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ERP系统验收的实际意义及其要点

原创 Linux操作系统 作者:hpj168 时间:2018-12-30 13:51:04 0 删除 编辑
我国制造业虽然近几年在信息化方面有了很大的提高,但同发达国家相比仍然有很大的差距。我国大中型企业在信息化方面落后于世界知名大型跨国公司,这在一定程度上成为制约国企发展成为大型跨国公司的重要原因之一。我国大型企业的信息化程度在整体上是不容乐观的,只有百分之九的企业基本上实现了信息化管理,仅有4.9%的企业基本上实现了信息共享,只有1%的企业基本实现了电子商务,18%的企业拥有自己的内部网,还有46%的企业正在通过相对落后的拨号方式接入互联网。中小企业的信息化程度与大型企业相比更低。
一个ERP系统是不是和预期的目标一致,能不能让企业认可,就要看系统验收是不是能交一份满意的“考卷”。本文介绍了ERP系统验收的实际意义及其要点。  

  一、制造业企业信息化系统的现状

  我国制造业虽然近几年在信息化方面有了很大的提高,但同发达国家相比仍然有很大的差距。我国大中型企业在信息化方面落后于世界知名大型跨国公司,这在一定程度上成为制约国企发展成为大型跨国公司的重要原因之一。我国大型企业的信息化程度在整体上是不容乐观的,只有百分之九的企业基本上实现了信息化管理,仅有4.9%的企业基本上实现了信息共享,只有1%的企业基本实现了电子商务,18%的企业拥有自己的内部网,还有46%的企业正在通过相对落后的拨号方式接入互联网。中小企业的信息化程度与大型企业相比更低。

  造成我国企业信息化滞后的原因在于中国企业信息技术的总体应用水平较低;对于信息化的投入力度较小,中国企业累计在信息化上的投入只占总投入的0.22%;企业缺乏综合型人才,缺乏统一的规范和标准以及支撑配套环境尚未形成,都是造成我国企业信息化建设落后的重要原因。在当前激烈的市场竞争环境性,制造业企业实现信息化已经是企业生存和发展的必然趋势。虽然规模大小、业务繁简不一,制造业企业实现信息化的方法和途径各有差异,但一般都要经过以下几个发展阶段:单职能别的交易处理阶段、职能间的交易整合与协调阶段(例如单据的自动生成和转换等)、全职能规划与协调阶段(MRP用于规划,数据可靠度上升)、全面管理与决策支持阶段(客户需求管理、MPS规划等)以及全面电子化阶段。

  目前,我国企业信息化的水平还很低,大部分处于信息化的第一、二阶段,这种现状已严重影响了企业管理水平的提高和企业的发展,在相当程度上影响了企业对市场的快速反应能力、生产经营效率、国际经济技术交流与合作能力以及创新能力,阻碍了企业综合竞争力的提高。

  二、系统验收是整个ERP实施阶段的尾声

  一个ERP系统是不是和预期的目标一致,能不能让企业认可,就要看系统验收是不是能交一份满意的“考卷”。

  2.1方法的多样性

  系统验收的内容和方法是ERP实施中最大、差异性最为明显的一个问题,因为对于不同的行业来说,ERP实施的重点不一样,这必然导致系统验收的标准与方法不一样。比如对奶制品行业来说,实施ERP最为注重的是整个业务流程的优化和高效,这样才能保证牛奶等原料的新鲜和库存最小化,从而提升企业的竞争力。而对于一些传统的企业来说,由于旧有的数据基本上规范化程度很低,所以该类企业实施ERP最注重的就是数据的标准化和规范化,数据标准化和规范化自然也就成为了验收的重点。

  既然系统验收如此多样,难道就只能依据“车到山前必有路”来进行?难道就没有通用性的准则?答案是否定的。

  2.2把握关键问题

  虽然系统验收表现出多样性,这给ERP软件提高商和企业带来了一定困难,但是在系统验收中,只要抓住了关键问题和验收的核心,要把好这一关还是不难的。

  让我们通过在国际国内都享有盛名的某集团实施ERP的亲身感受来观察一下系统验收的关键所在。

  该集团的ERP实施按照需求调研、方案设计与确认、实施计划设计与确认、系统实施与系统验收四个大阶段来进行,这里我们着重看系统验收阶段。因为集团选用的ERP软件是U8系列,主要由财务系统、销售管理系统、库存管理系统和存货核算系统等构成。这几个模块对应着集团内部的财务部、业务部、储运部和管理部,因此,验收小组决定,验收目标就按照部门来进行。事实上,这种方式可以用在大部分的企业中。

  根据最初的需求调研,软件公司(以下间称U公司)和集团共同确定了后期的实施验收标准:双方确认流程实施无异常;系统在试运行阶段无重大异常;单据能够正常生成凭证;结帐后能正常取得报表;部门之间的数据交互无异常,即做到信息化和编码规范化。这里要强调的一点就是需求调研的重要性,实际上U公司花了大量的时间和人力来做这项工作,这就为制定验收标准的具体细节奠定了扎实基础。

  在验收阶段,应该确定以下内容:验收人员、验收时间、验收内容和验收流程。集团的ERP验收中,验收人员就是实施项目小组、相关操作人员、各业务部门及IT部门主管;验收时间只有短短的三天,这是因为U公司把其ERP实施能力充分地发挥出来了,因此验收过程顺利,时间较短;验收内容包括系统运行情况、业务处理情况、各种单据及报表出具情况,其内容依据就是验收标准的细节条款;验收流程是根据前面各个阶段的工作制定出来的,属于关键部分。验收流程如下:首先是验收部门的次序,即业务部(负责销售)——储运部——财务部——管理部;然后由相应部门各个操作员根据流程处理的适应能力、稳定性、容错能力;接着通过出具各种帐簿、日报表检查系统信息的完整性、信息传递的稳定性,以及检查系统查询、打印机接口是否符合要求;同时通过出具月报表来检查系统处理大量数据的能力;通过其他异常情况处理(如停电),检查系统(包括硬件、操作系统及U8软件系统)在异常情况下的表现;最后召集验收人员开会,由操作人员和业务主管汇报系统运行情况,总结实施及运行过程中的经验和出现的问题,总结系统的优缺点、仍需解决的问题及系统运行应注意避免的问题。最后集团和U软件公司双方确认验收,实施达到了以下的预期的效果:脱离手工记帐;减轻了财务人员的劳动强度,将重点转到财务分析上来;实现了数据共享和信息的集成,全公司各部门可以根据管理需要和相应的权限及时、准确地获取财务、业务以及管理信息,有效地促进了业务的发展;利用集成的信息加强客户应收款的管理、提高资金周转效率;通过使用软件及整合的业务流程实现了企业信息的电子化和共享,减轻了工作量,从而提高了企业运作效率和管理水平,提供出准确、及时的报表,为企业决策者提供了决策依据。

  三、应注意的地方

  要提醒的是,在验收后,企业的相关管理人员和操作员应该及时更改所有ERP项目涉及的默认口令帐号,取消为了便于系统测试而建立的临时帐号。另外,在验收过程中,验收报告的制定非常重要。验收报告正是对ERP系统所做的最终测试报告,验收报告的完成也宣告系统开发的工作顺利完成。验收报告还为ERP的后继实施提供了基础资料。最后,“一把手工程”也同样应该体现到系统验收之中,比如一把手应该保证资金到位,提供必要的工作条件,一把手还应该亲自参加项目验收并奖励项目实施的有功人员。(摘自e-works)

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