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摆脱保姆桎梏 建设和谐IT部门(zt)

原创 Linux操作系统 作者:hpj168 时间:2019-07-17 22:45:02 0 删除 编辑
目前,我国中小企业已经超过4000万家,占全国企业总数的99.6%,成为推动国民经济和社会发展的重要力量。国家发改委的调查显示,60.8%的中小企业设有专门的IT部门,说明信息化建设的重要性在中小企业中已经提高到了一定高度,但还有39.2%的企业没有设置专门的部门。其中,31%的企业由首席执行官或副总经理主管信息化工作,39%的中小企业设置了主管信息化的部门经理,负责管理企业信息化建设和运行工作。由此可见,中小企业已经认识到信息化对企业发展的重要价值。IT部门在中小企业是一个崭新的部门,IT部门如何处理与业务部门的关系?IT部门在中小企业如何定位?在缺钱缺人的环境下,如何建设IT部门?
徘徊在企业边缘

IT部门要给自己定好位,首先要处理好与业务部门的关系。对大多数中小企业来说,IT部门还是一个新生部门,许多中小企业设置这个部门不过才几年时间。其中,许多中小企业的IT部门仍然徘徊在企业的边缘。这些企业的IT部门只有三、五个人,事无巨细,只要与电脑沾边的事情都管。IT部门就像是企业的保姆,整天忙得团团转,电话不响万事大吉,电话一响麻烦就来;但对业务的推动作用却又非常弱,IT部门的地位也就微不足道。这些中小企业一般把IT部门设置为二级部门,并且通常设在不同的一级部门之下,诸如财务部门、办公室、营销中心等。IT部门在企业的地位无足轻重,是一个跟随性的维护组织,在企业发展变革的过程中扮演龙尾的角色,仅仅起到执行者的作用。从总体上来看,仅仅是企业改革的工具和手段而已。

从IT部门外的组织结构来看,中小企业的IT部门与公司的主要职能部门(如生产部、财务部、市场与销售部、研究与开发部等)之间的关系,构成了一个中小企业IT部门外的组织结构,这通常是一些中小企业至今仍在沿用的一种结构模式。中小企业的IT部门一般放在企业的财务部中,由财务部副总裁负责,CIO的地位也仅仅是一个信息部经理,如图1所示:

这种模式是在什么情况下产生的呢?原来,最早中小企业中IT部门一般都用于财务部所需数据的统计和分析,所以IT部门自然要归财务副总裁来管。按发展的眼光来看,这是一种较为落后的IT组织模式,不能有效地满足公司其他职能部门,特别是市场、研发等部门对IT日益迫切的需求。但这种模式也不是没有可取之处,对一些中小企业尤其是制造加工型中小企业还是有其存在的必要的。

中小企业由信息部经理管理下的IT部门内部组织结构一般如图2所示:

从图2可以看出,IT部门的主管是信息部经理,在其之下一般设置硬件与网络、系统与程序、系统与程序等职能部门。随着中小企业的发展,技术规划和用户联系等职能部门的设置也有可能逐步实现。

信息部经理职责如下:

·负责信息化工作的运行和管理;
·制定信息化工作发展计划和工作总结;
·负责IT部门内部人事工作安排;
·指导信息中心各个部门之间的工作;

硬件与网络部门职责如下:

·网络硬件设备、基础设施建设、系统平台的建立和日常维护工作,保障网络畅通和系统正常运行;
·机房的工作;
·日常生产系统的运转;
·所有提供基本操作功能(数据输入、控制等)的事务;
·其它非预定的系统工作。

系统与程序部门职责如下:

·相关的技术和市场调研,为相关项目实施和设备选型提供技术支持和保障;
·设计、增强和实现计算机信息系统;
·负责信息系统的设计、开发工作;
·将设计说明转化成计算机能读入和解释的指令;
·建立系统运行维护的管理制度和工作流程标准;
·为信息化建设提供硬件和网络平台的技术支持、技术咨询和技术服务。

随着中小企业的不断成长,中小企业的IT部门也将随之发展成熟,一些新的职能部门可能逐步形成,如技术规划部门和用户联系部门,其职责分别如下:

技术规划是整个IT结构的核心,对IT部门及至整个公司的长远发展都有着非常重要的作用,主要负责:

·负责协助信息部经理制定有关中心发展的规划和具体实施方案;
·了解整体业务发展战略;
·收集和归纳业务发展对IT的需求;
·起草年度(或中远期)IT建设与发展规划,上报企业主管和信息部经理;
·考虑新的IT投资规划对各种资源的需求(人财物),做出关于资源寻求(内部或外部资源)的建议;

用户联系部门职责如下:

·将用户的意见和要求进行分类总结并形成需求意见,提交给技术规划部,为今后改进服务、新项目立项做准备;
·帮助用户提出服务请求,并且帮助他们解决困难;
·对信息技术部门服务的结果进行用户跟踪,收集反馈意见;
·计划和安排用户技术和系统培训。摆脱保姆桎梏的秘诀

信息化是一项复杂的系统工程,要讲究一定的方法和原则,中小企业的信息化建设应该以人才为核心,建立企业主管制度、信息技术团队,并制定相应的规范。由于信息化工作的复杂性,企业一般需要建立企业信息主管制度,设立专门的部门和专门的人员来从事这项工作。随着信息化建设的深入,中小企业也应逐步设立信息主管职位,把它当作现代企业制度的一个重要内容,并保证其有充分的行政权力,能负责信息技术机构与其他部门的协调与配合,负责企业的网络信息中心等工作。

一支高素质的信息技术队伍也必不可少。在信息化建设中,中小企业要在与大企业的竞争中建立自己的竞争优势,就应提高以计算机为主的信息化培训工作的重视程度。以集中培训和自学相结合的方式,培训IT人才,并建立一系列考核标准和达标期限,从而为形成一支高素质的企业信息化队伍奠定基础。为使中小企业相对零散的信息化正规化,还应该制定和完善企业信息化工作规范,明确工作内容、工作职责、工作程序、工作要求以及制定相应的考核办法等。这是企业信息化建设必不可少的重要条件。

中小企业IT部门建设中最重要的要素是人才,为了建设现代化的IT部门,中小企业必须拥有一批既懂信息技术,又懂经济管理的复合型人才,而目前我国的中小企业中这类人才几乎是空白。面对外资企业、国家大型企业人才竞争优势,中小企业面临更严峻的吸引人才和留住人才的挑战。

合理的待遇吸引和留住人才

在中小企业中,合理、公平的待遇是吸引IT人才的重要砝码。待遇包括薪酬、奖励、福利等,而通常中小企业员工比较看重薪酬。究其原因,一方面薪酬关系到员工切身的经济利益所在,另一方面薪酬绝不仅仅是工资,它还代表员工个人的地位和荣誉,反映企业对其工作能力和工作业绩的评价,所以企业只有用合理的薪酬才能留住人才。随着员工职位的变化、能力的增长、技术的提高、表现的差异,企业还应该随时调整其薪酬或给予相应的奖励,才能激发员工的潜力,才能极大地调动员工的工作热情。例如,国际上流行的员工持股制度就是留住人才的有效方法,尤其对专门的IT技术人才而言,技术入股是对其技术水平的肯定和认可,体现他的技术对企业发展的作用,并获得分红等经济利益,这样就更能激发其工作积极性,有效的留住人才。另外,企业还应该重视员工的福利,用福利解决员工的后顾之忧,用体贴入微的福利包括住房、休假、保险等留住人才。

事业的成就感吸引和留住人才

待遇是留住人才的很重要的因素,但不是唯一因素,尤其对于资金较缺乏、员工待遇不可能很高的中小企业,有时事业成功与否往往是决定人才去留的关键因素。因此中小企业要想留住人才,就要满足人才的事业心和成就感。对于刚引进的IT人才,中小企业在引进后需要给他们安排既能发挥才能,又具有挑战性的工作,赋予重任和一定的自主权,并支持他们的工作,帮助他们取得成功。在引进IT人才的同时,也要注重培养企业的本土IT人才,不要有 "喜新厌旧"的思想,使这些员工产生自己已被冷落或将被淘汰的感觉。这些员工在以往的工作中积累了较丰富的经验,只是随着企业的发展和变化,可能他们的技术和知识已不能满足企业信息化的要求,如果企业管理者能及时地培养他们,使他们不断进步和提高,就能让他们再次成为企业所要求的人才,也使他们对企业产生信任感,对工作产生责任感,心甘情愿为企业工作。

和谐的企业氛围吸引和留住人才

人才对工作环境都会有一定的要求,企业只有营造良好的工作氛围才能吸引和留住IT人才。企业管理者应树立"以人为本"的人本主义管理思想,应该尊重员工、关爱员工、善待员工。中小企业规模不大,人员较少,有利于管理者与员工进行交流,进行面对面的沟通。如果管理者能够认真倾听员工的意见和建议,积极解决员工工作和生活中的困难,这样,管理者就能以其内在的亲和力和影响力使员工团结在他的周围,心情舒畅、不遗余力地为企业工作。否则,若管理者仅仅把员工当成 "物"来管理,对他们"颐指气使、过渡使用、漠不关心",员工就会产生压抑和抵触情绪,这时即使给予高薪,也很难留住人才。另外,中小企业应塑造良好的企业文化,致力于健康丰富的文化制度建设,使企业形成生机勃勃、充满活力、团结向上的气氛,员工能工作和生活在宽松、愉快的环境中,这也是留住人才的不可缺少的条件。

随着信息化的不断发展,IT组织结构的合理建设对急需发展的中小企业变得越来越重要,中小企业管理者只有充分重视和解决该问题,充分运用信息化建设来提高企业的竞争力,才能加快中小企业的发展和壮大。

AMT企业资源管理研究中心咨询顾问 徐志科 来源:IT168

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