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为什么需要流程管理?(转载)

原创 Linux操作系统 作者:hpj168 时间:2019-07-14 22:57:01 0 删除 编辑

企业的使命是为顾客创造价值,而为顾客创造价值的便是流程。成功的企业必然有成功的流程,成功的流程又需要流程管理,以达到持续地改善和优化。


为什么需要流程管理?

企业的使命是为顾客创造价值,而为顾客创造价值的便是流程。成功的企业必然有成功的流程,成功的流程又需要流程管理,以达到持续地改善和优化。

流程带来价值
  我们先以销售合同完成流程为例说明流程的特点:
  (1)每个流程都有输入和输出。顾客下订单是输入,输出则是交货给顾客和收款。
  (2)每个流程都有顾客。所谓顾客,就是企业为之做事的人或机构。而顾客对企业的任何一项需求,就是一个订单。
  (3)每个流程都有一个核心的处理对象,一个大的流程往往是实现一个对象的生命周期。例如,销售合同完成过程的核心处理对象是销售合同,整个过程是:从获取合同(诞生),到执行用户验收、付款,实现公司销售收入为止的全生命周期。
  (4)流程往往是跨职能部门的。销售合同完成流程可能经过销售部门、采购部门、生产部门、财务部门。

  表面上看,企业组织是以业务和职能部门来划分的,但实际上起作用的是流程。没有一个部门单独的活动能够创造价值,只有将所有活动一起放在一个整体框架里进行才能创造价值,那个框架就是流程。它是一组相互关联的工作或活动,它们一起给顾客创造价值。作为各部门不同人员活动的组合,流程在运转中实现了价值的增长。

流程决定客户满意度
  流程的起点和终点都是顾客,它运行的情况会直接影响客户的满意程度。那么,客户会要求些什么呢?
  客户首先要求的是快。其次,他们会要求正确。简单说,就是在预定的时间、地点,提供给客户想要的东西。完美的东西才是客户真心需要的。第三,一定是便宜。不是说产品要廉价,而是说,客户一定会希望你在完成他的订单的时候所花费的成本要低,因为,无论你花费多少,最终会转移到他的身上。

  也许,他们还会要求方便。就是希望你能够按照他的愿望或者习惯来提供产品,而不是你来决定。或者说,客户会要求个性化的服务。

  真正使客户满意的手段,不是你与客户的直接交流的好坏,而是是否能够满足客户的需求。是什么决定了能否满足用户的需求呢?就是流程。流程运转的是否通畅、快速、准确、灵活,直接决定了用户是否可能满意。

  在职能型组织方式下是不可能做到这一点的。原因很简单,因为每个人都处于自己的部门之中,而部门之间存在着障碍。

优化流程 提高竞争力
  上个世纪后期,人们开始关注这个问题,特别是在企业信息化技术不断发展的过程中,传统管理模式所带来的问题越来越突出。于是人们提出了流程管理的思想。

  实际上,并没有任何的标准和规定去定义什么样的企业需要进行流程管理,什么样的企业应该实施流程管理,但有一点是能够肯定的,就是承受着巨大竞争压力的企业一定会需要进行流程管理。

  一个有效地提升企业业务流程处理效率的步骤为:深入了解企业目前的运作流程、分析和进行流程的优化,并进行有效的监控和管理,并在不断的应用中持续优化和改进,使企业在持续的流程改进中获得更多的效益。   使用BPM(业务流程管理)能使企业能够自行定义并实施全新的业务流程以便达成战略目标。通过BPM能够创建一个流程知识库,在日常工作中,企业经理们能够参考这个流程知识库,使用可视化的工具对流程进行修改、实施和监督其执行。有了BPM,商业流程的改变可以直接通过BPM来执行,同时将大量减少以往信息化过程中商业模式和IT系统的配合问题。

  实际上BPM能够实施持续的流程改造,这是因为,在BPM系统的管理下,流程活动能够被实时计算和评价,其结果再被用来改变和优化处理流程。因此,BPM使得商业流程持续改进成为可能。这种持续改变,对于一个企业来说,是必要的。正如质变需要量变的积累一样,企业管理模式的改变也不能够期望一蹴而就。市场、人员、技术都在不断变化,不可能存在一种模式会永久有效,任何有价值的模式都必须因环境变化而不断调整,BPM恰恰能保证这一点。

BPM能快速灵活地实施
  BPM解决方案能够迅速产生可见的效果。BPM能够处理微观的只涉及单一业务部门内的流程,也可以处理宏观的跨越整个价值链的复杂流程,这样就可以在局部迅速产生回报。

  领先的BPM产品都能够提供工具,以便进行迅速的流程设计、集成和执行。不仅是提供可视化的流程建模工具,而且可以在短时间内用很小的成本完成流程的实施。而且每个流程——用户界面、数据元素、商业规则、工作流都能够不用编程就定义。这种能力既能够使专业IT人员投入更多的力量于深层的系统技术和集成,也让业务人员能够参与并贡献其专业业务流程知识,参与到业务流程的改造中。

  而BPM的另一个特点是灵活。不像很多信息系统的实施,要么是为企业度身定做,要么就是企业改变自身去适应软件。而BPM系统则不同,它的目标虽然也是使企业的流程成为最优,但是它的起点就是企业的现有流程,因此,系统的实施的起点也就是企业的现状,然后逐步向这目标同步迈进。


经验
  某制造公司:
  构建采购流程管理系统
  某制造公司为实现有效的成本控制,使用“KCOM 商业工程”企业应用平台(http://www.kcomsoft.com)建设了采购流程管理系统。在项目调研阶段,项目实施双方先利用流程模型分析工具对企业现有采购流程进行评估、分析,并根据产生的相关数据分析流程是否合理、规范,如果存在缺陷,将进行修正及规范,使之更加科学、合理,有效规避管理上可能出现的漏洞及混乱。这样,流程分析之后的流程构建、导入及系统上线阶段的工作就相当顺利。
  在实施时,使用可视化流程定义工具,准确设置采购流程所涉及的路径、规则以及角色。根据物品、部门、金额等不同规则定义不同流程路径与角色,明确了各自职责,从底层避免了出现越级或跨部门审批的混乱。在使用时,通过流程管理工具对流程的每个步骤进行跟踪、监控,可以做到及时了解流程整体运作状态,增加透明度。此外,系统采用软件工厂快速构建的表单有效地将其他系统(如ERP、财务等系统)的信息整合在一起。用户通过客户端显示出来的表单就可以及时了解信息,打破了部门间存在的信息孤岛。
  系统上线之后,该制造公司的项目实施人员十分欣慰,认为系统很好地解决了企业采购流程中最为关键的问题——成本控制。

反思
  有效提升流程效率
  企业流程管理的目的是构建一套业务流程自动化系统,帮助企业管理和优化企业的业务流程,并从优化的业务流程中创造更多的效益。企业流程管理的核心部分是一个自动化的、具有分析能力的流程处理中心。

  在现代企业中,信息化的程度不断提高,但企业的业务处理效率依然取决于流程逻辑运行的效率,和处理流程的人的效率:一个流程(很可能是非常庞大的项目)的处理时间=流程中各个步骤处理所需的时间+各个步骤处理间的等待时间,当各个步骤处理所需的时间不变时,如何尽可能缩短每个步骤处理间的等待时间,优化所有事务中的步骤传递逻辑,就成为了企业效率的关键。

  因此,一个有效地提升企业业务流程处理效率的步骤为:深入了解企业目前的运作流程、分析和进行流程的优化,并进行有效的监控和管理,并在不断的应用中持续优化和改进,使企业在持续的流程改进中获得更多的效益。

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