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09专升本WORD表格补充内容(函数与排序)

原创 Linux操作系统 作者:wenhui19882 时间:2009-07-27 13:49:53 0 删除 编辑

一、说明

        WORD 2003表格部分内容繁多,全国一级及专升本考试要求非常细致。为此,本文中将补充WORD 2003表格中函数与排序。请认真学习,并在以后的EXCEL时联系对比体会。

        上一篇讲述了WORD表格排序过程中的注意事项及几个典型例题,在本篇中将讨论表格中的函数计算问题。首先,还是再来回忆一下数据清单的概念(这个概念太重要了)。

二、数据清单概念回忆

        关于数据清单的概念是学习好WORD 2003表格及EXCEL的基础。为此,在
中国石油大学出版社出版的《计算机文化基础》(第7版)第133页对其结构特征作了详细说明。尽管WORD部分没有明确提出这一特征,但是也默认遵循这一特征,需要认真体会。大致如下:


系别 学号 姓名 课程名称           成绩
信息 991021 李新 多媒体技术 74
计算机 992032 王文辉 人工智能 87
自动控制 993023 张磊 计算机图形学 65
经济 995034 郝心怡 多媒体技术 86
信息 991076 王力 计算机图形学 91
数学 994056 孙英 多媒体技术 77
计算机 992089 金翔 多媒体技术 73
计算机 992005 扬海东 人工智能 90
自动控制 993082 黄立 计算机图形学 85




(1)
数据清单的第一行必须为文本类型,称为字段行。即系别、学号等都称为“字段”。

(2)从第二行开始,每一行作为一个整体不可分割,每一行称为一个“记录”。

(3)每一列数据类型必须是相同的。

(4)中间不允许出现空行或空列。

(5)上述表格的前面或后面没有“特殊的行”。例如,下面表格中的总计行就不是一个记录。

系别 学号 姓名 课程名称 成绩
信息 991021 李新 多媒体技术 74
计算机 992032 王文辉 人工智能 87
自动控制 993023 张磊 计算机图形学 65
经济 995034 郝心怡 多媒体技术 86
信息 991076 王力 计算机图形学 91
数学 994056 孙英 多媒体技术 77
计算机 992089 金翔 多媒体技术 73
计算机 992005 扬海东 人工智能 90
自动控制 993082 黄立 计算机图形学 85
总计       728


或者下面表格中的第一行(学生成绩表):

学生成绩表
系别 学号 姓名 课程名称 成绩
信息 991021 李新 多媒体技术 74
计算机 992032 王文辉 人工智能 87
自动控制 993023 张磊 计算机图形学 65
经济 995034 郝心怡 多媒体技术 86
信息 991076 王力 计算机图形学 91
数学 994056 孙英 多媒体技术 77
计算机 992089 金翔 多媒体技术 73
计算机 992005 扬海东 人工智能 90
自动控制 993082 黄立 计算机图形学 85



三、WORD表格中的函数与计算

        WORD表格中的数字运算能力是非常弱的,但是其内置的表格提供了极强的不规则表格编辑功能,例如表格中可以嵌套表格等。

        因此,在实际使用中,当涉及到极少或非常简单的表格
数字运算时,或要求创建相当不规则表格时,一般使用WORD内置的表格来实现。

        但是,当要求极强的运算功能或仅仅是简单的表格时,使用EXCEL实现则更为简单方便。

        为了应对简单的运算要求,WORD2003表格中也引入了18个粘贴函数,它们是:


  1. ABS:绝对值函数。
  2. AND
  3. AVERAGE:平均值函数。
  4. COUND:计数函数。
  5. DEFINED
  6. FALSE
  7. IF
  8. INT:取整函数。
  9. MAX:求最大值函数。
  10. MIN:求最小值函数。
  11. MOD:取余数函数。
  12. NOT
  13. OR
  14. PRODUCT:取乘积函数。
  15. ROUND:四舍五入函数。
  16. SIGN:符号函数。
  17. SUM:求和函数。
  18. TRUE
        对于上述函数,仅有红色的两个为基本要求。

        下面,我们通过一个例子来看一下WORD表格中的计算能力。

要求:对下面表格计算总分及平均分两栏数据。(注:表格试题的语言描述是不太确定的,因此,根据题意并结合实际表格中数据间的关系作很好的审题才是上策)

姓名

课程名称

数学

语文

总分

平均分

王文辉

人工智能

87

99

 

 

王力

计算机图形学

91

88

 

 

郝心怡

多媒体技术

86

87

 

 

李新

多媒体技术

74

99

 

 

孙英

多媒体技术

77

88

 

 

金翔

多媒体技术

73

73

 

 

张磊

计算机图形学

65

65

 

 



        分析:上面的表格是一个标准的数据清单。求和使用函数SUM,平均值则使用AVERAGE。

        下面先求和。步骤如下:

(1)把插入点定位到第一个记录的总分字段对应单元格内。
(2)单击菜单“表格”-“公式”
然后作如下图所示设置。


提示:上图中的=SUM(LEFT)这些字符都必须是半角字符,但不区分大小写。另外,LEFT、RIGHT、ABOVE与BELOW这四个单词是WORD内置的特殊自变量。例如,LEFT表格从当前单元格往左的连续的数字值单元格区域(其他的不包括在内)。

(3)单击“确定”确定第一个记录的总分值计算。

(4)选择刚才计算出的单元格数值,然后按下组合键Ctrl+C复制到剪贴板。

(5)选择如下图所示的单元格区域,然后按下
组合键Ctrl+V进行公式的粘贴。


(6)注意,此时复制过来的仅仅是第一个记录计算使用的公式,并没有根据当前行(记录)数据之间的关系进行重新计算。因此,需要我们根据当前行(记录)数据之间的关系进行重新计算。

(7)恰好,此时下面的单元格区域还处于选择状态(否则需要再选择),按下F9功能键,进行域的重新刷新计算。至此计算结束。


接下来,再计算平均值一栏。直接使用WORD的公式能够计算吗?不能。

从这一点足以反映出WORD表格计算能力。

但是,办法还是有的,非常勉强。现提供如下两种实现方法的思路供同学参考。

(1)你可以先把总分栏想办法暂时删除掉(想法以后再恢复)。然后,使用AVERAGE函数计算出平均分一栏,再把
总分栏恢复回来。

(2)把上述表格区域复制到EXCEL中,使用EXCEL的计算方法计算出结果,再复制到WORD中。

最后的补充:WORD表格中也引入了单元格地址的概念,例如A1,B2等,尽管没有明确在课本上指出。但是,即使如此,它们也都仅仅是相当于EXCEL中的绝对引用地址,而没有如EXCEL中的那么丰富的各种地址概念,因此WORD表格中的计算功能是相当弱的。
 



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