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sap进阶系列(2):第一篇:财务总览之SAP 系统两个主要的特点

原创 Linux操作系统 作者:KarenChiang 时间:2011-03-17 15:04:09 0 删除 编辑


1. SAP 财务总览7 C$ [: F, S4 n* V1 h5 o
1.1 SAP 系统两个主要的特点:- \+ ~+ K& b6 j( B, t1 K
SAP 作为全球管理软件的领导者, 从其创业伊始就奠定了其管理软件的两个核心特点,而这两个特点也是SAP财务的主要特点:SAP 是一个 “集成的系统”, 同时也是一个 “标准化的系统”。' |) \* i- A2 i( q
我们用两个情景具体说明:
1.1.1 集成的系统

假设某集团公司的财务部下设四个部门:计划部、资金管理部、投资部、会计部,而图当中的圆圈代表业务部门。某天,在业务部门(比如说:仓库)发生了一个简单的业务――收货,让我们来看看这笔业务对于财务部的一系列影响。9 O# i6 w! {( H- S! l9 h
首先,这笔收货可能不是一个单独的动作,它是采购订单的一个执行步骤。收货完成后,我们会收到供应商的发票,这时候会计部门会进行发票校验。在SAP系统中这也不是一个单独的输入,而是作为收货和采购订单的一个后续事务。SAP系统会自动进行“三单”匹配的校验。“三单”包括采购订单、收货单和发票。校验的内容包括:发票上的数量是否与收货的数量相一致,发票的单价是否与采购订单的单价相一致,以及日期等等。另外,在系统里可以设定相应的容差,容差的目的是使微小的差异不干扰总体业务的执行。
这笔业务的影响还没有结束。在发票校验时,SAP系统会自动进行预算检查,即检查本次采购支出是否有足够的预算。但是如果一个供应商和你签订了订单,又准时交了货,货物也验收合格了,当他递交发票时,财务部通知说因为预算不够这张发票将被冻结,显然从流程的角度讲是不合理的。 所以在SAP中自动预算检查的控制点不仅仅在发票校验时,还可以提前到采购订单创建时,即在采购订单时就可以检查是否有充足的预算。所以说SAP的财务控制是贯穿业务流程的,而不只是在会计入帐时同时,发票一旦校验通过,一般将在中短期内被支付,所以这笔业务对于资金部的资金安排是有影响的。而SAP也正是这样设计的:发票校验通过时,SAP 的中短期资金预测得到了自动更新,SAP称之为流动性预测。和预算检查类似的道理,在发票校验之前的采购订单也会自动更新流动性预测。! }4 I. l* p* a/ n6 q
但是集成的影响还没有结束。采购订单一般不是业务的起点,它可能是MRP(物料需求计划)的结果。这个情景中的采购订单来源于一个项目,如油井安装项目或设备大修项目。
这样一个项目包含很多项作业(或活动,Activity),其中有些作业可能被外包出去,那外包合同即是一种类型的采购订单。还有些作业可能由企业自己完成,但是需要采购一些原材料或服务,那这些采购也是由采购订单来执行的。所以采购订单在集成的系统里成为了一个项目中某项作业的执行手段,在项目里进行管理。同样,收货和收发票这些采购订单的后续步骤也会出现在这个项目管理的全貌中。但是项目管理也并不是管理的起始点,在这个情景中如果是一个新油井的设计施工和安装项目,那这个项目来源于整个公司总部的投资管理。投资部根据整个公司总部的投资规划和资金情况,综合考虑各种项目和拨款请求,通过一系列的计划、分析和审批,最终确定投资落实到哪些具体项目中去,并在项目管理模块中进行处理。因此投资部的投资管理模块和项目管理模块也是实时集成的。
最后,收货这个动作在会计部的总帐上会进行自动记帐,也就是自动生成一笔分录。而发票校验也会自动形成一笔分录。; f. C/ L& l$ C
从这个简单的情景我们可以看到SAP 系统的集成具有无可比拟的深度和广度。而只有这样的深度和广度才能够支撑一个大型企业公司总部灵敏的业务流程和全过程的有效管理。5 E5 ^- J8 @; k6 P

1.1.2 标准化的系统  q8 ~, W4 l( j- C
我们再来看下面这个情景。7 S7 o  h1 j; d, m0 t0 [  N/ Q
假设某集团公司未来要与美国的公司合资成为合资企业,如果美国会计制度(USGAAP)和中国会计制度要求的折旧方式不同,SAP 系统能否合理而高效地进行核算,同时是否可以很容易地进行系统的实施和部署。
SAP提供的是一个标准化的软件,它的原理是Note 要让软件在按ISO 和CMM标准组织管理的软件工厂中开发出来,而不是让各行各业的客户在自己的办公室里做开发要按这个思路来满足各个行业各种客户的需求,必须依靠两个原则:首先,这必须是一个可配置的系统,可以通过灵活的配置实现各种业务需求。其次,这个系统必须立足于最佳业务实践。把各种先进的思想和最佳的处理方法兼收并蓄到系统中来。
这个情景我们在财务中固定资产模块中管理。图2 是SAP 财务在运营层面的模块总览图,可以看到固定资产属于财务会计下的一个模块。  }& G" y; ^7 t7 \, o5 j
在介绍方案之前,我们首先介绍一下SAP 固定资产的组织结构。如图3所示,一个大型的公司总部公司,其各家子公司可以分别使用不同的科目表和折旧表。折旧表中又可以并行处理不同的折旧区域。不同的折旧区域对应不同的折旧方式。比如在很多国家财务和税务在对固定资产折旧计算的规定会有所不同。就可以分别设置财务折旧区域和税务折旧区域来并行核算。而系统中还可以规定每个折旧区域是否需要更新总帐。而具体的一项资产,因为它属于某一个公司,而公司已分配了各自的科目表和折旧表,这项资产也就按相应的多套折旧方法来核算和记帐了。
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  资产管理的另一个组织结构就是资产分类,比如我们可以按厂房和建筑物,机器设备,车辆等定义资产分类。根据不同折旧表的折旧区域,我们可以定义资产分类的各种默认折旧方法,包括使用年限,残值率,开始和结束期间确定,直线法或其他方法等等。每个资产既可以继承资产分类中的默认折旧方法,也可以维护自己的折旧方法。这就是固定资产在SAP中的组织结构和可配置的一些内容。
我们提出的情景在SAP 中就会有一个很简单的解决方案,这其实就是一种最佳业务实践。具体解决方案如图5:在整个公司总部中分配给一个单独的折旧表,因为它面临本公司具体的会计报表环境,所以可能与总公司折旧表不同。在这个表中有三个平行的折旧区域,一是符合中国会计准则的折旧方式(PRC GAAP),二是符合美国会计准则的折旧方式(US GAAP),三是两者之间的差异(US GAAP 调整)。其金额为US GAAP 折旧减解决方案分配给有限公司一个单独的折旧表,这个折旧表有三个平行的折旧区域:- X: u9 G, d5 F  V0 m
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在与总帐的集成方面,PRC GAAP 的折旧区域与 US GAAP 调整的折旧区域直接更新总帐。而US GAAP 的折旧区域不更新总帐。基于这样一种设置,并行的折旧的计提以及总帐的过帐在系统中得以顺畅地运行。

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是系统中平行折旧方法的帐务处理。在科目表设计时,主体部分是按中国会计制度设计的(图中上方框中的科目)。同时设置US GAAP 的调整科目(图中下方的科目)。业务流程从固定资产的原值入帐开始(来源于在建工程的转入或采购订单的收货或者是手工的固定资产入帐)。在所有后续的业务中,无论是计提折旧,本年利润结转,未分配利润结转,固定资产报废,SAP 系统都会根据三套折旧区域中的折旧方法来进行计算,并自动在两类科目中记帐。
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当出具报表时,图中左边方框中的科目属于中国的资产负债表,中间方框中的科目应用于中国的损益表,右边方框中的科目应用于中国的利润分配表。在出具符合美国会计准则的报表时,只要将两类科目相加即可。" ?' y1 ?0 }3 o* W# S
通过这个情景我们可以理解SAP 实现标准化的两种手段:一是可配置。如可以配置不同的折旧表和折旧区域(最多达99 种),资产类别,折旧方式,折旧年限,残值等。二是最佳业务实践,SAP积累了大量的行业中企业的经验,对于类似问题有标准的解法。总之SAP 通过高度可配置和最佳业务实践两种手段,不只是降低了企业的二次开发量,更重要的是将先进的管理思想传达给企业,也提高了管理平台的稳定性和可拓展性。


2.1.2 自动记帐和并行帐
在上文中我们从一个场景来看集成,也包括了自动记帐。在图7 中是全景式的自动记帐。我们可以看到物流中的各项业务,如销售开票,销售发货,采购收货,发票校验,盘点等等,只要是和财务管理相关的都会自动记帐。而SAP 的帐务处理采用的是平行帐的概念。
不同的帐套满足不同的功能。比如财务会计、管理会计、资金管理、合并报表帐、特殊目的分类帐等等。而不同的组织结构(如公司代码)可以共用一个帐套。从集成的角度来说,物流和人力资源的业务会自动更新与财务相关的不同的帐套。
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对于一个的公司总部,无论有多少分子公司,信息可以集中统一管理(如下图)。而通过严密的权限管理功能,又能保证信息的安全。- x# Q, v* m/ ]1 f, s' O: ^

2.1.3 财务的模块一览
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mySAP 财务的内容包括在mySAP ERP 中。如上图所示,mySAP ERP 包含三个层面:战略层面、运营层面和技术架构。
下图是运营层面的模块一览。
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如果把财务管理进一步展开,就可以看到下图所示的财务的模块一览。比如可以分为以下模块:财务会计、管理会计、资金管理、投资管理、项目管理、不动产管理等。在财务会/ L+ P6 Y# y% v' U, t
计中包含了总帐、应收帐款、应付帐款、固定资产 、银行会计 、特殊目的分类帐 、基金管理和差旅管理 。当然在mySAP ERP 的战略层面,也是财务管理整体的一部分,包括平衡计分卡,价值动因树,管理驾驶舱等等。我们将在下文做专题介绍。

览之SAP 系统两个主要的特点

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