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竞标屡遭惨败?IT企业竞标对策六步走

原创 Linux操作系统 作者:z8659 时间:2012-02-09 11:39:51 0 删除 编辑
2012年02月08日 it168网站原创 作者:张金革 编辑:李伟

  【IT168信息化】

  一年之计在于春。春节,是回顾过去的时候,也是筹划未来的时候。过去的一年,许多IT企业的朋友,艰苦打拼,取得了不错的成绩,也多多少小地留有一些遗憾。成绩固然可喜可贺。其实,遗憾也是一种收获,如果处理得当,过去的遗憾,就是今年乃至今后许多年间收获成功的金种子。由此看来,遗憾也是有价值的,不应该让它随风而去。今天,我们就来聊一种遗憾——竞标失利。

  王总的流年不利

  北京新锐信息技术服务有限责任公司的王总早就盼着过年了,因为刚刚过去的这个年份,好几个单都泡了汤。在他看来,如果是一般的项目,竞标失利,也就算了,关键是有几个单,咋看都是手拿把掐,结果,连煮熟的鸭子都能飞了!这还不是最令他伤心的,最令他伤心的是,前两年,他费了九牛二虎之力,招兵买马,完善公司架构,这些项目,是他完善公司架构之后重拳出击之作。怎么会是这样,几年前,人手少的时候还能够攻城掠地,这人手多了,反倒武功大减了呢?他跟手下发了好几通脾气,效果也不甚理想。百思不得其解,他只能用流年不利这四个字开导自己了,2012快些来吧,龙年快些来吧。

  竞标失利原因及其对策

  2011年,王总说自己是流年不利,其实,静下心来分析,像王总这样的IT企业,遇到竞标屡屡失利这种情形,有其深层背景。这里,既有王总及其企业自身的原因,也有IT市场层面的原因。

  我们先看后者。细心的读者也许注意到了某市税务系统的一起集体贪腐大案,从该市税务局领导,到一般的办事员,多名政府官员受到查处。类似的案件不断被媒体披露,国家有关部门持续加大对贪污受贿、渎职等违法犯罪案件的查处力度,不断加强警示教育,严密招投标程序与制度。这些说明什么呢?说明IT企业竞标的外部环境,正在经历某种变化。这种变化,如果IT企业没有体察到,还“拿着旧船票”,“迈着不变的步伐”,很可能就上不了今天的“船”,赶不上市场发展这个潮流,竞标失利也就在所难免了。不仅如此,原先一些IT企业屡试不爽的竞标手法,无论是“打擦边球”,还是“暗箱操作”、“灰色交易”,在法纪、政策不断走向刚性的今天,还会触犯规范、纪律甚至法律的红线,给IT企业领导和员工自身带来“麻烦”。同是这起大案,包括一些央企在内,数家IT知名企业及其领导因行贿受到法律严肃追究,这些企业也因此败笔,在企业征信系统中,留下了不光彩的一笔。

  市场环境在变,IT企业也要跟着改变。这是其一。除此之外,还有一些技术层面的原因,需要引起关注。

  1. 废标

  出现废标,是最令IT企业郁闷的事情。只可惜,据一位政府采购办朋友介绍,在开标、评标时,不止一次遇到废标。这位朋友很是诧异,真不知道这些企业是怎么想的,他们要是不想争这个项目,根本就没有必要花费这个人力财力物力;他们要是想争这个项目,怎么会犯如此低级的错误呢?

  给我们的感觉是,近年来,废标发生几率还呈明显上升趋势。这是因为,评标日趋规范、严谨。例如,某项目招标文件要求合格投标人必须具备如下资格:1. 具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度,须附上一年度经过审计的财务报告或开标前3个月内银行出具的资信证明复印件;2. 有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录,须附开标前三个月内的相关凭证复印件;3. 投标人在过去或现在不得直接或间接地与招标人或其为该工程进行勘察、设计及监理等服务的咨询公司或其附属机构有任何关联,须提供相关承诺。

  评标时发现,有一家IT企业出具的财务报告未经审计,另一家IT企业未出具上述第三款所要求的承诺书,因此,均被认定为废标。

  在另一项目的招标文件中,明确要求投标IT企业的法定代表人在投标文件上签字。某IT企业的投标文件上,没有法定代表人签字,而在相应位置上,仅加盖了其名章。该投标文件也被认定为废标。

  废标发生还有一个规律,说起来有点残酷,很像一条“微笑曲线”(如下图所示)。IT企业处在初创期,废标发生较高,随着企业的发展,废标发生会有所下降,随着企业的成长,当其趋于成熟时,废标发生会有新一轮上升。

残酷的微笑曲线 IT企业写好标书好拿单
▲残酷的“微笑曲线”:废标发生与企业成长阶段示意图

  废标发生的微笑曲线说明,IT企业在初创期,迫于生存压力,急于抢单,可惜经验不足,撰写标书时,往往出现疏漏,或受制于企业资质等“硬伤”,容易出现废标情形。随着企业的成长,经验、教训不断积累,企业资质也逐步丰厚,废标发生会有所下降。随着企业的发展壮大,有关人员对招投标工作的见识也在增长,容易出现轻视、马虎、应付等方面的问题,如果再有“大企业病”作祟——请恕直言,我国为数众多的IT企业规模不大,却过早地患上了大企业病——废标发生也会有所上升。

  2. 相关条款表述残缺不全

  有些标书,招标文件要求出具的内容都照顾到了,但是,在评标的时候,还会严重失分。这令许多IT企业的朋友费解。这也难怪,许多IT项目招标、评标,最终也就是给个评标结果,或者结果都不公布,只是公示一个中标企业名称。尽管许多招标文件明确了评标办法、评分标准,甚至列出了打分细则,但是,在闭门评标的过程中,如何采用各家企业的资质、业绩、方案、承诺等内容,孰优孰劣,除了与会专家和采购办的同志,外人实难知晓。具体到一个项目的评标,出于保密和敏感性的考虑,当事人也不便或不能将这些细节公诸于众。

  按照一般人的理解,那些资质丰厚、业绩较多、方案较优、承诺优厚的企业,会在评标过程中夺取高分。可惜,结果往往不是这样。在IT项目争夺中,相当比例的中标者,不是业界最强大的企业。那么,分丢在哪儿了呢?

  ——丢在表述残缺不全上了。

  先说业绩。有的标书,仅罗列了曾经承担的IT项目名称,这是下品,在商务(业绩)部分基本不会得分;稍好一点的,附上了相关项目的合同复印件,这是中品,在商务(业绩)部分会得一点分,但是一般不会超过此项总分的50%,这得看评标专家的心情;附上了相关项目的合同复印件、竣工验收文档或用户使用认可文档复印件,这才是上品,在商务(业绩)部分会得高分。

再说方案。有的标书,花费大量篇幅解释某项技术的原理,或者其他众所周知的知识,而在针对该项目的需求理解、整体架构、系统设计、重点关键点的把握上,缺乏过硬的东西,或者在这四点上,响应不够。这样的标书,会被评标专家视为“注水”过多而“缺乏实质内容”的样子货,在技术部分的得分便高不到哪里去。如果对关键的技术做了简明扼要的对比、阐述,对上述四点的分析有理有据,技术路线明确、对头,在技术部分的得分就会较高。

  有的标书,罗列了项目组人员。有项目监理,项目总负责人,数据库组,代码组,测试组,方案组,林林总总,但是,每个小组的人员构成、姓氏名谁,却语焉不详。这样的标书,在项目组织管理水平层面的得分就会很低。如果罗列了上述组织架构,又列出了人员姓名,这个层面的得分就会高一些;如果在此基础上,列出了关键人物的简要介绍(包括强项,曾经参与的项目名称等信息),在这个层面的得分就会更高。

  服务部分的表述技巧,也值得一提。服务层面包括两项主要内容,一是项目培训和保质量保障期以内的服务承诺。这是合同内的部分,绝大多数IT企业都会表述得比较充分,能够承诺到什么程度,就会表述到什么程度,不会丢太多的分数。争夺主要在“质量保障期以外的服务承诺”。大多数的IT企业会表述为“在互利互惠的原则下,经双方友好协商,另行确定。”这样的表述貌似无恙,但是,与采购方及评标专家的期望值相比,显然过于苍白,缺乏诚意,其得分自然不高。如果比照质保期内的服务承诺,在表明互利互惠、友好协商的立场之外,承诺一个合情合理的服务与取费折扣标准,得分就会高一些。在这个方面的争夺,也会更加主动。

  3. 报价不合理

  IT产品与服务报价似乎永远是中国IT企业界一个令人神伤的话题。以前,许多IT项目的预算金额是保密的,IT企业要想探听虚实,得费许多周折。如今,越来越多的IT项目的预算金额在招标文件中载明了,按理说,报价的难度小些了吧。其实不然。笔者曾观察过几个相近的IT项目,且不说业主招标时确定的预算金额是否合理,IT企业的报价让人简直就摸不清头脑。某项目,预算为170万元,结果,有一家企业报价不足70万元,最后中标。这样的企业,怎样凭预算的零头完成项目,笔者为其着实捏了一把汗。同样是这个项目,另一家企业的报价为168万元,听起来彩头不错,但是,咋看咋不对路子。后者在价格层面的得分自然不甚理想。

  怎样的报价才算公允呢?

  笔者没有办过企业,对此没有多少发言权,只能提点不成熟的建议。一是要理性地分析IT项目的成本,其中也包括时间成本。要完成这个项目,需要花费多少?这是需要测算的。其中包括在规定时间内完成,需要投入多少,如果延期若干时间,又需要多少?扣除税费等开支后,利润是多少?二是分析这个IT项目对本企业的意义。如果是个战略性的项目,可以容忍零利润或者有限度地亏损,如果仅是个战术性的项目,就要确保一定的利润与安全边际;三是分析本企业与竞争各方的情况。通过横向对比,可以帮助企业领导寻求合理的报价;四是参考评标标准。如果评标标准中,价格部分权重很大,报价就要适度降低,否则,可以适当调高期望值;五是参考本企业胜算。如果本企业的商务、技术、服务方案较具竞争力,报价可以高一些,否则,就要低一些。六是留有余地。在确定报价时,不能过于激进,也不能过于保守。对照这个建议,上述170万元的那个项目,报价168万元的那家IT企业,显然过于激进,报价不足70万元的,则过于保守了。因此,这两个企业,无论竞标成败,都承受了比较大的损失,对业主而言,这个局面也有些尴尬。

  总地说来,写好标书,既是一门技术,也是一门艺术。说它是门技术,因为标书有其相对固定的格式与套路,创作团队需要掌握相应的IT知识,拥有一定的行业背景,有能力在较短时间内学习进而粗通某项业务,在研究分析的基础上,驾驭其需求,拿出一套像模像样、进退有度的应对方案。说它是门艺术,因为它不仅是针对某个具体的项目实施掌控,而且是对IT企业领导者自身及其团队的驾驭,在很大程度上,需要在IT技术、文字功夫之外,在人性层面上展开拼争。许多东西可以说,但是,有更多的东西是不可言喻的。正可谓,功夫在诗外。也许,这正是标书写好的难处所在。好在,有难处才有味道,真诚希望IT企业的朋友们,写出更多好标书,拿到更多的订单,龙年都有个好的收成!

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