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信息部门在企业信息化中的角色定位

原创 Linux操作系统 作者:wdydouya 时间:2009-04-30 23:30:50 0 删除 编辑

        企业信息化过程中,信息部门起着规划、推动信息化的核心作用。信息部门与专业软件提供商合作对企业进行软件实施,引导业务部门进行信息化建设,建立软件使用者与软件提供商沟通的桥梁,使信息化过程平稳推进,最终达到信息化建设的总体目标。从某种角度说,信息部门的工作决定了企业信息化能否成功。根据笔者的项目经验,总结企业信息部门工作的最佳实践,讨论信息部门在企业信息化过程中的角色定位。

        企业信息部门一项最基础的工作是承担企业网络环境建设与维护、软件终端用户的计算机维护维修等,比如企业硬件网络建设、网络安全及病毒防火墙体系、电脑维修、装机服务等。企业信息化初期,大多数员工对计算机和互联网都非常陌生,需要一支专业的队伍排除计算机使用者的电脑故障、使用问题。即使企业信息化程度非常高,员工的电脑技术和技巧都达到了相当的水准,仍然需要一支专业队伍对电脑的日常维护维修进行处理,使电脑使用者从电脑配置、维修中解放出来,可以大大提高电脑维修的效率,降低因电脑故障导致的工作时间浪费。

        解决了电脑和网络的使用问题,第二个需关注的问题是信息化引入的各种软件管理和使用过程答疑。企业应用软件建立后会存在数据库服务器、应用服务器,信息部门必须对这类应用进行集中管理,配置专人担任DBA,负责数据库的备份与恢复、应用服务的升级安装等,保证企业应用系统正常运行。其次,配合企业的软件用户使用好软件。如建立初始用户、进行权限分配管理、软件操作使用本身的答疑等。既保证应用软件正常运行,还需要辅助其他部门用好软件。

        企业信息部门在承担保证网络、电脑及应用软件正常运行、使用的职责外,还有一项重要的使命非常值得关注,就是企业信息化过程中,信息部门应如何组织工作推动信息化。

        大多数企业都是购买专业软件提供商的产品在本企业进行应用,这就需要软件厂商或合作伙伴的实施顾问进行软件项目实施。项目实施是将软件功能与企业实际业务进行匹配的过程,这个过程对企业业务进行调研和抽象,按照软件系统的架构规划企业业务在软件中的应用方案,并使应用方案在业务部门得到推广应用,达到通过软件应用提升企业工作效率、消除信息孤岛、规范业务流程等作用。如果软件已有功能与企业要求有较大差距,还会存在软件二次开发的工作。大型企业的软件实施非常复杂,信息部门本身不是软件的使用者,但应该承担推动实施的角色。

        信息部门通常由公司高层领导挂帅或任命得力的CIO,使信息部门有权督促和协调各业务部门积极配合软件实施。针对每条业务线,选取该业务线的总经理或副总经理作为业务部门的责任人,直接对信息化实施和软件应用负责。由业务线负责人牵头,成立各业务线专业小组。专业小组成员通常由不同岗位和机构的几位业务骨干承担,能够代表各自的角色和部门与软件厂商的顾问进行有效的交流,而业务骨干也是软件上线后的最终关键用户。也就是说,信息部门需要想方设法抓住真正使用软件,和软件使用的受益对象参与信息化工作,才能确保软件在企业运行起来,起到软件为企业服务的目的。如果业务部门的人员组织和部署没有形成,软件实施顾问无法获得完整和正确的业务模型,最终的软件实施结果可能与实际工作大相径庭,结果不是使用软件带来效益,而是带来包袱。

        配合各业务线成立的专业小组,信息部门内部也要成立业务小组,专人对口跟踪和服务业务线的软件实施,监督并协调业务部门与软件实施人员的工作。信息部门的业务小组负责与软件公司项目组进行业务沟通,确认或参与制定软件实施计划、实施方案,确保按计划进行软件实施。业务小组一方面与软件实施顾问进行密切协作,另一方面需建立实施顾问与业务部门之间沟通的桥梁,比如组织相关人员如业务部专业小组安排业务讨论会议,帮助企业人员理解软件实施和软件产品。

        服务各专业线的同时,应对业务部门和软件实施项目组的工作进行监督,保证业务部门的信息化相关工作按时完成,监督业务部门的工作质量。软件实施过程中会有大量的需求调研和确认工作,专业小组人员应根据软件实施人员的要求组织相关人员认真负责的进行工作,并对一切工作记录纪要,确保沟通的有效性和正确性,可通过对正式文档签字的方式要求双方人员高度重视,以达到预期效果。软件上线前会有大量的基础数据、期初数据的准备工作,应按照软件实施顾问的要求,督促业务部门认真整理数据,同时对软件实施项目组的工作成果进行验收和确认。业务小组在业务部门和实施顾问中间进行组织和协调,会大大降低双方的工作压力,减小工作中的误解和分歧,提高实施工作效率,并使软件实施工作可控。

        信息部门在处理软件实施日常工作外,还应起到提升企业信息化认识的角色。软件的最终使用者往往是对计算机并不了解的业务部门,业务部门的最终用户对软件、信息化的认识程度很大程度上影响了信息化的深度。信息部门可以组织专题会议、编写专刊,利用正式或非正式的途径对业务部门人员、企业主管灌输信息化理念和正确的认识,避免企业对信息化过高过快的不切实际的要求,同时使各部门能够理解和配合信息部门推动信息化。

        总而言之,信息部门需要保证网络、电脑、应用软件的正常运行和使用,需要在软件实施过程中承担组织协调者,充当润滑剂和催化剂。通过一切有效的组织形式和工作手段,保证软件实施有计划有步骤有效率有成果的逐步推进。

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