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[项目管理入门系列] 师傅领进门-------项目运作的一般流程(四)

原创 Linux操作系统 作者:pharos 时间:2019-07-07 15:36:07 0 删除 编辑
四、收尾阶段
1 范围确认
1.1范围确认
范围确认又叫移交或验收。项目或项目阶段结束时,项目班子在将项目最终应交付成果交给使用者或接受者之前,接受方面要对已经完成的工作成果重新进行审查,查核项目计划规定范围内的各项工作或活动是否已经完成,应交付成果是否令人满意。
如果项目提前结束,则应查明有哪些工作已经完成,完成到了什么程度,并将核查结果记录在案,形成文件。
1.2 范围确认的依据
1)工作成果,即项目计划实施后的结果;
2)成果文档。进行项目范围确认时,项目班子必须向接受方出示说明项目(或项目阶段)成果的文档,如项目计划、技术要求说明书、技术文件、图纸等,供其审查。
1.3 范围确认的方法
范围确认的方法是观测的方法。为了核实项目或项目阶段是否已按规定完成,需要进行必要的测量、考察和试验等活动。
1.4 范围确认的结果
项目范围确认完成后,参加项目范围确认的项目班子和接受方人员应在事先准备好的文件上签字,表示接受方已正式认可并验收全部或阶段性成果。一般情况下,这 种认可和验收可以附有条件。如软件开发项目的移交和验收时,可规定以后发现软件有问题时仍然可以找该软件项目开发人员解决。
参考文献
吴之明、卢有杰编著,《项目管理引论》,清华大学出版社,2000年2月。
2 质量验收
2.1质量验收的含义
项目质量验收是依据质量计划中的范围划分、指标要求和采购合同中的质量条款,遵循相关的质量检验评定标准,对项目的质量进行质量认可评定和办理验收交接手续的过程。质量验收是控制项目最终质量的重要手段,也是项目验收的重要内容。
2.2 质量验收的范围、标准与依据
质量验收的范围包括:
1) 项目规划阶段的质量验收:主要检验设计文件的质量,同时项目的全部质量标准及验收依据也是在规划设计阶段完成,因此,规划阶段的质量验收也是对质量验收评定标准与依据的合理性、完备性和可操作性的检验。
2) 项目实施阶段的质量验收:项目实施阶段是项目质量产生的全部过程。实施阶段的质量验收要根据范围规划、工作分解和质量规划对每一个工序进行单个的评定和验 收,然后根据各单个工序质量验收结果(如可以把单项工序的质量等级分成不合格,合格,良好,优等四级)进行汇总统计,形成上级工序的质量结果(合格率或优 良率),以此类推,最终形成全部项目的质量验收结果。
3) 质量验收的标准与依据是:
4) 在项目概念阶段,必须在平衡项目进度、造价与质量三者之间制约关系的基础上对项目的质量目标与要求作出总体性、原则性的规定和决策。
5) 在项目规划阶段,必须根据概念阶段决策的质量目标进行分解,在相应的设计文件是指出达到质量目标的途径和方法,同时指明项目竣工验收时质量验收评定的范围、标准与依据,质量事故的处理程序和奖惩措施等。
6) 在项目实施阶段,质量控制关健是过程控制,质量保证与控制的过程就是根据项目规划阶段规定的质量验收范围和评定标准、依据,在下一个工序开始之前,对每一个刚完成的工序进行及时的质量检验和记录,并分发给质量保证体系中的所有单位。
7) 在项目收尾阶段,质量验收的过程就是对项目实施过程中产生的每个工序的实体质量结果进行汇总、统计、澄清,得出项目的最终的、整体的质量结果。
亦即,项目概念阶段的质量目标决策,是项目规划设计阶段质量验收范围与标准设计的依据和前提;
项目规划阶段给出的质量验收范围与适用标准是项目实施阶段每个工序实体质量控制和评定的依据;
项目实施阶段的单个工序的质量验收结果是项目收尾阶段项目质量最终验收评定的依据;
2.3 质量验收的结果
质量验收的结果是产生质量验收评定报告和项目技术资料。
项目最终质量报告的质量等级一般分"合格"和"优良"两级,凡不合格的项目不予验收。
项目每一个工序的质量检验评定报告经汇总成相应的技术资料,是项目资料的重要组成内容。
3 费用决算与审计
3.1 费用决算
决算是以实物量和货币为单位,综合反映项目实际投入和投资效益、核定交付使用财产和固定资产价值的文件。
费用决算是指项目从筹建开始到项目结束交付使用为止的全部费用的确定。要编好项目决算,首先要编好结算,结算是决算的主要资料来源。
1)决算的依据
项目决算依据主要是合同、合同的变更。
2)决算的内容
项目决算的内容包括项目生命周期各个阶段支付的全部费用。
3)决算的结果
决算的结果形成项目决算书,经项目各参与方共同签字后作为项目验收的核心文件。 决算书由两部分组成:文字说明和决算报表。
l 文字说明。主要包括工程概况、设计概算、实施计划和执行情况、各项技术经济指标的完成情况,项目的成本和投资效益分析、项目实施过程中的主要经验、存在的问题、解决意见等。
l 决算报表。分大中型项目和小型项目两种。大中型项目的决算表包括:竣工项目概况表、财务决算表、交付使用财产总表、交付使用财产明细表;小型项目决算表按上述内容并简化为小型项目决算总表和交付使用财产明细表。
3.2 费用审计
费用审计可贯穿在项目的全过程中。包括项目前期的审计、实施过程中的审计、项目结束审计。
1)项目计划时期的费用审计
主要进行成本估算和成本计划的审计。主要内容有:审查成本估算采用了哪种方法;成本计划采用了什么方法,是粗线条还是细线条,能否满足控制成本的要求;不可预见费用的数量是否合理等等。
审计的依据:成本估计、成本预算。
审计的结果:形成审计报告。
2)项目实施过程中的费用审计
l 成本报告的审计。包括审核成本报告的内容是否全面,报告格式是否规范;核查报告与实际发生成本的吻合情况;结合进度报告和质量报告判断成本报告的真实性。
审计的依据:成本报告、进度报告、质量报告。
审计的结果:形成审计报告。
l 实施成本的审计。主要工作有:审查成本的超出和实际支出偏低的情况,查明发生成本与计划成本的偏差幅度及其原因;审查发生的成本是否合理,有无因管理不善 造成成本上升和乱摊成本的问题;审查成本控制方法、程序是否有效,是否有严密的规章制度;审查有无擅自改变项目范围;若存在成本失控问题,应查明原因,提 出整改建议。
审计的依据:成本报告、进度报告、质量报告。
审查的结果:形成审计报告。
3)项目结束时的费用审计
主要进行项目成本审计。做法是:对照项目预算审核实际成本的发生情况,看是超支还是节约。如果超支,要查明是因成本控制不利还是因擅自扩大项目范围或乱摊成本所致;如果节约,则要查明是否缩小了项目范围或降低了实施标准。
审计的依据:成本报告、进度报告、质量报告。
审查的结果:形成审计报告。
参考文献
王超主编,《项目决策与管理》,中国对外经济贸易出版社,1999年1月;
代凯军编著,《决胜项目管理》,新疆
4 项目资料与验收
4.1 项目资料验收
项目资料是项目竣工验收和质量保证的重要依据之一,项目资料也是项目交接、维护和后评价的重要原始凭证,在项目验收工作中起着十分重要的作用,因此,项目资料验收是项目竣工验收前提条件,只有项目资料验收合格,才能开始项目竣工验收。
4.2 项目资料验收的范围与内容
项目资料验收的范围与内容:
项目概念阶段应验收移交归档的资料,包括但不限于:
1) 项目初步可行性研究报告及相关附件
2) 项目详细可行性研究报告及相关附件
3) 项目方案及论证报告
4) 项目评估与决策报告
a) 项目规划阶段应验收移交归档的资料,包括但不限于:
5) 项目描述资料(范围划分报告,详细设计报告等)
6) 项目计划资料(完整的项目进度计划,质量计划,费用计划和资源计划)
项目实施阶段应验收移交归档的资料,包括但不限于:
1) 全部项目采购合同的招标书和投标书(含末中标的标书)
2) 全部合格供应商资料
3) 全部合同变更文件、现场签证和设计变更等
4) 项目质量记录、会议记录、备忘录、各类通知等
5) 项目进展报告
6) 进度、质量、费用、安全、范围等变更控制申请及签证
7) 现场环境报告
8) 质量事故、安全事故调查资料和处理报告
9) 各种第三方试验、检验证明、报告等
项目收尾阶段应验收移交归档的资料,包括但不限于:
1) 项目竣工图
2) 项目竣工报告
3) 项目质量验收报告
4) 项目后评价资料
4.3 项目资料验收的依据与程序
项目资料验收的依据主要是:
1) 采购合同中有关资料的条款要求
2) 国家有关项目资料档案的法规、政策性规定和要求
3) 国际惯例等
项目资料验收的程序:
1) 项目资料交验方按合同条款有关资料验收的范围及清单进行自检和预验收
2) 项目资料验收的牵头组织方按合同资料清单或档案法规的要求分项一一进行验收、清点、立卷、归档
3) 对验收不合格或有缺损的通知相关单位采取措施进行修改或补充
4) 交接双方对项目资料验收报告进行确认和签证
4.4 项目资料验收的结果
项目资料验收的结果包括:
1) 项目资料档案
2) 项目资料验收报告
5 项目交接与清算
5.1 项目交接与清算
项目交接与项目竣工验收是项目收尾工作中两个不同的概念,也是两个不同的工作过程。所谓竣工验收是基于采购合同的供方与需方而言的,它有以下三层含义:第 一,采购合同的供方按合同要求完成了工作内容;第二,合同供方按合同中有关质量、资料等条款要求进行了自检;第三,项目的进度、质量、工期、费用均满足合 同的要求。因此,项目竣工是合同责任和义务的收尾与清算过程。项目交接是指全部合同收尾以后,在政府项目监管部门或社会第三方中介组织协助下,项目业主与 全部项目参与方之间进行项目所有权移交的过程。项目竣工验收是项目交接的前提;交接是项目收尾的最后工作内容。
5.2 项目交接的范围与依据
对于不同行业、不同类型的项目,国家或相应的行业主管部门出台有项目交接的规程或规范。
1) 对于个人作为项目业主(如外商投资的项目)的项目交接,由项目合同主供应商与项目业主按合同进行移交。项目交接的范围除全部项目实体成果外,还包括完整的项目资料档案、项目合格证书、项目产权证书等
2) 对于企(事)业单位作为项目业主的项目交接,由企业的法人代表代表项目业主进行项目交接工作
3) 对于国家作为项目业主的项目交接,分二个步骤和过程进行:
第一步,项目主供应商向项目法人进行项目验收和交接;
第二步,由国家有关部委组成验收工作小组,在项目竣工验收后试运行一年左右时间后,进驻项目现场,在全面检查项目的质量、档案、环保、财务、预算、安全及 项目实际运行的性能指标、参数等情况之后,进行项目交接手续。交接在项目法人与国家有关部委或国有资产投资授权代表之间进行。
5.3 项目交接的结果
项目移交和接收双方在核查了项目交接的全部范围和内容之后,应履行相关的项目交接手续,形成项目交接报告。
5.4 项目交接后的回访与保修
项目验收、交接后,按采购合同的条款要求和国家有关规定,在预约的期限,由项目经理部组织原项目人员主动对交付使用的竣工项目进行回访,听取项目业主对项 目质量、功能的意见和建议。一方面,对于项目运行中出现的质量问题,在项目质量回访报告中进行登记,及时采取措施加以解决;另一方面,对于项目实施过程中 采用的新思想、新工艺、新材料、新技术、新设备等,经运行证明其性能和效果达到预期目标的,要予以总结、确认,为进一步完善、推广积累数据,创造条件。
回访和维修过程中的所有记录应该作为技术档案进行归档。
对于无法协商解决的项目质量及其它问题,提交国家有关仲裁部门负责仲裁。
5.5 项目清算
项目清算是项目收尾的另一种结果和方式。项目交接是正常的项目收尾过程,项目清算是非正常的项目终止过程。
项目清算的依据与条件,包括但不限于:
1) 项目概念阶段决策失误;
2) 项目规划阶段设计中出现技术方向性错误;
3) 项目实施过程中出现重大质量事故,项目继续运作的经济或社会价值基础已经不复存在;
4) 项目虽然顺利进行了交接,但在项目试运行过程中发现项目的技术性能指标或经济效益指标无法达到项目概念设计的项目,项目的经济或社会价值无法实现。
5) 项目因为资金无法近期到位并且无法确定可能到位的具体期限,出现"烂尾项目"。
项目清算的主体,即项目清算的召集人是项目业主。对于上述任何一种情况下,项目业主都应该拿出"壮士断腕"的勇气,果断终止项目,对项目进行清算。项目清算是最大程度减少项目业主损失的唯一方法和途径。
项目清算和企业清算在依据和程序上都有所不同。企业清算主要以<公司法>和公司章程为依据;项目清算主要以合同为依据。
对于中途清算的项目,项目业主应该依据合同中的有关条款,成立由各项参与方联合参加的项目清算工作小组,依合同条件进行责任确认、损失估算、索赔方案拟定 等=事宜的协商,协商成功后形成项目清算报告,各合同供方及需方联合签证生效;协商不成则按合同的约定提起仲裁或直接向项目所在地的人民法院提起诉讼。
在我国的实际项目建设实践中,由于在项目概念、项目规划和项目实施的合同中没有预设项目清算的方案或条款,当项目"烂尾"或失败时,就缺乏相应的处置依据 和原则,许多项目因此而不了了之,给项目业主、合同供应商及金融、环保等政府和社会公众都造成直接或间接的利益损害。因此,加强项目清算方式的研究和经验 总结,对于提高项目管理水平和项目效益有重大的现实意义。

项目审计
6.1项目审计
项目审计是指审计机构依据国家的法令和财务制度、企业的经营方针、管理标准和规章制度,对项目的活动用科学的方法和程序进行审核检查,判断其是否合法、合理和有效的一种活动。
6.2 项目审计的特性
1)独立性。项目审计独立于项目组织之外,其工作不受项目管理人员的制约,审计人员与项目无任何直接的行政或经济关系。
2)权威性。项目审计具有高度的权威性,其依据是法规和标准。因而,项目审计不是体现决策者的权力和意志,而是以原则和权威为根据的。
3)科学性。项目审计是一项科学性的工作,它不仅在审计实施过程中具有科学的程序,而且还运用各种科学的方法。
6.3 项目审计的职能
1)经济监督。经济监督是指对项目的全部或部分建设活动进行监察和督促。具体地说,就是把项目的实施情况与其目标、计划和规章制度、各种标准以及法律法令、等进行对比,把那些不合法规的经济活动找出来。
2)经济评价。经济评价是指通过审计和检查,评定项目的重大决策是否正确,项目计划是否科学、完备和可行,实施状况是否满足工程进度、工期和质量目标的要求,资源利用是否优化,以及控制系统是否健全、有效,机构运行是否合理等。
3)经济鉴定。经济鉴定是指通过审查项目实施和管理的实际情况,确定相关资料是否符合实际,并在认真鉴定的基础上作出书面的证明。
4)支持。支持是指通过实施审计,提出改进项目组织、提高工作效率、改善管理方法的途径,帮助项目组织者在合乎法规的前提下更合理地利用现有资源,顺利实现建设项目的目标。
6.4 项目审计的程序
1)审计准备
l 明确审计目的、确定审计范围;
l 建立审计工作组织;
l 了解概况、准备资料;
l 制定项目的审计计划。
2)实施审计
l 针对确定的审计范围实施常规审查,从中发现常规性的错误和弊端;
l 对可疑的环节或特殊领域进行详细审核和检查;
l 协同项目管理人员纠正错弊事项。
3)报告审计结果
审计的结果形成审计报告。审计报告是在征求项目管理人员意见的基础上,对所获得的资料进行综合归纳,分析研究,进而对审计事项作出客观、公正和准确的评价。
4)资料归档
审计过程中的全部文档,包括审计记录以及各种原始材料整理归档,建立审计档案,以备日后查考和研究。
6.5 审计的范围
包括项目前期的审计、实施过程中的审计、项目结束审计。
参考文献
代凯军编著,《决胜项目管理》,新疆人民出版社,2000年12月。
7 项目后评价
7.1 项目后评价含义和分类
1)项目后评价是在项目已经完成并运行一段时间后,对项目的立项决策、设计、采购、施工、验收、运营等各个阶段的工作,进行系统评价的一种技术经济活动。它是项目周期、项目管理中不可缺少的重要环节。
通过后评价既可以分析本项目预期目标是否达到,找出成败原因,总结经验教训;又可以通过及时有效的信息反馈,为未来新项目的决策和提高管理水平提供借鉴;同时也可针对后评价项目实施运营中出现的问题,提出改进建议,从而达到提高投资效益的目的。
2)项目正式的后评价,应该是在项目完工以后,贷款项目在账户关闭之后,生产运营达到设计能力之际进行。然而,在实际工作中,由于种种原因,后评价的时点 是可以选择的。一般来讲,从项目开工之后由监督部门所进行的各种评价,都属于后评价的范畴,这种后评价可以延伸到项目寿命期末。根据评价时点不同,后评价 又可以分为跟踪评价、实施效果评价和影响评价。
项目跟踪评价是指项目开工以后到项目竣工验收之前任何一个时点所进行的评价;项目实施效果评价是指在项目竣工一段时间之内所进行的评价;项目影响评价是指 在项目后评价报告完成一定时间之后所进行的评价。项目跟踪评价又称为中间评价;项目影响评价又称为项目效益监督评价。项目实施效果评价就是通常所讲的(也 是本文研究的)后评价,世界银行和亚洲开发银行称为PPAR:project performance audit report.。
7.2 项目后评价的程序和方法
项目后评价一般分为四个阶段:项目自评价阶段;行业或地方初审阶段;正式后评价阶段;成果反馈阶段。
后评价的方法主要参考项目前评价方法。国际上通用的后评价方法:统计预测法;有无比较法;逻辑框架法(LFA);定性和定量相结合的分析法。
7.3 项目后评价与可行性研究的关系
相同点:1)工作性质相同,都是对项目寿命周期全过程进行技术经济论证;
2)工作目的相同,都是为了提高投资效益,实现项目效益和社会效益、环境效益的统一。
不同点:1)时间先后不同。可研在投资决策前,后评价在项目运营之后;
2)研究内容不同。可研只研究论证项目应不应该立项实施,后评价要对投资决策、设计、采购、施工直到运营若干年后的每个环节进行评价;
3)分析方法不同。可研是运用预测法,后评价是运用对比法;
4)运用数据不同。可研全部运用预测的数据,后评价运用实际数据加预测数据:开工到后评价时点用实际发生的数据,后评价时点至寿命期末用预测的数据。
7.4 项目后评价的指标体系
1)项目经济效益后评价指标:
项目实施周期变化率;投资总额变化率;
产品产量和价格变化率;主要原材料或动力价格变化率;项目净现值变化率;项目内部收益率变化率。
2)项目环境后评价指标:
污染控制程度;项目对地区环境质量和生态环境的影响程度;自然资源的利用和保护;项目环境管理水平。
3)项目的社会影响后评价指标:
项目社会影响后评价的方法是定性和定量相结合并以定性分析为主。所以,得出的指标主要指项目对就业的影响,对地区收分配影响;对居民的生活条件和生活质量的影响等等。
4)项目综合后评价指标。
项目综合后评价通常采用成功度评价的方法。依靠评价专家积累的经验,综合评价各项指标的评价结果,对项目的成功程度作出定性的结论。
项目成功度可以分为五个等级:
l 完全成功的。 目的各项目标都已全面实现或超额完成;相对成本而言,项目取得巨大的效益和影响。
l 成功的。项目的大部分目标已经实现;相对成本而言,项目达到了预期的效益和影响。
l 部分成功的。 项目只取得了一定的效益和影响。
l 不成功的。项目实现的目标非常有限;相对成本而言,项目几乎没有产生什么正效益和影响。
l 失败的。项目的目标是不现实的,无法实现;相对成本而言,项目不得不终止。
7.5 项目后评价的结果-后评价报告
项目后评价报告是评价结果的汇总,是反馈经验教训的重要文件。后评价报告必须反映真实情况,报告的文字要准确、简炼,尽可能不用过分生疏的专业化词汇;报告内容的结论、建议要和问题分析相对应,并把评价结果与将来规划和政策的制订、修改相联系。
后评价报告要包括:摘要、项目概况、评价内容、主要变化和问题、原因分析、经验教训、结论和建议、基础数据和评价方法说明等。
参考文献:
(1)〈〈项目后评价〉〉 张三力主编 清华大学出版社1998年7月
(2)〈〈现代项目管理〉〉刘荔娟主编 上海财经大学出版社1999年10出版
(3)〈〈技术经济学〉〉许晓峰主编 中国发展出版社 1996年3月出版
8 项目综合后评价
8.1 项目综合后评价的内涵和依据
项目完成并运营一段时间以后,不公要从经济、技术、环境影响等角度进行后评价,还需要作综合后评价。综合后评价是依靠评价专家,综合评价各专项评价的结果(数据和指标),对项目的成功程度作出定性的结论。
8.2 项目综合后评价的方法
项目后综合评价通常彩成功度评价法。
项目成功度可以分为五个等级。
l 完全成功的。 项目的各项目标都已全面实现或超额完成;相对成本而言,项目取得巨大的效益和影响。
l 成功的。 项目的大部分目标已经实现,相对成本而言,项目达到了预期的效益和影响。
l 部分成功的。项目实现了原定的部分目标;相对成本而言,项目只取得了一定的效益和影响。
l 不成功的。 项目实现的目标非常有限;相对成本而言,项目几乎没有产生什么正效益和影响。
l 失败的。 项目的目标是不现实的,无法实现;相对成本而言,项目不得不终止。
项目综合后评价时,评价人员首先要根据具体项目的类型和特点,确定评价指标及其与项目的相关重要性,把它们分为"重要"、"次重要"和"不重要"三类。只测定"重要"和"次重要"的指标,不测定"不重要"的指标。(参见《项目后评价》P67的成功度评价表)
在测定各项指标时,彩权重制和打分制相结合的方法。先给每项指标确定权重,再根据实际执行情况逐项打分。按照项目成功度的五级评定标准,打上A、B、C、D、E等级或具体分数,通过权重单项打分的综合,得出项目的成功度指标。
在实际操作时,可以评价组成员集体讨论得出结论,也可以分别由每位成员真表打分进行数据处理再得出评价组的结论。
项目后评价的结论-项目成功度,要写入后评价报告。

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