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采购模块设置

原创 IT生活 作者:moonsoft 时间:2019-05-26 18:18:06 0 删除 编辑

1. 设置键弹性域

2. 设置日历,货币和帐簿

3. 设置组织

4. 设置计量单位

5. 设置物品

6. 设置人员

7. 如何使用帐户生成器

8. 定义预置文件

9. 打开库存和采购会计期

10. 定义子库存

11. 设置交叉参考类型,税名和位置关系

12. 设置审批信息

13. 设置查看代码

14. 定义标准附件

15. 定义采购选项

16. 定义采购员

17. 定义物品

18. 定义文档控制

19. 设置财务选项

20. 设置接收选项

21. 定义供应商

22. 启动"Send Notifications for Purchasing Documents" Process

23. 设置文档建立选项(必需 with defaults)

24. 设置审批等待时间(可选)

25. 启动工作流后台进程(可选)

26. 修改定单改变工作流选项(可选)

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设置内容解释

步骤 1:设置键弹性域(必需)

菜单:设置弹性域

1. 设置会计科目键弹性域。如果用户安装了总帐模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

2. 设置下列人事模块的键弹性域。如果用户安装了人事模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

2.1. 级别弹性域(可选)

2.2. 工作弹性域(必须)

2.3. 职位弹性域(必须)

2.4. 人员组弹性域(可选)

3. 设置库存模块弹性域。如果用户安装了人事模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

3.1. 物品目录册弹性域

3.2. 物品分类弹性域

3.3. 系统物品弹性域

步骤 2:设置日历,货币和帐簿(必需)

如果用户安装了总帐模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

步骤 3:设置组织(必需)

如果用户安装了库存模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

步骤 4:设置计量单位(必需)

如果用户安装了库存模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

步骤 5:设置物品

如果用户安装了库存模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

步骤 6:设置人员

如果用户安装了人事模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

该步骤包含下列任务:

1. 定义雇员(必需)

菜单:设置人事员工

在系统中需要为每个使用采购模块功能的人员设置相应的信息,例如:人员的姓名等。

在定义雇员时:1>为每个员工建立一个编号,一般企业中,可使用员工的工号。

2>为每个员工建立指定其工作和职位。

操作步骤:1>输入姓名,性别和雇员编号等信息后存盘。

2>按下方的‘其他’按钮,进行工作和职位分配窗口。

3>为雇员选定一个工作和职位后存盘即可。

2. 定义工作(必需)

菜单:设置人事职务

3. 定义职位(可选)

菜单:设置人事职位

在系统中建立采购模块可能涉及到的职位。这些职位用来建立职位层次。职位层次是用来表示采购单据的一个提交审批的层次结构。每个职位必须与一个工作相连接。用来表明该职位的工作性质。

职位是一个弹性域字段。

操作步骤:

1> 选择一个职位值或输入一个职位代码。

2> 选择一个工作后存盘。

4. 定义职位层次(可选)

菜单:设置人事职位层次结构

职位层次用来表示单据审批提交的流程。用户提交单据,该单据可根据该职位层次进行流转。例如:业务部门业务人员提交请购单到业务部门经理,业务部门经理若没有权限,则提交到采购部经理处审批。在系统中则可建立如下职位层次:

采购部经理à 业务部经理à 业务人员。

在这里,‘采购部经理’,‘业务部经理’,‘业务人员’都是职位。职位层次就是由职位构成的。

操作步骤:1>输入职位层次名称后存盘。在系统中可以建立多种审批层次供不同的需求使用。不同的部门的审批层次可以不同。

2>输入该职位层次的有效起始日期和版本号后存盘。系统会有缺省值出现,用户可接受该缺省值。

3>将光标走到职位的字段,按‘Ctrl+L’,查到所有的职位,然后找到职位层次中最高的一层,例如:总经理等。然后从上往下进行设置职位层次。

步骤 7:如何使用帐户生成器(必需)

采购中的帐户生成器根据分布的目标类型,为每个采购定单,采购定单下达和请购单自动建立了计费,预算,应计和差异科目。用户需要查看系统缺省的帐户生成流程,是否该流程符合用户的需求。用户可以对该流程进行重新设置。

在采购定单,采购定单下达,请购单上的这些科目用来给系统自动建立采购的相关凭证使用。

注意:该步骤需要为每个经营单位进行设置。

步骤 8:定义预置文件(必需)

注意:该步骤必须为每个经营单位进行设置。

步骤 9:打开库存和采购的会计期。(必需)

该步骤包括下列任务:

注意:该步骤需要为每个经营单位进行设置。

1.打开库存会计期(参考库存设置培训文档)

2.打开采购会计期

菜单:设置财务会计控制采购期间

在采购模块的应用过程中,会自动产生一些财务凭证,因此需要打开采购会计期。采购会计期的期段设置是由总帐的会计期决定的。

操作步骤:

1> 在状态列表中选择‘打开’,然后存盘。

步骤 10 定义子库存(可选)

如果用户安装了库存模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

步骤 11 设置税名(可选)

如果用户安装了应付模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

步骤 12:设置审批信息

该步骤包含了下列任务:

注意:该步骤需要为每个经营单位进行设置。

1. 定义批准组(必需)

菜单:设置审批审批组

用来建立不同的审批权限。

操作步骤:

1> 输入该权限的名称。例如:最大权限或总经理权限。

2> 为该权限选择一种权限类型。系统提供了如下的类型:

科目范围:会计科目

总金额:单据总金额。

物品分类范围:指哪些物品分类。针对该类型设置,可建立不同物品分类的审批权限

物品范围:指哪些物品。针对该类型设置,可建立不同物品的审批权限。

位置:指请购单上的入库位置或采购定单上的收货位置。

3> 选择‘包含’还是‘排除’。

4> 输入金额。

5> 根据前面选择的类型,输入具体的值。

2. 分配批准组(必需)

菜单:设置审批审批分配

为每个职位分配批准组。每个具有该职位的人员应具有一定的批准单据的权限。一个人员不是所有单据类型都可以审批,也不是一种单据类型的所有单据可以审批。系统在这里罗列了采购模块的所有单据类型,例如:标准采购定单,一揽子协议,一揽子协议方法,计划采购定单,计划采购定单发放,采购请购单,内部请购单等等。所以,用户可以通过该设置来控制每个职位的可审批内容。

操作步骤:

1> 选择一个职位

2> 选择具体的单据类型,然后为这个单据类型选择一个已定义好的批准组。这表示占有该职位的雇员可以批准该单据类型,并且批准的权限为设定好的批准组。

3> 继续选择其他的单据类型。最后存盘。

3. 设置文档类型(必需,有缺省)

菜单:设置采购单据类型

该设置用来控制具体单据类型的安全规则。设置具体单据类型的存取层次,安全层次,缺省审批层次,是否自己可审批,是否审批人可修改等等。一般,用户仅需要为采购请购单,标准采购定单等使用到的单据类型进行设置。

操作步骤:

1> 根据菜单进入窗口,选择一种单据类型。

2> 选择具体的存取层次,安全层次,缺省审批层次等选项。

3> 存盘。

步骤 13:设置查看代码

该步骤包含下列任务:

1. 定义采购查看代码 (必需)

菜单:设置采购查找代码

在系统中有一些代码的定义,这些代码没有控制作用,仅仅是用来显示。即用该代码来作为备注。例如:报价批准原因的代码定义,用户可以定义如下代码,‘质量稳定’,‘价格最低’,‘售后服务好’等。

操作步骤:

1> 选择一个查看代码类型,如‘报价批准原因’。

2> 输入一个代码。若存在多个代码,则重复1>2>来建立多个记录。

2. 定义检验代码

菜单:设置采购质量检验代码

检验代码用来标注一批采购件的质量情况。在进行采购接收检验时,最终需要进行合格和不合格的结论,同时还需要给出检验代码来注明该批次材料的质量品质。一般来说,检验代码可设置为企业对材料品质的分级。例如:一等品,二等品或优质,普通或合格可用,不合格可用等等方式。

操作步骤:

1> 输入一个检验代码。

2> 输入一个说明后存盘。

3. 定义危险类(可选)

菜单:设置采购危险等级

危险类用来对危险品进行分类,以便于企业进行危险物品的分类管理。例如:易燃类,易爆类,辐射类等。该危险类代码定义完成后,需要将其分配给具体的危险物品。该步骤在物品定义时进行。当用户进行危险类物品的采购时,在请购单或采购定单上会自动出现相应的危险类别,以提醒用户对该物品需要小心的运输和接收。

操作步骤:

1> 输入分类代码和说明后存盘。

4. 定义UN编码

菜单:设置采购UN编码

UN编码用来对危险物品进行编码。该编码是国际通用的危险品的编码。使用该编码使用户或供应商知道该物品的危险性质极其对应的包装,运输,存放的要求以避免危险发生。在一般企业中,若没有这样的要求,该字段可设置成企业对危险品的一个习惯称呼。该编码是针对具体的物品而言。该编码需要设置在物品的属性中,在建立采购定单时会自动的出现在相应的字段中。它所起的作用与危险类类似。

操作步骤:

1> 输入UN编码和说明后存盘。

步骤 14:定义标准附件(可选)

步骤 15:定义采购选项(必需)

注意: 该步骤必须为每个经营单位进行设置。

菜单:设置组织采购选项

采购选项的窗口用来定义一些采购模块上需要的缺省控制。主要的内容有以下这些:

应计选项:定义应计选项。例如:在会计期段结束时应计费用采购还是在每次接收时进行应计。

控制选项:定义一些控制选项。例如:定单关闭点,发票关闭点。具体内容请参考相关文档。

缺省选项:定义一些缺省值。例如:发票匹配方法等。具体内容请参考相关文档。

内部请购选项:

编号选项:为采购定单,请购单,报价单,询价单定义其编号的方法。编号可以是字符或数值。编号可以是自动或手工录入。

税缺省选项:定义建立采购定单时的缺省税码。

操作步骤:

1> 根据菜单进行窗口,设置相应的控制选项和缺省值后存盘。

步骤 16:定义采购员(必需)

注意: 该步骤必须为每个经营单位进行设置。

菜单:设置人事采购员

前提:定义物品分类,定义组织位置,定义雇员。

为了能够管理采购员的业务情况,为了进行采购员的分类采购,需要为在系统中定义采购员。在该设置中,可以为每个采购员雇员分配一个物品分类和组织位置来表明在缺省的情况下,采购员负责采购哪一类采购件,负责哪个地点的采购。采购员的定义是必须的步骤,建立采购定单时必须要有采购员。

操作步骤:

1> 根据菜单进入窗口,选择相应的雇员。

2> 选择相应的物品分类和位置后存盘。该步设置不是必须的。即可以不为采购员分类分类和位置。

步骤 17 定义物品(可选)

如果用户安装了库存模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

步骤 18:设置行类型(必需)

该步骤包含下列任务:

1. 定义行类型

菜单:设置采购行类型

行类型用来表示,在建立请购单行或采购定单行时,由该行类型来决定单据行的采购件类型,货物或外协或费用。

操作步骤:

1> 根据菜单进入窗口,设置相应的控制选项和缺省值后存盘。

步骤 19:设置财务选项(必需)

注意: 该步骤必须为每个经营单位进行设置。

菜单:设置组织财务选项

该步骤主要由应付模块设置,在采购模块中只需要设置

业务组:采购业务与哪个人事业务组相关。若不使用人事模块,则使用缺省值。

使用审批分层结构:是否使用职位层次结构。

员工编号方法:使用自动或手工的员工编号方法。

操作步骤:

1> 根据菜单进行窗口,设置相应的控制选项和缺省值后存盘。

步骤 20 设置接收选项(必需)

注意: 该步骤必须为每个库存组织进行设置。

菜单:设置组织接收选项

接收选项用来设置一些进行采购接收时的一些控制和缺省内容。如下为具体内容:

接收日期控制:用户可以设置接收日期的早或晚的天数及过早或过晚到货后,系统如何反映,发出警告,拒绝接收或没有反应。

接收数量控制:接收的数量与订购数量有出入,是否可以接收。用户可以设置数量在怎样的范围内可以接受,一旦超过范围,系统应如何反应,发出警告,拒绝接收或没有反应。

接收路径控制:用户可定义如何进行采购接收。系统提供了三种方式。分别为

‘标准接收’:接收,然后入库。

‘需要检验’:接收,检验合格后入库。

‘直接接收’:直接入库。

接收控制:系统提供了一些选项来开关一些系统功能,例如:

是否允许替代接收:即用替代件来代替订购的物品进行接收。

是否允许盲目接收:即在收货时,用户不知道订购的数量。

是否允许无定单接收:若没有采购定单,是否可以收下。

接收号控制:每一次接收有一个编号,该编号如何生成,自动或手动;编号为字符或数字类型。

操作步骤:

1> 根据菜单进行窗口,设置相应的控制选项和缺省值后存盘。

步骤 21:定义供应商(必需)

如果用户安装了应付模块并进行了设置,则用户可以不进行这步设置。

供应商的定义可有由应付模块进行设置,也可以由采购模块进行设置。

以下步骤一般不进行修改。

步骤 22:启动"Send Notifications for Purchasing Documents" Process (必需)

步骤 23 设置文档建立选项(必需,有缺省)

步骤 24:设置审批等待时间(可选)

步骤 25:启动工作流后台进程(可选)

步骤 26:修改定单改变工作流选项(可选)

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