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中小企业信息化 精打细算的规划与附加价值

原创 Linux操作系统 作者:hpj168 时间:2019-07-15 07:42:02 0 删除 编辑
面对无国界的全球化竞争,企业既要承受开源的发展之重,更要面临节流的管理之困。虽说要开源节流,但为了提高公司的营运与作业流程效能,完善的电脑化作业与网络通讯接口的联机需求,已经是必不可或缺了。尤其是现今的通讯接口技术日新月异,网络与宽带技术的进步以及费用的普及化,对于一般中小企业来说正是信息化的好时机。什么是信息化呢?简单的说也就是计算机化流程,因此我们就以图一所示:企业信息化流程图一一详细讨论一般中小企业该如何规划信息化,并进一步说明信息化过程还可以带来哪些您所不知的附加价值。
前言
  面对无国界的全球化竞争,企业既要承受开源的发展之重,更要面临节流的管理之困。虽说要开源节流,但为了提高公司的营运与作业流程效能,完善的电脑化作业与网络通讯接口的联机需求,已经是必不可或缺了。尤其是现今的通讯接口技术日新月异,网络与宽带技术的进步以及费用的普及化,对于一般中小企业来说正是信息化的好时机。什么是信息化呢?简单的说也就是计算机化流程,因此我们就以图一所示:企业信息化流程图一一详细讨论一般中小企业该如何规划信息化,并进一步说明信息化过程还可以带来哪些您所不知的附加价值。
  了解内部需求
  首先,企业内负责信息化的人员(以下简称主管人员)必须先了解公司内部各项作业流程,例如: 进销存、生产、物料、财会等以及部门与部门间各项作业流程,公司与员工之间信息的传递方式等等,再将详细的作业流程需求一一写下来,然后开始做信息化的需求评估;在评估的过程中可以依照需求的轻重缓急将信息化的过程分阶段来执行,一般来说第一阶段的信息化评估,通常着重在于改善公司内部现行的人工反复作业以及纸上作业流程,减少因人工操作疏忽所造成的损失,并且提高数据处理的时效以及正确性。另外,也可以将所有的相关资料通过各种储存媒体(例如硬盘机,光盘,磁带等等)完整而且安全的保存下来。
  评估软件
  再者,评估一套适合使用的软件,将是信息化成败的关键所在,当然软件是否适用有赖于买卖双方在事前对需求做充分的了解与沟通,以及事后顾问上线辅导的时程安排与人员的全力配合,让整个信息化的推动可以顺利而且快速完成。当然在上线初期会有人工与计算机作业双轨运行的情况,因而造成某些作业的重工,因此必须加以宣导如此的重工作业只是短暂性的,一旦电脑化作业顺畅以后将可节省更多的工作时间。
  也许有人会说何必购买软件,企业为何不自行开发符合个别公司需求的软件?当然自行开发有其优点,但是这样的方式对于一般中小企业来说并不适用。因为开发软件必须具备系统分析、程序撰写等等职能的人员,甚至是由数个人员所组成的团队,专门做需求规格分析、程序撰写、问题除错、维护等工作,对于这些人员的投入与产出、时效性、风险性、正确性、后续的维护以及将来的技术更新等等,都比较不符合一般中小企业的成本效益,所以建议在做信息化软件评估的时候,还是以一般软件为主。当然局部的不适用可以经由软件公司做项目修改,如此一来就可以将这个重要的工程委托专业的软件公司处理,以达到分摊风险的目的。因此软件的选购并不建议采用个案撰写或是自行开发这两种模式。
  清查及选购硬件设备
  1、操作系统与硬件规格
  除了软件选用注意事项以外,信息化规划中另一项重点即是与软件息息相关的硬件问题:一般大众的观念总认为采购最新的机种规格愈大配备愈多,这样就是选对了硬件,其实只对了一半。怎么说呢?事实上硬件机种以及规格的选用,必须配合所执行的应用软件需求规格做调整。举例来说目前最新的桌面操作系统是Windows XP,而旧有的机器都还是执行Windows 98、Windows 2000、甚至是Windows 95。若因为要使用新的软件就将全部的操作系统更新成Windows XP,如此一来就得要花上一笔操作系统版本更新费用。正确的做法应该是先了解所使用的软件可以支持什么样的操作系统以及硬件规格以后,再将目前所有的操作系统做清查与盘点,统计出需要更新或是需要重新采购的数量。同样的硬件规格也是先了解硬件基本规格需求例如:中央处理器(CPU)、内存(Memory)、硬盘(Hard Disk)剩余空间、光驱(CD-ROM)等等,再查看每一台计算机的规格为何,详细列出每一台计算机不足与不符合规格的状况及数量后,连同操作系统一并做采购,如此一来就会有比较好的议价空间。
  2、软件版权与硬件品牌
  在此必须额外提醒两件事情,第一点是关于操作系统与各项软件的版权问题。以往许多公司往往忽略盗版软件所造成的严重性损失,在此必须强调切勿一时的疏忽造成日后巨额的赔偿。还有许多企业主或是主管人员忽视软件授权书的保存,以致于日后软件资产交接或是盘点的时候,找不到相关的授权书,建议软件交货的时候与厂商点收清楚,并且另外备份一份以备日后不时之需。第二点是关于硬件的采购问题,建议采购具有国内或国外品牌的机器,不管在稳定性或是维修方面都比较有保障,不建议采用自行购买零件拼装的机器。因为拼装的机器在匹配性与稳定性方面都较差,会因为这样的问题造成系统执行的不稳定进而经常性当机,影响层面甚广,可能造成资料的错误,导致人员作业的重工等相关问题。
  架构局域网络
  在软硬件之外,事实上网络架构扮演着举足轻重的角色,因为正确的网络架构将影响到整个信息化执行的顺畅度以及效益一一如下说明:
  1、通讯接口
  一般来说企业应用的网络架构由局域网络(Lan)与广域网络(Wan)两部分组成。广域网络的需求会因公司的规模大小而有所不同,而局域网络是每个公司信息化的基本架构。虽说是基本架构,但是也会因为选用的设备与投入成本的不同,而产生不同的效益。以进步神速的网络技术而言,从早期的10Mbps以太网络(Ethernet)到今天的100Mbps以太网络(Ethernet) 、Giga Ethernet(1000Mbps)、光纤(Fiber)、无线通讯(Wireless)、蓝牙技术 (Buletooth)、红外线技术(Infrared ray)等等都已经被广泛使用。但是就一般中小企业而言,我们必须选择一个既稳定、价格低廉而且执行速度较佳的产品,所以建议选择最为普及化的100Mbps 以太网络产品。因为这个等级的产品已经大量生产而且技术成熟价格低廉,相较于其它等级的产品来说较为适用,而其它产品虽然传输速度非常快但是可能尚未普及所以价格较为昂贵(例如:Giga Ethernet、Fiber),或是技术尚未成熟所以传输速度较慢(例如:Wireless、Bluetooth、Infrared ray),因此比较不适用。
  2、网络骨干设备
  另外还有一项连接各个计算机设备的产品,称之为集线器(HUB),早期为一般传统的集线器(HUB),其新一代产品称之为交换式集线器(Switch HUB)。传统式与交换式集线器最大的差异在于传输技术的不同,前者效率较差为一被动性组件,所有连接在这个集线器的工作站共同使用一个频宽(10Mbps或100Mbps);后者效率较佳为一主动性组件,连接在这个集线器的工作站分别拥有独立的频宽(分别为10Mbps或100Mbps),但是交换式集线器的价格与传统式集线器差距甚少,就以成本效益的考虑而言选择交换式集线器将是明智的。
  3、网络线材
  除了网络架构与设备以外,还有一个影响传输速度的重要因素,就是网络线缆。光缆是最优良的网络,但造价过于昂贵。目前应用最多的是双绞线(UTP,Unshield Twisted Pair),相对光缆的价格要低廉得多,分为Category 3(传输率16Mhz)、Category 4(传输率20Mhz)、Category 5(传输率100Mhz) 等数个等级。因此建议选用Category 5的线材,但是要注意线材的长度限制(一般来说不可超过100米),如此搭配前面我们所提到的100Mbps的网络卡以及交换式集线器,就可以轻松而且妥善的架构好局域网络(如图二:局域网络架构图),使得信息化作业得以顺畅而且快速的执行。
  架构企业或广域网络
  一般来说公司可能都在同一栋大楼以内,那么,局域网络架构就可以满足部分信息化的需求了。但是如果公司有散布于两个以上的地点,信息化的需求可能就必须进入第二个阶段的规划,主管人员必须先将分公司或工厂的计算机硬件以及局域网络架设好,然后开始评估总公司(点)与分公司(点)间网络连结以后要达到哪些功能,例如前面所提到与业务面相关的软件功能或是附加价值功能等等,然后决定广域网络型态
  1、广域网络的型态
  广域网络型态包括企业内部网络(Intranet)与互联网(Internet),其中要特别注意的是如果顾虑到商业机密等各项安全性时,建议在选择广域网络型态时选择企业内部网络(如图三:广域网络之企业内部网络)较为适合。如果在业务推广方面必须通过互联网作为宣传的渠道时,建议总公司与分公司架设企业内部网络,再由总公司架设与互联网接口,并且增加防火墙等设备(如图四:互联网)以便加强保护由互联网侵入的黑客行为,以免资料遭受破坏或是窃取。
  2、通讯接口线路的选择
  通讯接口简单的说就是连结局域网络与局域网络,或是局域网络与互联网的媒介,而通讯接口线路种类繁多(如表一:通讯接口线路种类比较表),选用不同的线路种类必需搭配不同的设备,若以相同频宽的通讯与设备费用做比较,其中ADSL 费用最为节省,但是速度有所限制最高仅能达到T1(1.544Mbps),其次为Leased Line(速度最高可达到45Mbps)与Frame Relay,费用最高的是ISDN而且速度也有所限制较不适用,建议采用ADSL 或是 Leased Line。

线路种类
联机速度
特性
Frame Relay(高速数据交换网络或讯框传送网络)
16K ~ T1
安全、稳定
Leased Line(专线)
64K~T1、E1、45M
品质稳定
ADSL(非对称数字用户回路)
64K~T1
快速、经济
ISDN(整体服务数字网络)
64K~128K
快速、经济

  评估企业或互联网附加价值
  当局域网络或广域网络信息化作业运行一段时日,将立刻感受到电脑化作业所带来的快速与便捷,对于电脑化作业的依赖度也相对提高。因此信息主管人员可以着手规划更进一步的信息化附加价值功能,一般来说信息化过程分两方面做规划,其一是与营运相关的业务面信息化流程,其二是与管理面有关的信息化流程。上述章节我们已经探讨过与业务面相关的信息化流程应该注意的事项,接下来我们来谈一谈信息化流程可以为管理面带来哪些效益。
  信息传递(包括利用电话通话、重要事项借由纸张对全公司公告、文件审批、纸张传真、开会等)对于每个公司来说是例行性事务而且每天都在发生,如果公司规模较小在同一大楼以内(局域网络架构),所发生的费用可能只有纸张影印、以及人员的工时成本费用等等,但是如果公司规模较大分散于两个以上的地点(广域网络架构),这样信息的传递需求将增加电话通话费、传真以及人员差旅等费用。事实上这些变动成本将是日积月累的惊人数字,如果我们将信息化流程赋予附加价值,这样就可以将这些费用转化成每个月的固定成本,以达到开源节流的目的。
  资料(Data)、语音(Voice)、视讯(Conference)并行,提升信息传递与办事效率
  当局域或广域网络架构好以后,就可以借由既有的网络线路加入一般企业常用的功能例如:
  电子邮件系统---减少公文纸张传递,快速便利
  电子窗体系统---彻底落实行政命令,让行政管理变得既简单又容易
  传真系统---节省电话及纸张影印费用,资料易于存盘
  网页站台---产品介绍或是线上购物,增加销售管道
  网络电话系统---节省市话或长途电话费用
  视讯系统---实时会议提高决策效率,减少人员出差舟车往返时间与差旅费用
 架构企业或互联网附加价值
  1、各项功能执行日程及详细需求数量
  当评估好附加价值功能以后,必须对每一项功能的执行日程做好规划,因为这些附加价值功能都是借由网络运行,所以网络的频宽与稳定性将是附加功能执行成败的关键,建议信息主管人员要先对每项功能所使用的频宽深入了解,同时还要了解执行每一项功能的需求数量,例如网络电话要有多少路,每一路语音电话使用多少频宽;视讯设备要使用多少速度的频宽、有多少个点要连接视讯系统等等问题都必须先确认。
  2、实际架设网络线路与硬件设备
  了解实际功能需求与频宽使用量以后,就可以开始评估每一个ISP(Internet Service Provider)厂商所提供的线路种类及费用比较,选择适当的线路种类、ISP厂商以及相关硬设备后,就可以开始架设环境做功能测试了,如果一切都正常就可以说大功告成了。
  总结
  以上我们谈论了整个信息化过程的细部规划,从了解需求到架构信息化网络再到运用信息化流程赋予附加价值。事实上架构一个好的网络并不是难事,只要事前充分了解各项需求并且循序渐进的做好各项准备工作,相信信息化将可以为您的企业带来无限的效益。

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