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SAP R/3 中的未清项管理

原创 ERP 作者:charles6222 时间:2007-09-15 22:57:31 0 删除 编辑

SAP R/3 中的未清项管理

【内容提要】未清项管理是财务中一个比较重要的概念,确保了业务交易的记录的完整性,提升了财务管理水平。本文着重介绍了 SAP R/3 中未清项和已清项在应收中的应用。同样可以推及在应付以及总帐中的应用。

一、
最开始接触未清项和已清项的概念,应该是在使用 FBL5N 查询客户的未清项的时候。在这个 T-Code 中,可以查询到某一个客户截至某一个日期,有哪些应收款项还未收,是否逾期。同一个 T-Code 中,也可以查询到某一个客户截至某一个日期,有哪些应收款项已收。实际上,该事务码,是对财务凭证的行项目进行查询,根据两个条件,一个是客户编号,另外一个是未清或者已清。

一个最简化的典型的业务情景如下,针对与客户的某一笔交易,收发票的时候,做如下的财务凭证:
借:应收——客户A 1000
贷:收入 1000

针对同一笔交易,做收款的时候,做如下的财务凭证:
借:银行存款 1000
贷:应收——客户A 1000

做完收发票的时候,使用 FBL5N 查询该客户未清项,可以看到这一笔未清项;做完收款后,使用 FBL5N 查询该客户已清项,可以看到这一笔已清项,同时,该笔未清项已经没有了。值得注意的是,所谓未清项和已清项,都是财务凭证的某一个行项目,而不是整个财务凭证。当然,未清项和已清项不止包含财务凭证行项目的信息,也包含财务凭证抬头的信息。

二、
Okay, 现在再来介绍未清项和已清项的概念。
未清项(Open Item),表示财务凭证行项目的一种挂账的状态,这种状态,提示该行项目需要被清帐(Clearing)。在 FS00 设置科目的时候,有一个选项是 'Open Item Mngment',该选项选中后,表示财务凭证行项目中记账科目为此科目时,该行项目有未清或者已清的状态。
已清项(Close Item),表示该行项目已经被清帐。
具体应用中,'Open Item Mngment' 用得比较普遍的是应收(客户)和应付(供应商)的科目。
此外,在总帐中,也有一些应用,比如对于银行的对账单,也一般使用,这样可以再对帐无误后再做清帐。

为什么需要使用到未清项管理?目的是为了记录完整的业务交易。比如对客户A有两笔应收款 A1 与 A2,A1 因为有些商务纠纷,可能需要进一步交涉,所以客户先针对 A2付款。如果没有未清项管理,这一笔收款可能只能针对时间顺序靠前的交易 A1 了,显然,这样是一种比较混乱的状态。实际上,几乎大部分科目理论上都可以进行未清项管理,但是,有可能这样做不能带来显著的效益反而带来管理成本的增加。

三、
在 SAP R/3 中,使用 FBL1N , FBL3N, FBL5N 分别可以查看供应商,总账,客户类型科目的未清已清项。
供应商(K)的未清已清项存放的表分别是 BSIK, BSAK
总账(S)的未清已清项存放的表分别是 BSIS, BSAS
客户(D)的未清已清项存放的表分别是 BSID, BSAD
I 表示未清,A 表示已清。

必然的,这六个表的数据与 BKPF 和 BSEG 表有一定的冗余,其中,BKPF 是财务凭证抬头,BSEG 是财务凭证行项目。在财务凭证记账的时候,数据被插入 BKPF 和 BSEG,如果有必要,数据同时插入以上六张表中的一个未清表。
做清帐的时候,数据从六张表中的一个未清表删除,同时插入对应的已清表。

需要注意的是,这几张表都特别庞大,特别 BSEG ,它是一个簇表。这个时候,写程序从这几张表中取数一定要注意,考虑到如何取数据的效率最高。
FI 模块最主要的几张表都在这里了。
[@more@]

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