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PO: Purchase Order采购订单关键知识点

原创 Linux操作系统 作者:lilove1989 时间:2012-03-12 22:21:26 0 删除 编辑

转自ERP100网,纵横四海:发表于 2011/10/28 22:00:50

基础业务学习
PO模块概述首先,PO解决了企业采购的基本管理问题:何时向何供应商以何价格采购何物料,采购信息与仓库、质检、财务高度共享。

何时何物:手工指定、MRP运算结果、内部请购、Dropship SO、外协WIP。
何供应商:手工指定、ASL和Sourcing Rules、BPA、Quotation。
什么价格:手工指定、Plan PO、BPA、Quotation。

财务信息:自动创建应计和PPV分录;财务部收到的发票可以方便的与PO进行匹配。

入库与退货:采购接收可自动触发仓库入库,采购退货可自动触发仓库出库。

质量检查:采购接收时可触发质量收集计划进行分项抽样检查。其次,供应商及其物料价格管理永远是采购部的重点工作,ASL和Sourcing Rules则是Oracle ERP提供的解决方案。

在流程集成中,请购单PR和接收Receiving分别起着承上启下的作用:
1、 ISO流程从内部PR开始。
2、 WIP外协通过PR接口创建PR,进而创建PO,而接收则直接回到WIP工序。
3、 Dropship亦通过PR接口创建PR,进而创建PO,而接收则直接触发SO发货。


PO类型 PO_Headers_All.TYPE_LOOKUP_CODE
标准采购订单SPO:欲采购的物料、价格、数量、时间、供应商均确定的一次性物品或服务采购。比如轮胎制造商采购紧俏天然胶。
一揽子采购协议BPA:欲采购的物料、供应商均确定、价格可能确定的采购协议,协议本身是个有效“合作合同”,实际采购时须通过“发放”以确定采购的数量、时间。比如汽车制造商向轮胎供应商的采购。协议可以是Global的——跨OU。
合同采购协议CPA:仅采购总金额、供应商确定的采购协议,协议本身是个“合作意向”,不能直接进行采购接收,实际采购时需下引用该合同的标准采购订单。比如超市向各供应商的采购。合同可以是Global的——跨OU。
计划采购合同PPO:欲采购的物料、价格、数量、时间、供应商均确定,但不急于下标准采购订单,而是先做好长期“计划”,实际采购时须通过“发放”完成。


审批基础
1、 如何确定审批身份
登录User->员工Employee 系统管理员User中指定关联的Employee,多对1员工Employee->职位Position HR Employee中指定员工的职位,多对1
2、 如何确定审批权限职位Position+PO类型->审批组
PO审批组分配中设置每个职位的各类PO权限审批组Approval Group->权限 审批组对应1组权限范围:金额、账户、物料
3、 如何确定下一审批者(一),假定财务选项设置采用审批层次
PO类型->审批层次 PO文档类型中指定使用的Approval Hierarchy职位+审批层次->Next Position 根据当前职位和审批层次,可获得下一审批职位Next Position->员工Employee 根据下一审批职位,可获得下一审批者
4、 如何确定下一审批者(二),假定财务选项设置采用上下级关系员工Employee->上级Supervisor 根据当前员工,可获得下一审批者
5、 如何确定通知发送方式是Mail还是在线根据通知的接收User的首选项Preference决定,如果用户层没有设置,则由Global Preferences决定。如果是Mail方式,需要配置好Workflow Notification Mailer。请参考《深入浅出Oracle EBS之Workflow》一书的“Workflow Notification Mailer Configuration”章节。


审批核心过程
1、 【手工】User登录ERP,打开PO或输入新PO,提交审批,
2、 【自动】检查PO信息的完整性,如果通过PO状态为In Process,否则返回1
3、 【自动】根据PO类型和当前Position,确定下一审批者;如果找不到,则发送“No Approver Found”通知给提交者,审批结束,PO状态为Incomplete这里一要注意,不是根据PO的采购员,而是根据提交审批的用户确定审批职位;二要注意如果PO类型上设置允许自审批,那么提交者自己将作为第一审批人,否则不管其对应的权限有多大,都要提交给下一审批职位审批。
4、 【自动】根据PO类型和Position确定审批组,根据审批组和PO信息判断是否权限足够
5、 【自动】如果权限不够,进入步骤2,否则发送Workflow通知给该职位对应的员工对应的User因为1个职位可对应多个员工,1个员工可对应多个User,系统将通知发给ASCII值最小的User。所以除了采购员外,最好做到职位、员工、用户是一一对应关系。
6、 【手工】有权限的审批者登录ERP,进入Workflow Worklist找到相应PO进行审批:如果转交他人,则进入步骤2;如果拒绝或审批,则审批流程结束
7、 【自动】发送“被拒绝”或者“审批通过”Workflow通知给提交者,PO状态为Incomplete或Approved


PO状态控制典型的PO,其周期通常是Incomplete制定->In Process审批中->Approved已审批->Closed关闭->Finally Closed最终关闭。可以通过Summary窗口的Tools/Control控制状态。
PO所有状态如下:
SELECT lov.lookup_code, lov.meaning
FROM fnd_lookup_values_vl lov
WHERE lov.lookup_type = 'DOCUMENT STATE'

状态代码 说明

INCOMPLETE
1、 正在输入,尚未提交审批,可以随意修改
2、 可以删除,PO删除后对应的请购单回归未满足状态
IN PROCESS 工作流正在处理中,一般只能在Summary中看
PRE-APPROVED 审批前的工作流内部状态
APPROVED 审批通过,可以进行接收、退货、开票
REJECTED 审批不通过,被拒绝回来,需要修改后再提交
REQUIRES REAPPROVAL 需要重新审批
CLOSED
CLOSED FOR INVOICE
CLOSED FOR RECEIVING
1、 当发票数量符合PO选项定义的规则时,系统自动CLOSED FOR RECEIVING收货行
2、 当发票数量符合PO选项定义的规则时,系统自动CLOSED FOR INVOICE收货行
3、 所有收货行关闭,PO行自动Closed;所有PO行Closed,头自动Closed
4、 Closed的PO和行,可以重新打开
FINALLY CLOSED
1、 可在头、行、收货行执行最终关闭
2、 最终关闭后,不能做任何操作,也不能重新打开
3、 对于头被最终关闭的PO,有标准请求可以将其Purge
4、 根据AP选项设置,AP匹配可自动最终关闭PO?
CANCELLED
1、 可在头、行、收货行行取消,不过只能取消未接收的数量
2、 取消后不能做修改和新接收,但可以开已接收部分的发票
3、 对于头被取消的PO,有标准请求可以将其Purge
4、 PO取消后对应的请购单数量回归未满足状态
OPEN 未关闭、未取消、未最终关闭、未冻结、未暂挂的PO
AWAITING PRINTING 等待打印
PRINTED 已经打印
FROZEN 冻结,不可以修改PO,但可以接收、开票
UNFROZEN
ON HOLD 暂挂,不可以修改PO,不可以打印,也不可以接收、开票
NOT ON HOLD
RESERVED 资金已保留
NOT RESERVED
RETURNED 详细的状态控制及其允许的操作,参考PO User Guide的“Document Control Overview”章节。


PO安全性定义:权限 操作说明查看 仅可通过Summary查询修改 可通过Summary查询,并且能打开PO关闭/冻结 可通过Summary查询并打开Control

 

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