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“ISO专员”资质以及岗位职责范围的说明

原创 Linux操作系统 作者:liyang_sk 时间:2009-04-11 10:34:41 0 删除 编辑
“ISO专员”资质以及岗位职责范围的说明ISO9000/14000/OHSMS/ISO22000/TS16949..

转载自http://www.manager.cn/ask/q/q43.htm
ISO专员

本参照性文件由ISORC-摩根标准研究顾问推出,本文件可能存在修订和更多补充,请随时关注 http://www.iso.org.cn

“ISO专员”是众多企业组织在人力资源安排中确定的一种职能或者岗位,ISO专员通常负责企业组织的各种标准化管理体系的建立、维护、监控、文件管理和更新、体系持续改进、各类审核以及相关会议的计划和记录以及报告工作。

按照企业管理和运营的需要,以及追求全面质量管理(TQM)的重视程度,被确定为专职或者兼职的工作人员,通常属于助理、副理岗位;在一些岗位上,也可能是经理级的工作人员在负责这项工作。

ISO专员这个职能和身份确定,在ISO系列标准的要求中,并没有明显地提出。明显地要求企业有的涉及到ISO标准体系相关的有“管理者代表”、“内审员”、“质量人员”(TS16949)、“食品安全小组组长”(相当于管理者代表,ISO22000),“食品安全小组成员”(相当于ISO专员,ISO22000)等。但是企业组织实际的运营当中,发现企业组织最需要的“ISO专员”这个职能岗位不可缺少。针对大量企业的职能设置划分以及人力资源的部署,摩根顾问在2005年推出了“ISO专员”岗位职能的资质培养计划,并且于2006年底确定:ISO专员是基于ISO9000标准体系而确定的,但是必须至少要学习掌握“ISO9000、ISO14000、OHSMS18000”三大标准管理体系能力的工作职能人员。而在一些具体的资质要求上,又有所不同,其中涉及到“物业、社区ISO专员,食品安全管理体系ISO专员”等。说明如下。

基于ISO9001-要求而为企业推行ISO9001管理体系并维持系列管理体系或者通过第三方认证而设立的ISO专员职能,在国际标准化管理体系的推动下,要求基于QMS的ISO专员在一个企业中能够识别出环境管理体系(EMS)、职业健康安全(卫生安全)管理体系(OHSMS)、企业社会责任(SA8000)等基本的管理体系所占的比重以及重要性。如果ISO专员不能懂得相应的管理体系,则无法将本质工作做好,无论其人在QMS领域有多大的能力或者业绩。同时,在基于ISO22000的食品安全标准管理体系中,对于HACCP、GMP、SSOP等不能掌握或者掌握了相关的知识但是对于QMS、EMS、OHSMS、SAS等不了解,也是会出先很多纰漏。同时在某些有特别区域标准认证要求的企业,ISO专员还需要了解QC08000\\ROHS\\REACH等系列区域市场准入而推出的标准,并且能建立相应的管理和审核方法,以响应企业组织的系列目标并达成QMS的深入推行。

一、ISO专员的岗位职能和工作职责范围

摩根顾问以QMS为基础,为ISO专员的职能和职责范围提出了相关的内容。

1.ISO专员的任命。

ISO专员通常由管理者代表(或以上级别)确立岗位需求,直接任命并由人力资源(行政人事)部门安排,确定人数和基本工作能力。在工作能力上,除了要求ISO专员有相关系列的ISO以及其它国际国家标准的知识外,还需要有卓越的文书写作能力以及公关沟通能力。职能岗位同管理者代表以及内审员一样,不受文凭限制。

I:文书写作能力主要要求在:

A:相关标准管理体系要求下企业组织的文件的起草、修订工作;B:内审报告、内审计划、第二方审核计划、管理评审计划、自我评价材料、管理评审输入等工作;C:总经理或者管理者代表、质量体系经理、人力资源部要求编制和策划提交的文件;D:相关质量改进的计划书以及报告;E相关纠正措施、预防措施的计划和报告等。其中B条可能由审核组长支持下的其他人完成;C条可能由相关部门经理或者管理者代表亲自完成;D条可能会由QCC完成;E条可能会由审核组长或者涉及到的部门主管完成。

II:卓越的公关沟通能力,主要在于内外涉及到国际国家标准;各类事故的处理后通告、广告发布的起草;对供应商以及其它相关方的品质管理以及安全、环境管理改善的推动;组织(计划、安排、参与)相关的会议,如内审组会议、管理评审会议、接待第二方审核、第三方审核等。

2.ISO专员的岗位。

企业组织在需要(必要)的情况下,可能或者应该设立专门的部门,如基于QMS体系的“标准体系管理控制办公室”、“质量管理办公室”,基于ISO22000(FSMS)的“食品安全控制中心”等;也可能在优化的组织框架中,设在人力资源部、品质管理部、行政管理部、生产管理部、采购管理部等。如果属于兼职人员,则一定提供ISO专员文员式的工作环境,如文控中心、综合管理办公室、档案管理办公室,或任职某些经理的助理(如品管部、人力资源部)等岗位。

3.ISO专员的负责人。

ISO专员的直接负责人,最顶级的是总经理以及管理者代表,直接上级可能是人力资源部、品质管理部(含环境、安全监控、食品安全等部门),可能属于交叉管理多职能的工作模式。

4.ISO专员与审核

ISO专员通常都参与审核组的审核,可以成为审核组长负责审核。在对供应商的审核(第二方审核)方面应该参与,并同有关部门(如采购部、设备部、生产部、物控部)共同制定第二方审核要求和内容。ISO专员可以不做为内外部审核员参与审核工作,但是要充分了解并能解释或者指导相关的工作(协助管理者代表)。ISO专员不一定在内审员以及审核组长选拔产生。

5.ISO专员在QMS及FSMS中涉及到职责的条款。

不涉及食品安全管理体系的ISO专员可以不考虑预先学习或掌握FSMS相关内容,但是推荐学习,以便更好地推行QMS.

摩根顾问以QMS或FSMS来引导ISO专员可能涉及到的部分直接相关的条款(职能或者参与,如参与设计和开发评审),在另外的体系中,由企业组织参考确定。并不意味着ISO专员只是或者必须涉及这些直接相关的职能(如内审时确定的审核内容)。QMS以GB/T19001-2000及ISO22000-2005条款说明。

文件控制:QMS:4.2.3  FSMS:4.2.2

记录控制:QMS:4.2.4 FSMS:4.2.3

质量管理体系策划:5.4.2   食品安全管理体系策划:5.3

职责、权限、沟通:QMS:5.5  FSMS:沟通:5.6

顾客沟通:QMS:7.2.3

外部沟通:FSMS:5.6.1

内部沟通:QMS:5.5.3  FSMS:5.6.2

预防措施:QMS:8.5.3

应急准备和响应:FSMS:5.7

管理评审:QMS:5.6  FSMS:5.8

评审输入、评审输出:QMS:5.6.2   5.6.3 FSMS:5.8.2  5.8.3

能力、意识和培训:QMS/FSMS:6.2.2

安全产品的策划和实现:FSMS: 7

前提方案(PRP):FSMS:7.2.1  7.2.2  7.2.3

FSMS实施危害分析的预备步骤:FSMS:7.3 总则:7.3.1 食品安全小组:7.3.2  产品特性:7.3.3  预期用途:7.3.4 流程图、过程步骤和控制措施:7.3.5

采购信息:QMS:7.4.2 (文件材料以及信息情报、顾客和市场反馈相关)

与产品(服务)有关要求的确定:QMS:7.2.1  (文件材料以及信息情报、顾客和市场反馈相关)

产品特性:FSMS:7.3.3

危害分析:FSMS:7.4 (7.4.1 /7.4.2 /7.4.3/7.4.4)

操作性前提方案的建立:FSMS:7.5

HACCP计划的建立:FSMS:7.6(7.6.1/7.6.2/7.6.3/7.6.4/7.6.5)

预备信息的更新、描述前提方案和HACCP计划文件的更新 FSMS:7.7

验证的策划:FSMS:7.8

可追溯性系统:FSMS:7.9

不符合控制:FSMS:7.10  纠正/纠正措施:FSMS:7.10.1/7.10.2

纠正措施:QMS:8.5.2

FSMS的确认、验证和改进:FSMS:8 (8.1/8.2/8.3)

测量分析和改进:QMS:8

监视和测量装置的控制:QMS:7.6(检测和维护工作可能由另外的专业人员负责,但是有些企业组织则派给了ISO专员)

FSMS的验证:FSMS:8.4

内部审核:QMS:8.2.2  FSMS:8.4.1

验证活动结果的分析:FSMS:8.4.3

过程的监视和测量:QMS:8.2.3(可能涉及部分工作,比如以一些方法监视体系运行的状况,保持充分性、适宜性、有效性)

持续改进:QMS:8.5.1 FSMS:8.5.1

设计和开发评审:QMS:7.3.4

FSMS的更新:8.5.2

二、ISO专员与“物业、社区、建筑、石油化工等行业的ISO专员”以及“ISO22000-FSMS的ISO专员”等相关说明

1.ISO专员的知识框架以构建和维持QMS并掌握了EMS/OHSMS为基础知识能力来定位为适宜所有行业的ISO专员基础能力。但是在很多行业组织中,这仍旧是不够。在ISO/TS16949中,还有相关条款在支持,需要更多的知识能力,如对五大工具的理解并能参与若干工具的使用,通常同质量控制人员也有着较为密切的合作关系。目前摩根标准顾问对ISO/TS16949领域,使用“品质管理专家”(QMP)来定位若干能力和职能。

基于QMS的ISO专员,应该同时关注ISO9004:2000-质量改进指南以及企业组织的自我评价系统“卓越绩效准则”(CPE),并能在自我评价系统中担当重要的角色。

2.由于物业、社区、建筑、矿业开采业、石油化工等行业,对环境管理体系(EMS)以及职业健康安全管理体系(OHSMS)的要求同样重要,有时甚至对职业健康安全更多重视,甚至要上升到第一位,因此,这类企业组织的ISO专员,必须全面掌握理解QMS/EMS/OHSMS三大管理体系的标准、体系建立、文件、推行、纠正和预防、改进等工作,不可以单单以掌握ISO9001而满足于ISO专员这个岗位职能。

3.在基于ISO22000:2005的食品安全管理体系中,食品安全小组在FSMS里显的非常重要,是整个企业组织正常运营的核心机构,而ISO专员又是首先要考虑成为食品安全小组的成员的(摩根标准顾问原定义为HACCP专员)。因此食品、保健品、医药等行业,应该充分考虑到这当中的关系。摩根标准顾问的建议如下:

I:食品安全小组组长,通常任职最高管理者代表(在ISO22000中没有使用“管理者代表”定义),由于中国传统管理以及文化上的影响,摩根标准顾问建议中国企业使用“食品安全最高控制中心主任”等称谓来确定这个职能岗位。食品安全小组组长的确定,应该较为侧重食品安全专业知识和管理体系都了解,其中前者显得突出重要。食品安全小组组长应当全面学习QMS/EMS/OHSMS/FSMS四个体系的知识。如果有专职的QMS管理者代表,建议以整合体系的方法来确定为副管理者代表。其它体系相同。

II:ISO专员在食品安全领域,要着重ISO22000标准管理体系确定的条款执行岗位工作。不建议ISO专员游离于食品安全小组之外,而应该成为食品安全小组的准成员。食品安全小组的成员不要求所有人都具有ISO专员具备的知识架构和标准体系的掌握程度,因为有可能是某些领域的专家工程师,这些专家工程师或者普通的文员,至少要求充分了解FSMS。对于负责编写和维护FSMS体系文件等重要工作的成员,则应该具有掌握了至少四个体系的知识体系的能力(QMS/EMS/OHSMS/FSMS)甚至更多。

更多知识和资质学习,请访问:http://www.iso.org.cn 或者到摩根校友论坛:http://www.iso.edu3.cn http://www.MorganCollege.com 去查看或者申请。

三、ISO专员的资质证书

1.ISO专员学习获得的证书,包含国家ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系三体系内审员资质证书以及ISO专员写实资质证书。

2.对于ISO22000食品安全管理体系的ISO专员,会对应为四个体系的内审员证书以及ISO专员写实资质证书。

写实资质证书,是指在证书上会写明本学员获得的哪些体系内审员资质证书。

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