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免费OA工作流实际应用中的问与答

原创 IT生活 作者:芳芳助理 时间:2020-09-15 09:06:10 0 删除 编辑


企业在使用免费OA 系统过程中,工作流这个功能模块用到的次数往往比其他模块的频繁,这样说明工作流在免费OA 系统只核心功能,对于企业管理是不可或缺的。但是在工作流制作的过程中,很多企业都会遇到不少的问题。

现在就以点晴OA 这款完全免费的OA 办公系统为例,看看如何解决这些问题?

1.1     表格设计的问题

1.1.1   怎样才能快速的制作表单

答:我们建议用word Dreamweaver 等工具设计表单,用word 设计表单时,我们建议表单的列数为四列,行数不限,这样显得整洁,方便打印,复制到表单表单模板设计器中不会变形;

1.1.2   word 里复制表格到表单表单模板设计器中,如何才能居中?

答:复制到表单表单模板设计器中,在表的中间任何位置,单击鼠标右件,打开表格属性,对齐方式选择居中;

1.1.3   我添加的控件为什么只能居中,不能靠左呢?

答:这是在word 中设计时,光标居中造成的,在表单表单模板设计器中,可以选中该控件,选择表单表单模板设计器上方的左对齐图标。

1.1.4   如何看表单的整体设计情况

答:可以保存表单后,预览表单;预览时,将鼠标放于控件处,会显示控件名称,以便核实控件名称是否有重复现象,特别是在表单里存在大量控件时;

1.1.5   宏控件是什么意思?

答:宏控件是系统数据库中的经常用到变量,如当前用户姓名,当前日期等,可以直接调用,不用用户填写,提高填单速度,比如,我们请假时,一般申请请假人都是当前登陆用户,在表单表单模板设计器中,就可以用宏控件,取值为当前用户姓名;

1.1.6   能否直接在工作流表单中调用CRM 管理模块的客户信息?

答:可以,将控件绑定自定义SQL 数据源,直接对应好相关字段就可以了,还可以调用产品信息、办公用品等各种信息;

1.1.7   在什么情况下用到行输入宏控件?

答:比如申请多个办公用品时不确定申请数量时,可使用行输入宏控件。

1.1.8   表单默认值的使用?

答:在添加控件时,都有个初始值或默认值,直接输入即可;如领导的审批意见默认为:同意

1.1.9   要获取其他表单中的数据该如何设置?

答:配合单行输入框使用,在对应的控件中自定义SQL 数据源。

 

1.2     流程设计的问题

1.2.1   固定流程与自由流程有什么区别?

答:固定流程是事先设置好步骤和经办人等各种权限,自由流程只需要指定流程发起人,由发起人预设以后的流程步骤,也可以由主办人任意自由选择人员办理。

1.2.2   如何快速新建工作流程?

答:第一,新建表单;第二新建流程名称,选好流程分类及与流程绑定的表单;第三、在流程设计器中创建好流程步骤;第四、设置好每个步骤的经办人,可写字段。这是快速简单的操作,要想熟悉,要仔细阅读说明书。

 

1.3     工作流代理问题

1.3.1   是否可以帮其他用户代理工作吗?

答:不能,必须由审核自己设定代理人。

1.3.2   工作流代理规则,自动代理出去的工作,能否查询到?

答:可以。

1.3.3   代理过的工作流,代理人可以查看目前的办理情况吗?

答:代理人可以在已办结的流程查到目前流程的办理情况。

1.3.4   被代理人可以把别人代理的工作流程再代理给其他人办理吗?

答:可以。

1.3.5   工作流设置代理规则后的流程,在代理人没有办理之前原审核人还可以办理吗?

答:可以办理,也可以正常查询。

 

1.4     工作流查询问题

1.4.1   工作流查询的权限能按个人、部门、全体来设置吗?

答:工作流查询是以流程发起人为基本查询对象的,只要是个人参与的都可以查询得到,部门或全体的查询权限,要在桌面—工作流管理—流程管理,选中某个流程的管理权限中设置,这里还可以同时设置监控权限、编辑权限等。

1.4.2   工作流查询后,能分类汇总吗?

答:不直接支持,需要用户自行将工作流查询结果导出到excel 来分类汇总。

1.4.3   工作流中表单, 怎样才能保存起来, 以备以后的查寻?

答:工作流本来就可以查询,以后随时可以在需要的时候,查询出来打印成纸质文件,或者安装PDF 虚拟打印机打印为PDF 文件单独存档。

 

1.5     工作流监控问题

1.5.1   工作流监控的作用?

答:工作流监控人员,可以理解为这个工作流程的系统管理员,他可以发送审核提醒Email ,结束或删除该工作流。

 

1.6     流程属性问题

1.6.1   查询字段的作用?

答:在工作流—高级查询,选择某个流程,有个“表单数据条件”这里默认是所有的表单字段,也可以按实际需要设置查询字段。

1.6.2 流程设计器的作用是什么?

答:流程设计器是用来设计工作流的步骤的,具体可以设置步骤名称,每步骤的经办人员,可填哪些字段,符合什么条件等。

1.6.3 如何清除流程测试的数据?

: 网管直接作废所有模板和流程即可。

 

1.7     打开流程设计器中流程步骤基本属性问题

1.7.1 如何实现流程的跳转,例如:从第一步到第二步或是第四步?

答:流程设计器中,支持设定各种条件跳转。

1.7.2 工作流当中某一步骤,A 办了,B 就不用办理;B 办了,A 就不用办理,如何设置?

答:流程设计时,设计两个平行的审核节点,然后后续审核节点指向同一个节点即可。

1.7.3 我能否给某一个步骤限制办理的时间吗?

答:不直接支持,建议所有审核人都安装点晴MIS 信息通PC 客户端和手机APP ,只要该审核人有未完成的工作流审核,系统就会通过PC 客户端或手机APP 不断提醒审核人尽快完成审核,审核人可以自己设定推迟提醒时间,到期后又会自动提醒;

1.7.4 怎样直接选择自己部门主管审批?如:请假申请后,系统智能选择本部门主管。

: 设计流程时,注意审核岗位中的两个特殊岗位:直属上级主管、所有上级主管,这两个岗位可以极大的简化整个流程设计。

1.7.5   某流程结束后, 需要把流程的内容通知某一个没有参加此流程的用户, 怎么操作?

: 设计流程时,设置允许审核时动态增加知会人。

 

1.8     流程步骤经办权限问题

3.8.1   为什么有些用户能在新建流程中找到相应的流程,而有些用户却找不到?

: 设计流程时,注意申请权限范围设置,有权限者就可以找到该流程。

3.8.2   转交一步时, 选择下一步经办人却没有任何人可以选择, 为什么?

: 检查一下该步骤是否有设置经办权限。

 

1.9     流程步骤可写字段问题

1.9.1   工作流办理界面,为什么表单控件处会显示为灰色,无法输入或显示?

答:打开系统管理—工作流设置—设计流程,打开流程设计器,检查该步骤可写字段是否设置正确。

1.9.2   如何控制流程办理人员只能填写表单中的相关内容?

答:设计流程时,设置好每个步骤的可写字段即可。

1.9.3   表单里某一项内容,实现自动赋值但不可修改,请问如何实现?

答:流程设置时将该字段设置为禁止录入即可。

 

1.10   流程步骤隐藏字段问题

1.10.1  工作流程设计中的隐藏字段是什么概念?

答:比如在一张合同表单里“合同金额” 这个字段,在流程审批的1 3 步骤是可见的,4 6 步骤设置为隐藏字段,那么4 6 步骤的经办人都将无法看到该字段的内容。即使是流程结束后,通过工作查询,查看该表单,也是看不到隐藏字段内容的。这比较适合流程不同步骤的经办人,具备不同知情权的情况。

1.10.2  为什么表单显示空白,无法输入内容?

答:检查流程设置,该步骤隐藏字段设置。

 

1.11   流程步骤条件设置问题

1.11.1  流程中的条件设置" " ,怎么不起作用?

答:比流程判断条件跳转的顺序是从上往下,如果符合了条件,就不再判断之后的条件是否符合了。

1.11.2  流作流表单可不可以设定必填项,凡必填项未填写完整或是数据不符合要求的则不能提交该表单?

答:可以,在流程设计时可以针对各个节点设置字段是否必填。

 


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