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IBM Lotus软件试用手记

原创 Linux操作系统 作者:空气 时间:2009-03-11 21:34:36 0 删除 编辑

在此,首先要声明一下,本人学历太低,低的没法给大家说。计算机全部是自学,对英语更是它认识我,我不认识它。后来自学计算机时,学了一点点,对计算机的一些英文技术资料基本上是死盯着,猜是什么意思,或者着在线翻译翻译慢慢理解。所以,下文写的不好,大家别笑话。Lotus我是硬啃了好多年,九年前买了几本开发的书,根本看不懂,就放那里了。这两年,开始琢磨Lotus的应用,自己公司也用了一些,就写出自己的看法,供大家借鉴。不过,我要声明,我使用的IBM软件可是向IBM付过费的,也是IBM许可的。远的就不说了,就说年前我们公司开始用Domino8.02到现在Domino8.5吧。

一、联系人的应用

原来我的手机是Nokia的,通过和微软的Outlook同步联系人,感觉很不错。因为我的手机上这两年有联系人近400个,如果换手机输入联系人实在是麻烦事,而且是一件非常恐怖的事情。特别是每个联系人都有两三个电话(办公室、家庭、手机)及相关信息,如家庭住址、单位名称、职务、电子邮件地址、单位地址等。用Outlook同步手机联系人后,发现这太方便了,在电脑上可以管理联系人,整理好后直接同步到手机上。但发现一个问题,由于我的Nokia手机不是通用接口,时间长了,数据线连接就会出问题,经常出现无法识别的现象。

前年时,我玩了多普达S1手机,接口是usb的,方便多了。这时我们开始用Notes,用的原因是在网上看了很多关于协作办公的软件,都说Lotus好,所以公司就开始试用了。其实是在前年时就试用了。这次试用时,突然发现Nokia手机可以和Notes同步联系,而S1却不能,只能和Outlook同步,而Outlook却不能实现内部人员之间的协作,当然我没有安装Exchange(原来用过,感觉不好)。

就在这时,在IBM网站上看到了Lotus Traveler这个软件,就开始尝试安装。往S1手机上一安装,发现这个世界真的变了!因为,我不用再通过数据线同步联系人了,可以通过网络直接同步联系人、待办事宜、日历、邮件、日志文件了。太方便了!而且可以通过手机发邮件任何人。当我在手机上新增联系人后,会自动同步到服务器上,而电脑上更新联系人信息后,在退出Notes时也会自动同步到手机上。这样的联系人管理比原来管理更加方便了。

当我授权后,我的同事也可以查询我的联系人,他们也不用再打电话问我要某个重要客户的电话了,他们自己就可以通过Notes查询我的联系,当然也可添加到自己的联系人中。

联系人管理,在Notes中还可以按公司进行查询,更加方便。

二、待办事宜

公司太小了,小到无法说。为了节约人员成本,公司人员基本上是一个人当三个人在用,这样就容易出问题。如,我今天安排的事情,员工太忙就会忘记,而且自己事情也多,也容易忘记,特别是有时候忘记了答应客户要办的事情更要命。这时,公司内部就通过Notes发送待办事宜,直接交给要办理的人员,他们在Notes上收到待办事宜可以选择“接受”或“拒绝”,如果自己忙,也可以委派给其他人员来办理。完成后就提交相应的完成信息。我这边就会立即看到。同时我的手机上也会显示出相应的待办事宜数量,自己有时间就点开看看,看什么事情还没有办理。对一些紧急事件可以发送消息给他们,督促他们尽快处理。如果他们在指定的时间内无法完成,也可以提前延期申请。

这样的办公非常方便,因为可以记录每个事件,以便以后的查询。同时,也避免了忘记要办的重要事情。

考虑到员工在外面跑的多,就给他们也配了智能手机,可以安装Lotus Traveler的,这样就更加方便了。

但待办事宜在手机上新建时不能分配给其他人员,太不方便了。

三、日历

每天自己有很多事情要做,为了规划好自己的事情,其实最好的办法就是有计划的做一些工作。这时候,日历就非常重要了。因为,日程安排在日历中有着非常强大的功能。如我可以安排一个日历事件,邀请同事在某个时间段和我一起去参加一些活动,或者给自己安排一些提醒、约会,告诉自己在什么时间有什么事情要做了。同时,也授权给员,让他们了解自己的日程,以便于大家根据对方的时间表做出相应的工作安排。

日历事件在手机上就可以直接发送邀请,非常方便。

四、邮件功能

其实,平时有很多事情,大家习惯于口头、电话交流,这样的好处是快,但缺点是前说后忘,而且不够详细,不能回放。而我们现在要求非重要事情,大家可以互发邮件给对方,告诉对方有什么事情要处理。当我收到邮件时,可以新建到日历或待办事宜中。这样更加方便、省事。而且可以查询。

特别是当我在公司以外拜访客户时,公司有什么重要的事情不方便打电话给我,如果发邮件给我,我的手机上会在不到两秒钟之内收到邮件。即使有word、Excel的文件,在手机上也可以打开看的。自己可以随后做出回复,告诉他们如何做。如果自己需要某些产品的报价资料,也可以让他们临时发邮件给我。根本就不用打电话询问公司某个产品的价格信息。

在发送给公司同事邮件的时候,可以选择显示组织层次结构,便于查找各部门的人员,这点非常方便。

通过上述四个应用,我们公司现在基本上把一些沟通压缩到了最短的时间内,也尽可能避免了过多环节的信息传递。公司人员也养成了上班第一时间就是打开电脑处理自己的邮件、待办事宜、日历,有什么重要的事情再不会因为我在忙,而怕打扰我了,因为他们可以直接发邮件给我就行了。

五、Sametime在线消息功能

我们也实施了sameitme,其实只用了其很小的功能,就是即时消息功能。当大家到办公室的时候就打开sametime,而且notes中也启用了在线感知的功能,当人员在线时就会有所提示,有什么问题,大家可以立即在线交流。

如我在北京参加IBM的Lotus会议,晚上打开电脑就可以和在线的值班人员进行交流。而且我们也可以进行一次远程的在线会议。

可能是我的技术水平有限,一直没能让sametime在使用Domino Ldap时显示出等价的中文用户名。不方便。但在iNotes中却可以显示出等价的中文名称。非常方便。

六、Quickr的使用

Quickr在我们这主要用于内部的文档管理。如我新建个预算,就发到Quikcr中,可以通过Office直接保存到Quickr中,也可以通过资源管理器上载,还可通过拖动的方式拖到IE中。当邮件收到渠道上的报价时,可以直接保存到Quickr中。这样,无论我在任何一台电脑上,只要电脑上安装了Quickr连接器就可以在线编辑。其实,只要可以访问我的Quickr站点就可以打开上述的文件。再不用因为电脑坏无法打开文件发愁了。或者说,自己不在电脑旁边,文件无法打开了。即使在客户的地方,也可以下载自己给客户设计的报价单进行修改。当场打印给客户。

在Quickr中也可以使用在线感知功能,当我看到某个文件的撰写着上线后,就可以通过Quickr中的“交谈”功能和他进行在线交流了。非常方便。

在发邮件时,可以直接发送Quickr中的文件,或者在Quickr中发个“通知”给收件人,让他通过链接直接查看这个文件。避免占用了大量的邮箱空间。

在Quickr中我们可发帖子讨论任何事情,大家有时间就发表自己的看法、观点,使大家之间的沟通与协作上升到新的层次。公司发生什么重大的事情,或者在外服务发生什么事情,大家都已经开始习惯的记录到Quickr中。而且我们设置了让Quickr每天发送新闻给大家,即每天发生什么事情,在第二天早上8点时会自动发送一个新闻目录到大家的邮箱里。这样,大家可以快速浏览一下是否有自己关注的话题。如果有就及时处理或回应。

但Quickr还有一个问题,就是不能像iNotes一样显示出等价的中文姓名。

 

在Lotus的用户管理中,一直把姓名分开,对中国人而言可能是非常不方便的。如果Lotus能够把中文等价名称在Sametime、Quickr、Forms中全部显示出来的话,将会是很方便的,特别适合中国人的习惯。不知道IBM什么时间能够考虑一下中国人对姓名的要求。

 

补充(主要是问题了):

1、不知道为什么在Notes8.5中,有些邮件会出现“该会话线程未完成”的现象,不知道是为什么!原来在Notes8.0.2中没有出现过这种现象。是不是因为服务器配置太低的原故?如我发送给别人邮件,对方回复后,我在收件箱中点“展开会话”时就会出现这种情况。但别人发给我的邮件,我回复后,再点开“展开会话”就不会出现这种提示,而会提示有几个会话。这个功能很方便的。

2、还有,经常出现已经过期的待办事宜不出现在“过期”中,或者说应该显示为启动的待办事宜,还显示为“未启动”。后者特别多!

 

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