置者和执行者中任意一方如要有变化:例如修改内容、推迟时间、终止任务等,都需要另一方同意,系统会自动通知另一方。另一方必须点击“同意”,该修改才能生效。计划完成一项就填写进度为100,系统自动通知上级检查。最后如每月个人和部门计划完成情况在IHRM考评系统里将作为考评的重要标准。

6.日程安排

  主要是为了方便用户进行日程安排,具有寻呼和短信定时提醒功能。可以按日、周、月查询日程安排情况。有权限的人可以对他人(如领导)的日程进行汇总,以通知的形式公布给相关人员。

7.我的建议

可以由系统管理员设置一些建议的类型,每个用户都可以提出建议,系统还提供了匿名提建议的功能。

8.电子通讯录

主要功能是实现电子通讯录。包括通讯录的增加、删除、修改、导入、导出、查询功能,其中导入功能可以接收由Excel等多种格式的通讯录文件,并能自由创建联系人组群管理。可以直接在上面给对方发短信或邮件。

9.公文管理
  发文收文请示:实现了单位内部发文起草、公文审核、发文痕迹保留、公文传阅、公文会审、来文登记等功能,通过系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能,可以与Microsoft Word、Wps等文档编辑工具进行嵌入整合,可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。
  公文办理:根据预先设置的公文办理流程,各环节的办理功能定义,可以实现公文的各项办理工作。同时根据各办理节点的权限设置,可以进行相应的抄送、流程转向、修改设置后续流程等操作,极大地满足日常公文办理中对于操作灵活性的要求。
  催办跳转:对于超过办理期限或需特殊办理的公文,可以进行发送催办通知、跳转操作等功能实现,对于办理流程的跟踪检查、特殊流转的要求。提高公文流转办理的工作效率。
  支持各种手写笔,能够支持各种笔锋处理功能,从而可以实现直接在IE里进行手写签名和批阅。
  电子签章:电子印章保存一种USB设备里,在盖章时把设备插入PC的USB口,再输入用户名和密码,才能取得印章的使用权来进行盖章。盖过的章会和Word文件紧密结合在一起,无法复制和移动。文件一旦盖章后就不能做任何修改,如果一旦修改了,电子印章将自动作废。
  手写签批:通过手写屏或手写笔,能够直接在原文件上进行亲笔批注,使文件的审核、签批更清晰、更容易,因而,受到很多单位领导的喜爱。采用键盘输入时,能够标识出插入、删除的文字和修改人的身份。
  公文模板维护:在公文流转中,需要不同的公文模板,在公文管理模块中提供了自由定义公文模板的功能,设置模板的类型,可以增加、修改、删除。

10.档案管理
  工作流流转后直接预归档:此功能与工作流管理系统结合,支持公文流转和由表单定制子系统定制的电子表单流转后的直接归档;按照部门归档,档案文件归档到归档人或者档案管理员所在的部门。
  上传文件预归档:上传文件预归档是对客户端的各种档案文件进行上传文件归档,按照部门归档。
  档案文件的修改:提供档案管理员对于本部门已经归档的档案文件属性等基本信息可以进行修改功能,但对档案的内容任何人都无权修改。
  案卷管理:给档案管理员提供通过组合查询对本部门的档案文件进行组卷、拆卷和案卷的基本信息的修改。
  档案文件检索和申请借阅:拥有档案借阅权限的用户可以对系统中所有档案进行检索,检索按照组合条件进行,然后用户可以对检索到的档案文件提出借阅申请,等待档案管理员的审批。
  档案借阅审批:提供拥有审批权限的人员具有对已经被借阅的本部门档案进行审批。对于通过审批的借阅档案可以赋予借阅人“普通借阅”和“特殊借阅”的权限,具有普通借阅权限的借阅者只能查看此档案的最终正式档案文件,具有特殊借阅权限的借阅者可以查看同此档案文件有关的所有工作流流转中相关的内容,包括档案文件的各个版本和审批意见等有关电子文档的内容。
  公开的档案文件:档案管理员在进行档案文件预归档的时候可以对档案文件的查看方式进行选择,对于保密级别低的文件可以选择为可公开的文件,归入相应的类别中,使每个普通用户可以在前台直接进行档案文件的查看。

档案文件的备份和移交:系统中档案文件按照保存时间自动保存在档案服务器磁盘中年、月、日相应的目录下,便于进行档案的备份、维护和移交,支持定期的自动备份。
  与其他档案软件的接口:档案内容可以通过接口导入到国家档案局要求的档案管理软件中。

11.行政管理

固定资产管理:包括登记:对正常和损废的固定资产按部门和房间号码进行登记;调拨:资产的归属权转移时的操作;查询:对已经登记的固定资产进行按条件查询;数据维护:对资产种类等基础数据进行维护。
  会议管理:包括会议申请:要召开会议前应进行申请,领导同意后可以召开,如不需要领导审批可以不设置该流程;资源预定:资源预定时可看到资源预定情况,别人占用后自己不能在同一时段预定。预定提交后系统自动通知该项资源的管理人,如有冲突可以由管理人进行调整,当会议改期或取消引起资源释放,也自动通知相关人员,该资源现已开放;会议改期:会议没进行前可以由有权限的人改期,并自动通知相关的人员;会议纪要:把整理的会议纪要或领导讲话录音(文件形式保存到硬盘)上传保存到系统里,并可以共享给有关人员让他们在“待阅”中查看;会议查询:可以按组合条件查询会议召开情况和会议纪要;数据维护:维护会议类型、资源类型等基础数据。
  车辆管理:包括车辆档案:给单位车辆建立档案;用车申请:用车人员网上填写用车申请;车辆调度:由有权限的人员对用车申请进行审批和调度;出车记录:由工作人员把司机填写的出车记录本的内容录入到系统里;出车统计:可以按时间段统计司机或车辆的出车记录、里程、油耗等数据,便于统一管理。
  办公用品管理:包括办公用品登记入库、领用、调拨、库存查询统计、流水查询统计、数据维护。

12.信息发布
  可以发布新闻、通知和内部期刊。要通过规定的审批流程进行审批才能显示给指定人员。发布的内容可是Word、Excel、Html、各种图片。

13.知识管理
  知识类别维护:对电子文档、资料分类的维护(添加、修改、删除、设置维护人员),对模板的添加、修改、删除。
  知识发布:对某类别下的电子文档进行维护(添加、修改、删除),并根据需要给指定的人共享,可以在“待阅”栏里看到。
  知识浏览和查询:对有权限的电子文档进行浏览和查询。

14.邮件管理
  邮件设置:提供用户设置自己的邮箱地址、用户名、密码、SMTP、POP3、是否需要身份验证等参数设置本邮件服务系统。
  发邮件:发送邮件提供用户OAWEB上编写自己的邮件内容和添加邮件附件。本页面内嵌正文编辑器可以支持HTML标记,收件人、抄送人均可从个人通讯录中选择(包括通讯组群)。
  收邮件:收取邮件提供用户通过OAWEB页面收取和阅读自己的邮件。提供已读、未读信件标志,并可以对选择的邮件进行删除、转发、回复操作。

15.网络硬盘
  我的文档:对存放在服务器上的用户个人文档进行管理(添加、修改、删除文件夹;上传、修改、删除、浏览文件;文件夹和文件的共享和移动);
  共享文档:根据权限对共享给该用户的文档和文件夹进行浏览、批注等操作;
磁盘空间:用户查看磁盘空间占用情况,提出增加磁盘空间申请,管理员进行磁盘空间的重新分配等。

16.内部论坛
  主要功能是一个内部的BBS。每人能注册昵称,选择头像,发表帖子。在工作之余用于活跃企业的气氛。

17.网上投票
  主要功能是可以由系统管理员设置需要大家投票的内容,可以单选也可以多选。大家投票后,可以用饼图显示统计出的投票结果。

18.系统管理
  系统管理功能菜单普通用户是没有的,只有系统管理员才能进入。其中的功能有:
  组织管理:机构配置管理包括组织机构(部门)设置、角色(职位)设置。组织机构设置、角色设置是系统运转的基础部分,通过机构角色和用户的结合才能使系统真正可操作,组织机构角色和用户结合才能拥有系统的权限。
  角色管理:系统中的角色(职位)可以自由定义。在给系统用户分配角色时可以与实际情况一一对应,也可以给员工对应一个或多个已定义好的角色,系统支持身兼多职。
  用户管理:用户是系统的使用者,用户可以通过管理员任意添加、修改、删除。不仅可以详细记录用户个人信息,还可以对用户进行所属组织机构(部门)和担任角色(职位)的分配;如果某类用户在系统中的权限相同,可以给这类用户定义组,叫做用户组。
  权限管理:系统中所有参数都可由用户自行定义,根据用户不同级别设置用户的可以访问权限。
  模块管理:模块配置是通过资源和模块的结合,把模块包含的资源授给模块,模块必须授予权限决定模块的可访问性。这样模块授予组织机构角色,那么拥有这个组织机构角色的用户就可以访问这个功能模块的权限了。
  流程设置:系统内部各种工作流和内容模板可以由用户根据实际情况自行定义。流程定制采用可视化流程设置,方便简捷,对流程的流转过程一目了然。可以将单位日常办公管理中的管理流程在系统中得到完整体现。实现各种文件、请示、报告的流转自动化。极大提高了工作效率,同时也强化了办公工作的规范性。
  系统设置:系统管理员可以对登陆页面、企业标志、网络硬盘空间等进行设置。
  公文设置:系统管理员可以对收文、发文、请示类型、发文字号、公文模板、电子印章等进行设置。
  系统审计:主要功能是统计登陆到系统的用户统计情况,记录系统登陆用户的登陆时间、访问主机、退出时间等,提供按时间段查询审计。
  回收站:与Windows里的回收站功能类似。在IOA系统任何删除的数据都将存放在回收站里。

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