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架构于管理基础之上,实现OA办公软件的有效性

原创 Linux操作系统 作者:kuaipum6 时间:2013-09-12 13:56:27 0 删除 编辑

管理是企业发展的推动力,也因管理而产生了办公事务,所以OA系统一定要架构于管理基础之上,才能确保OA系统的有效性和实用性。那么OA办公软件如何与管理思想结合呢?主要从以下几个方面体现:

一:做好个人工作管理

在办公管理中,无论任何工作、任何事情,最终都是通过人来完成的,管理的本质是人。“个人工作管理”系统解决个人工作效率的问题,包括个人总结、任务备忘、个人助理、日程管理、工作处理。

“个人总结”是个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳。可以按照每日、每周、每月或年度等进行分类总结,既方便查询又便于个人总结得失。管理人员可以要求员工每日、每周、每月或每年度给出其工作总结,也可以按需要的时间段进行分类统计,及时了解员工的工作和任务的进展情况,把握工作进度,总结工作得失。

“任务备忘”提醒本人将要做的一些重要任务,既可由本人创建,也可以是其他相关人员创建。

“个人助理”是个人办公的计算机秘书,可以按信息种类建立自己的电子便笺、各种通信录,能够将各种常用信息迅速地分类保存,便于以后工作中查找使用,为个人办公提供更细致的服务。

“工作计划”用来设置个人的工作日程,并在设定的时间给予提示,防止错过重要工作和活动。个人日程管理包括其他人安排给自已的工作、自已自行安排的工作,即可以避免时间冲突,又可以让其他人了解自己的日程安排。上级领导在“工作计划”中为下属人员安排的日程,在下属人员的“个人工作计划”中也能看到。

“工作处理”包括工作描述、工作汇报、工作考核、参与人员及参与部门等,将每项工作分解开来,便于工作的管理。每项工作都配以甘特图,使工作表述得更加明了。

二:做好组织管理

组织管理解决人与人之间联合工作的问题,并要建立一套完整的工作监控管理机制,最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题,系统地推进管理工作的制度化、标准化和规范化。工作标准也是人力资源考核的基本标准,系统可以方便灵活地建立用户的部门目录树和角色目录树,主要目标是将各部门、各个人的力量通过组织管理联合起来,最终达到预定管理目标。组织管理是针对各个企业中组织类的工作管理,分为部门工作管理、工作总结、部门日程及人事管理等。VERSUGW

“部门工作管理”部门工作可以包含子工作。每项工作可被分解为具体子工作,子工作可以有自己的负责人、进程时间等,同时又与总体工作保持逻辑关系。这样,无论多复杂的工作分解开来处理都会清楚明了,使工作安排有章有序,管理更加轻松。

“工作总结”部门工作考核的功能也十分实用,只有管理人员才能使用工作考核的权限,可以对所管辖人员进行考核评价。工作考核也是建立在明确内设机构和工作岗位职责的基础上,分类分级明确工作目标,以动态考核为主、定性与定量相结合,实行全员能力和绩效考核,奖优罚劣。

“部门日程”管理人员可以查看所管辖范围内部门、人员的日程安排情况,并根据事务的重要性来安排下级人员的日程,同时可以查看部门日程安排、领导公开的日程,需要领导参加的可以通过日程安排给上级领导安排日程。总之,详细的工作计划可以将参与此事务的相关人员一次进行安排,并设有提醒功能,与即时通讯系统紧密结合,将日程安排通过即时通分发给相关人员。

“人事管理”是部门工作管理中的一个组成部分,其内容包括个人资料、工作资料、履历表及附件表,管理者可时根据管理范围随时查看下属员工的基本信息,以便根据员工能力和特长安排工作。

三:做好项目管理

项目管理中的组织计划是单位或部门对未来一定时间内要做的工作,从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排。工作有先后、主次、缓急之分,进程又有一定的阶段性,因此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人、参与人等,这样才能职责明确、操作有序、执行无误。

上级领导可以通过OA办公系统项目管理的方式对所管理单位或部门进行任务安排、工作安排,任务、工作安排会自动落实到部门的负责人。各个部门负责人根据领导的统一安排,设定自已部门的具体目标,通过管理人员与员工持续、动态的沟通,明确员工的工作任务,采用确保完成任务实现目标的措施,然后各就各位,把详细的工作计划再分配下去。这样,上级领导就清楚要完成计划须动员哪些力量,创造哪些条件,排除哪些困难,采取哪些手段,通过哪些途径,做到心中有数,这既与实际工作相结合,又为计划提供预见性信息。只有采用项目管理的方式,对组织计划进行动态控制,清楚所制订的措施、办法,才能顺利地完成任务,从而实现整体管理的目标。

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本文来源于企业管理软件 http://www.kuaipu.com.cn/

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