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sap进阶系列(16):第一篇:财务总览之全面预算管理

原创 Linux操作系统 作者:KarenChiang 时间:2011-03-17 16:18:37 0 删除 编辑
业务计划和模拟(BPS)又称为全面预算管理,是上一章中我们介绍的“公司总部战略管理(SEM)”的一个主要模块。我们在此单独介绍,如图1。


    和SEM 的其他模块一样,全面预算管理也是架构在业务信息仓库之上的,这使得它可以方便地收集SAP 系统之外的数据。也可以灵活地进行数据结构建模。同时,如图2,这种结构还使得预算管理可以使用BW中大量的报表和数据。( M( R& ?7 `5 _6 F
    如图3 所示,全面预算管理和运营层面的计划工具不同,它不是分模块来组织预算的,它按照功能分成五大块内容-计划结构建模,计划功能,计划接口(人机接口),计划应用(模板)和计划流程协调。我们下面将分别加以介绍。

* O( y& H; U4 s. Q/ ^/ U+ _, C
图2 BW报表支持预算( Q; \, S8 t% R/ `$ j

图3 全面预算管理的功能一览' @" ]2 A+ L7 x( g9 N* F# s, x

2.13.1 计划结构建模
   计划结构建模包含两个层次,一个是在BPS中对计划的层次进行定义。为什么要对计划的层次定义呢?因为一个企业中可以做计划的角度很多-公司,事业部,部门,成本中心,利润中心,产品,销售片区,客户,分销渠道等等可谓应有尽有。预算部门在组织整个预算体系和流程的时候,一定要理清整个计划的思路,各个层面做什么计划,计划数据的相关性等等。

1 u6 t, P5 C. p5 L: K9 p

图4预算层次1 u- g# M: i. Y. V/ b

     图4 是系统中计划操作的一个集中平台,在它的左上部分就是整个计划层次的定义。当然除了计划层次之外,计划是做在科目之上还是在别的指标之上,以及都有哪些指标,也是建模的一部分。
计划结构建模的另一个层次就是数据仓库的建模。我们在集成篇关于NetWeaver 的介绍中会介绍业务信息仓库(SAP的数据仓库产品)。数据仓库采用的是星型的逻辑视图。存放数据的星型结构称为信息立方体(InfoCube)。信息立方体是可以自由定义的。配合BPS的建模定义信息立方体和其他数据仓库对象的过程,就是第二个层次的计划结构建模。
2.13.2 计划功能( ^/ V1 A! r! J7 k
    企业在做预算的时候需要各种工具和做各种计算。一般的数学计算在这里当然不必解释,但是预算还涉及专用的工具和计算方法。计划功能类似一个工具包,各种工具可以有选择地分配给计划层次和计划包。
. G& ]7 A4 K' p/ K# d# F1 h
2.13.2.1复制
    如果要把一个版本的计划复制到另一个版本,或者把一个产品的计划复制到另一个产品,都可以使用计划复制的功能。9 H/ ?# E5 x$ y' a: ^+ I' ?- j

2.13.2.2重估

1 [7 d% L: h/ L

图5 重估

    如图5,一家公司在欧洲生产汽车的成本是147,生产飞机的成本是184。该公司计划在欧洲启动一个成本削减的项目,预计成本可以下降10%。假定维持现状的计划数据保存在“维持成本”版本中,而削减成本后的计划数据保存在“削减成本”版本中。通过运行“重估”功能,系统会自动计算出欧洲地区成本削减计划执行后的情况。
; G, A& I% s' n( w# a6 a, y
2.13.2.3重过帐7 H6 ~9 ~6 V1 N! d8 M" j7 x
    如图6,假定某公司原来某个产品是属于民用运输机,计划已经做好。但是该公司产品结构调整,将该产品转做军用后勤机。这时只要运行重过帐功能,说明调整内容,系统将自动把该产品所有的计划数据转到军用后勤机下。

 
图6 重过帐

2.13.2.4自上而下的分配3 [9 i6 Q( \" i3 h2 ?6 m# K9 h
    指系统可以根据某个标准自动将计划分配至较低的计划层次。如图7 按公司公司总部-事业群-事业部-部门-产品线-期间的顺序进行预算的分配。2 G/ b; m. I; _  r  @


图7 自上而下的分配! o. s9 L; ]/ g3 T6 N

2.13.2.5预测- b7 n- y& V& f+ P$ J+ u2 p


) u1 q: ^& f# d2 [7 F; U2 s, J* }
图8 预测


    预测指按照一定的统计模型,对已有数据进行回归分析,推测将来数据的方式。+ s* x" Y( s3 l1 H) s2 _4 T: m
4 w0 k9 F5 r, x2 M0 N. P% J- p
2.13.2.6累计余额法
    如图9,假设我们已经做了销售收入的计划,希望系统能自动计算应收帐款余额和本期增减的计划。累计余额法的逻辑是应收帐款的余额和销售收入同比例增长。  G/ \, N$ Q* n& c

 
图9累计余额法

2.13.2.7对方科目法" v0 J' D; h2 i2 Q$ W/ _
    如图10,对方科目法也是解决资产负债计划和损益计划的衔接问题的,我们可以通过设定销售收入的对方科目是应收帐款科目,而应收帐款的对方科目是现金科目等等来进行推导。当然推导的金额是由公式或“滞后法”等方法确定的。: @5 f# j' U6 I4 b

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图10 对方科目法3 S. ]  @' t5 ~

2.13.2.8滞后法- w( m" u% Q# f+ A% n) a! {

图11 滞后法3 g- G# r- M+ R- \' Y4 K+ D

     如图11,我们可以在滞后法中设定,销售收入的20%在当期收回,40%在下月收回还有40%在第3月收回。系统可以根据这个规则,从销售收入自动推算出现金回款的金额。; h, [6 [( h4 a' n
# T" `  M. j, C' |" ?% X
2.13.2.9年折旧法' A9 ?/ ]5 g4 @* O' e
    如图12,年折旧法是根据固定资产原值和折旧方法,推算出折旧费用和固定资产净值的方法。
" o/ }: g8 H& T; u" l. \# ?

 ( m& p$ f; Q# o
图12 年折旧法( [3 _" I1 b* X3 \: [8 u8 I, V

2.13.2.10净现值法和内部回报率法
    这两种方法都是做投资预算时进行预算分析的工具。净现值法是根据资金成本将投资的未来现金流贴现后的净值。而内部回报率是指使净现值等于0 时的贴现率,反映了该投资项目的固有回报率。

2.13.2.11分摊/ s5 w7 Q& r5 i( h
    类似于管理会计中的成本中心的各种成本结转方法和订单的结算方法。实际上全面预算管理中的分摊方法功能非常强大,有更多的自定义的可能性。8 o4 O+ M1 c8 L4 u
7 o3 N9 e1 }, j

 
图13 分摊( T# Z$ {6 J( N4 G/ W8 E! T

2.13.2.12拓展公式9 [; V: f; G5 p, S! L

图14 拓展公式


   就算上述的计划功能再灵活也有可能在实际应用中碰到企业自己的复杂的预算逻辑,所以必须有一种稍复杂一点,但是更强大的工具来满足这些规则。就像在用EXCEL 时使用宏,我们在BPS 中使用拓展公式。拓展公式是一种简化的编程语言,但是它省略了一个完整编程语言中类似内存分配等很多工作,它可以有简单的算法(加减乘除),条件语句(判断,IF),循环语句,变量,消息(报错,警告)等。9 j* g% l- p  B* ^2 U
    图14的例子是,如果计算出来利润大于500EURO,那就将销售数量从临时版本P复制到工作版本A。这个条件很简单,销售员可以定义只要利润大于500EUR,他的预算就编好了,可以不经过版本检查就复制到正式预算中。另外的一个例子是只要计算出来的收入大于500 美元,奖金就等于100 美元。这些都是一些很特例的例子,所以最灵活的解决方法就是用拓展公式。

2.13.3 计划应用(模板)+ T- `  Z; J6 L9 b) j
   上文的计划结构建模和计划功能都是非常非常灵活的工具。企业可以应用这些工具来构筑自己的计划体系。但是企业往往要求SAP在提供工具的同时,能够将行业和管理经验以模板的形式体现在系统中。计划应用就是这样的模板。如图14 所示,这是SAP全面预算管理提供的一个模板。在这个模板中,从销售计划,人力资源计划,成本中心计划,投资计划,到财务报表计划(3张表)等等,系统中有完整的建模和计划功能的分配。图15 显示的就是销售计划模板的计划层次和预算输入格式。9 ~0 G" j3 U8 @3 G: a
   同时这些计划相互之间的关系也已经合理地定义出来了。比如成本中心计划数字一部分取自于人力资源计划,另一部分取自于IT成本计划,这两部分都与间接费用有关。成本中心计划在集成财务报表中更新损益表,同时更新利润计划。销售计划和成本中心计划生成利润计划。利润计划更新损益表计划。损益表,资产负债表和现金流量表都在集成财务报表里,相互影响。投资计划会影响资产负债表的计划等等。
企业大可不必完全遵照模板,但是可以把模板作为参考和设计自己的预算体系的出发点。. P/ \8 ~% A8 q4 `, u$ K
9 @! |" V3 c+ r  l9 f! U9 S


图14 计划应用模板/ m' T4 V& x  I& @
 
图15 计划模板-销售计划

2.13.4 预算界面. i) f8 Y( t6 D% W7 [2 c
    全面预算管理涉及整个企业各个部门的预算编制。因此预算的人机界面显得尤为重要。) D: b: k& b( F4 w  u7 b: K7 K7 }
   如图16 所示,在SAP-BPS 中提供了各种预算界面工具。比如Web 界面,我们可以用Web 界面构造器方便地定义Web界面的预算表,公布到网上让相关的人员填制预算。Web 界面还包含问卷调研技术,你可以设计一份问卷,其中可以有ABCD选项,也可以有手工输入的具体数字。系统可以直接对这些信息进行处理。再比如Excel 界面,既可以将Excel 直接嵌入到SAP的前端SAPGUI 中,也可以直接用Excel 作为登录SAP 的前端工具。当然通过SAP 的前端SAPGUI直接编制预算也是一种选择,特别对于SAP 经常用户来说。计划夹是Excel 和SAPGUI两种界面都支持的一种方式,使用它可以定义不同角色用户的计划夹,简化了操作和界面。此外模拟界面,集成了第3方的专业模拟软件,强化了SAP预算的模拟功能。0 w4 R+ `( J1 ]9 z# I2 U$ Y

/ K) b: d9 R' s2 P8 V" f
图16 预算界面- m& m- T% A! p1 [6 T

     除了人机界面外,我们还可以用数据加载的方式提供预算数据,也就是说预算数据在系统外按规定的格式做好后,在网上直接加载到BPS系统中。如图17所示。
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2 ?8 Q( q$ I, @0 L) g: t1 F" ~
图17 数据加载方式0 j2 x5 @+ ~- R5 }; l2 b

2.13.5 计划流程协调
    在企业全面预算管理体系的构建中,还有一项工作是非常重要的。那就是计划的流程。
   从总体来说一个企业的计划可能是自上而下的,也可能是自下而上的,多数情况下是两者兼而有之,并且需要相互协调的。从单独一个相关人员的计划编制来说,他的计划有各种状态,比如新建计划,处理中的计划,待批复的计划,退回的计划和批准的计划等。而针对各种状态,他可以进行相应的操作-录入数据,发送邮件,补充意见等等。而他的计划需要谁来批准,流程如何等等问题。这些都是全面预算管理中必然需要考虑的问题。图18 中就是一个预算审批的情景。通过BPS中计划流程协调功能,企业可以非常方便的定义预算的状态和预算审批的流程。使得整个预算过程更加高效和方便。
" }4 ]8 ?0 c, J; e% q6 g0 d' D5 a
                                       图18预算状态跟踪系统

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